□李 岩

档案文件的著录数据形成档案的目录数据库，可以实现对实体档案的计算机管理。档案全文数据库来源于传统载体档案文件的数字化扫描和电子文件的归档。档案数据库不但是档案文件存储的方式，也是其检索利用的基础。

一、档案数据库的价值

档案数据库建成之后，可以提高检索效率，提高查全率，保护档案原件。

1、检索时间缩短，接待利用效率提高

以学籍档案为例，在档案数字化之前，只能经过“案卷目录检索一到库房调取档案一复印”的程序，平均用时约15分钟。而档案数字化之后，由于检索速度快，检索结果指向性强，可直接打印检索出的扫描图片，用时仅需几秒钟，检索速度明显加快，接待利用效率大幅提高。

2、档案调卷量明显下降，查全率上升

由于计算机检索可进行模糊查询，这样就避免了利用者由于提供信息不准而导致调卷量大的现象，经过数字化后的档案，计算机可以通过字段匹配，一次检索出分布在多个全宗内的相关信息内容，大大提高了档案的查全率。

3、利用全文数据，档案原件得到最大保护

因为档案实体的调阅、复印都不可避免地对档案本身造成损害，影响了档案寿命。在档案全文数据库建成之后，档案利用无须调阅档案实体，不但能够提高服务效率，而且还有效地保护了档案原件，杜绝了档案原件被损害、涂改等现象的发生，节省了档案利用的监控成本。

二、档案数据库建设原则

档案数据库的建设，不但关系到档案馆资源的检索利用，也关系到数字档案资源的网络化利用和交换共享。……