李学俭

(广东女子职业技术学院信息资源中心，广东 广州 511450)

文献[1-5]从规范管理和提高服务水平的角度，论述了高校公文管理工作经历的3个发展阶段。第一阶段是手工管理阶段，在该阶段公文文档采用纸质文件作为介质，其归档、入盒、封存等工作由手工完成;第二阶段是电子辅助阶段，纸质文档通过扫描、刻盘等方式实现电子化，同时采用公文管理软件按类别、年份等创建电子案卷并将文档归入对应的案卷;第三阶段是数据管理阶段，即信息共享阶段，使得公众与组织公平地拥有对各类信息资源的获取权与获取条件，摆脱时间和空间的约束，随时随地都能在网络上查阅不断更新的数据，从而最大限度地实现信息资源共享。

以上阶段中，公文信息共享对公文过程管理提出了较高的要求，而高校公文管理的实际水平往往处于第二阶段，或正在向第三阶段迈进，然而却少有文献从技术角度提出实现的方法和策略。笔者基于共享数据中心，以多头管理的案例环境为例，从数据共享的角度来探讨公文管理业务流程的重构过程。

1 案例环境

1.1 协同办公系统的文档管理过程

协同办公系统中的文档管理模块包括:收文处理模块、发文模块和案卷管理模块。其中，收文处理模块主要处理上级来文，经过领导批示、部门承办等环节后归入案卷;发文模块主要处理学校内部业务流程，由部门拟稿、校办初审、领导批示和校办归档分发等环节组成;案卷管理模块，即档案管理员按照业务规则创建对应的档案盒、发文字号以及案卷，在管理过程中根据文档类别进行分类管理。……