●李燕芬（北京林业大学 人文学院，北京 100083）

1 高校院系资料室现状分析

1.1 领导重视不够，院系资料室地位被边缘化

由于院系领导着重于抓教学、科研，对资料室工作了解的不够，再加上情报意识淡薄以及在认识上的偏差，使得资料室的工作得不到重视和认可，不愿意把经费投入在资料室的建设上，导致资料室阅览空间狭窄，一般性的基础设施不完备。另外，随着互联网的兴起，教师、学生获取文献资源的渠道更加多元化，这也直接加剧了院系资料室的地位被边缘化。

1.2 经费支持不够，文献资源不足

院系资料室的经费由各院系指定分配，在部门经费有限的情况下，资料室的建设投入经费不够，很难保证持续购进能满足读者需求的文献资源。加之多年来书刊价格持续上涨，导致购买力下降，造成书刊入藏量一再下降，很难保证专业文献资源收集的连续性、完整性。此外，因图书剔旧审批手续复杂，剔旧工作不能很好开展，长期以来，藏书空间明显不足，这也直接影响了书籍的采购。另外，资料室书刊利用率低，很多有价值的图书被某些教师以教学需要为名长期占为己有，图书流通利用不够，造成了人力、物力、财力的严重浪费。而光盘等视听资源和专业数据库等更是奇缺。资料室没有很好的资源作支撑，服务质量降低在所难免。

1.3 服务模式单一，缺乏深层次文献信息服务

从主观上讲，资料室受“重藏轻用”传统思想的影响，只完成简单的借还工作。从客观上看，大多数资料室从书刊的订购、加工、整理到借阅均由一人管理，还兼有其他繁杂任务，根本没有充足的时间和精力开展深层次的文献资料研究工作，致使院系资料室文献资源得不到充分的开发利用，阻碍了资料室文献资源的充分发挥。

1.4 服务手段落后，不利于资源共享

目前，高校院系资料室提供的基本是静态的“资料型”服务，并且都是通过手工操作来实现的，［1］手工管理模式导致图书资料的查询和使用受到很大限制。没有自动化管理系统做支撑，缺乏综合处理技术和必要的数据库，资料检索困难，共享性较差，影响了图书资料的利用，严重制约了资料室职能的发挥。

以上分析不难看出，院系资料室的改革势在必行。笔者认为，解决高校院系资料室的发展问题，需从自身入手，具体问题具体分析，寻求适合院系资料室自身发展的自动化建设道路。本文以北京林业大学人文学院资料室为例，介绍其自动化建设的探索过程。

2 院系资料室自动化管理实践

2.1 文献资源回溯建库

自动化建设的第一步就是对现有的文献资源进行数据回溯建库。这个环节由院系资料室工作人员主要负责，辅以一些勤工俭学的学生帮忙。由于通过自动化管理系统做数据回溯，一来需要工作人员或学生对系统有较好的理解，二来要求对回溯业务比较熟悉，因此，最好的方法就是由自动化管理系统提供一个Excel格式的数据导入模板，通过这个模板，回溯人员就可以抛开系统，像日常使用Excel软件一样，将藏书信息录入Excel模板中，最后统一由系统工作人员将模板里的文献资源信息批量导入到自动化管理系统中。由于回溯中难免会出现纰漏或者录入错误，因此数据批量导入书目库后，需要进行数据的馆藏核对、查重、删除、合并等操作。

2.2 回溯图书贴条码、贴书签

由于传统的手工管理模式，以往图书财产号都只是印在图书首页，图书书脊上的排架标签也是手工写上去的，不仅不够美观，而且时间一长，很多书标字迹已经模糊不清，很难辨认架位，严重影响了读者借书查找。因此文献回溯后的首要工作就是要对藏书重新进行统一的财产编制，并将财产号通过自动化管理系统自带的条码打印机打印出来，贴在对应图书文献的首页上，方便通过条码扫描实现图书借还操作。

2.3 建立读者证件库

以往资料室大都在图书的最后一页贴上一个卡片袋，借出图书时，在卡片上写上书名、读者姓名，记录借出日期即可完成图书借出操作；还书时，同样在卡片上记录读者还书日期。长期下来，出现了很多卡片丢失的现象，以致于图书无从查找。利用图书自动化管理系统后，建立了读者证件数据库，并将其借还图书记录输入数据库，即使证件丢失，电脑上也有借还书记录，可供日后查询，很好地保证了图书财产账的完备性。

3 院系资料室自动化管理过程中需要注意的问题

3.1 回溯过程中已借出图书的处理

在数据回溯过程中，往往会碰到图书不在架的情况，这就需要对借出图书进行统一登记。主要工作就是将已借出图书与对应的电脑记录修改成已借出状态，同时关联借出此书的读者信息，这样一来，以后就可以通过电脑查询读者的借出图书信息，并进行图书催还工作。

3.2 回溯入库数据的标准化

图书馆网络化兴起之后，标准化是维系图书馆网络的基础。标准化和规范化有利于信息资源的共享。数据格式、描述语言及标引语言等只有符合大家公认和遵守的统一标准，才能实现用户与系统及系统与系统间的有效沟通。因此，在进行数据回溯过程中，导入的模板数据必须要能转换成统一的MARC数据标准格式，方便以后进行数据的移植及检索。

3.3 回溯馆藏文献数据的一致性维护

馆藏文献回溯是一个耗时耗力的工程，但是在回溯过程中又不能停止对外服务的工作，所以在回溯过程中保持文献流通的一致性就显得非常重要。在回溯过程中，可以通过三种方法保证数据流通的一致性，一是针对已回溯入库文献，在进行流通时，直接从资料室自动化管理系统中进行借出操作；二是针对未回溯入库文献，借出时需要在自动化系统中先快速录入一条记录进去，然后再进行系统借出操作；三是针对以往借出图书的还书操作，所还图书先提前快速回溯录入系统。

4 院系资料室自动化管理的意义

4.1 通过分析统计数据，提升院系资料室地位

院系资料室采用自动化管理系统以后，系统会记录馆藏书刊的流通状况及读者借阅、到馆阅览情况，院系资料室工作人员可以定期进行各种数据的统计，通过分析这些数据，能够很好体现院系资料室的服务状况，提升院系资料室的服务地位。

4.2 利用有限馆藏空间，优化馆藏资源建设

院系资料室由于经费原因，很难有扩展馆藏空间的可能，因此在有限的藏书空间中，建设优秀的馆藏资源十分必要。利用自动化管理系统的统计数据，资料人员可以准确分析读者的阅览需求及藏书的利用情况，为采购图书提供科学依据。

4.3 延伸管理目标，改善单一服务模式

以往由于手工操作，加之工作繁杂，资料室的文献服务比较单一且服务质量低，采用自动化管理系统后，资料室馆员从纯手工管理服务中解脱出来，变被动服务为主动服务，化单一服务为个性化、多元化服务，化单纯文献管理为深层次文献挖掘服务管理，不断延伸服务管理目标，不断提高服务水平。

4.4 通过资源共享，实现文献资源服务最大化

图书馆的业务工作正在由传统的个体分散模式向社会化的协作模式发展，共建共享已成为全球信息资源建设与发展的必然趋势。从传统的馆际互借发展到电子文献传递和文献提供，再发展到联合馆藏和共享存取，这对院系资料室尤为重要。目前书刊的数量增加、价格上涨，而读者信息需求的质量越来越高、范围越来越广，只有走共建共享之路才能利于文献资源的合理配置，有效地避免文献资源的重复建设，满足读者不断增长的信息需求。

［1］王刚．以学科分馆的模式整合高校院系图书资料室 ［J］．图书馆学刊，2009（1）：75－76.