高 宇

[关键词]拆迁;档案工作;信息化管理

当今社会科学高度发展,信息化程度的提高为拆迁档案实行信息化管理提供了良好的发展机遇,拆迁档案工作应该跟随时代的契机,积极应用信息技术,更好地为城市发展以及人民群众服务。

一、拆迁档案工作信息化管理的定义

拆迁档案工作信息化管理是指在拆迁工作活动中形成的图像、文字、声音等信息用纸张以外的物质为载体加以整理、保存、利用的过程。

二、拆迁档案工作信息化管理的作用

现今城市发展日新月异,拆迁工作是城市建设的先锋,是一项关乎社会民生的大事,直接影响到老百姓的切身利义。拆迁档案则记录了城市建设的变迁过程,是珍贵的历史记录,它反映了城市区域的发展变迁,展现了城市发展的过去和未来,而信息化管理更能直观形象的体现城市发展的每一个进程。拆迁档案工作信息化管理的作用因而显得尤为重要,信息化管理不但加强了城市建设过程中拆迁重要资料的管理和利用,为拆迁档案的管理工作提供了良好的管理模式,同时也与经济建设的发展、社会的稳定、人民群众的工作生活息息相通。与此同时,拆迁档案的信息化管理对见证历史,审核拆迁活动,恢复历史面貌,了解人文发展都有着极其重要的作用。

拆迁工作反映了城市发展的历程,每年都有不同地段的几十个拆迁工程,随之而来的是成千上万户家庭以及大大小小不同性质、状况的单位、集体的搬迁、变动。档案管理科室承载着大量的个人、家庭、单位等房地产变迁的凭证,直接为拆迁行为纠纷案件,产权部门核发房屋产权证,契税部门收取契税,建设单位预算成本提供凭据,其复杂性、重要性可见一般。

三、拆迁档案信息化的特点

由于拆迁档案有别于其他档案,在信息化中,档案的实体化就尤显重要。因为实体化拆迁档案是信息化拆迁档案的来源,在当今各种真假信息并存的情况下,它更依赖于前期的审核、查验并确认其具有的真实性、准确性的原始资料。拆迁档案的信息化管理是新的历史条件下发展的一种管理新模式,是对传统拆迁档案管理模式的补充。拆迁档案信息化管理与传统拆迁档案实体管理,两者是相辅相成,作为拆迁档案管理人员,既不能偏重传统实体拆迁档案管理而忽视拆迁档案的信息化管理,也不能偏重拆迁档案信息化管理而忽视拆迁档案的实体化管理,更不能忽略纸质材料的原始性。只有这样才能通过拆迁档案信息化管理建立符合拆迁工作性质特点的方便快捷的数字化信息平台。通过信息化建设、开发和利用拆迁档案信息资源的储存及调用功用,从而为提高拆迁档案信息的利用率提供良好的物质保障。

四、如何做好拆遷档案工作信息化管理

首先,要做好基础性工作。从拆迁工作一开始调查摸底阶段即利用摄像机和照相机进行实地拍摄,将动迁前的原有街道、路段、房屋、附属物、装饰装璜等如实地记录下来,确保记录真实而准确。做好每一户的家庭结构详细情况、房屋建筑及附属物的测绘、统计工作,并与该户的影像资料保存在同一软件文件中。特别是与所有者签定补偿协议、移交构筑物后,应立即对该户的协议书等重要文件进行扫描,按时间的先后及资料的重要性整理建档。其次是建立方便快捷的数字化信息平台。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。由此建立的档案信息库具备速度快、数据准,存贮量大的特点。拆迁档案管理科室可以根据自身工作需要,建立符合拆迁行业性质特点的数字化信息平台。本人所在的盐城市房屋拆迁大队根据拆迁实施单位拆迁业务档案的特点,建立了各工程拆迁户档案信息库,拆迁档案管理系统,它涵盖了日常数据信息维护、信息检索,制作报表等功能,配置了扫描仪、刻录机等硬件设施,按年度—工程分类扫描入电脑服务器中,再刻录在光盘上进行存贮。因拆迁档案不同于其他档案,除规定格式化资料外,每户还有个性化资料,无统一样式,这就要求在信息化前务必审验基础资料的准确无误。通过信息化建设、管理、开发和利用拆迁档案,扩大了拆迁档案的服务范围,提高了拆迁档案的利用率。以上一系列的做法,使得拆迁档案在利用过程中,每一年份每一个项目的拆迁户姓名、地址、面积、金额、经办人,时间等等,一调即出,随调随用,加快了信息的传递和处理,还可以便于各类统计报表的处理,掌握相关数据统计,为拆迁或将要拆迁的项目提供决策与依据。

五、注重拆迁档案信息化工作的安全性管理

拆迁档案信息化管理还需要解决好安全性问题。信息化管理是拆迁档案管理现代化发展的必然要求,要提高拆迁档案为城市建设服务的质量和高效率,就必须加强拆迁档案的信息化建设,即对拆迁档案信息进行数字化网络管理,建立一个相对开放式的拆迁档案信息服务网。但是,拆迁档案的特殊性又决定了必须特别注意它的安全性。因为拆迁档案涉及千家万户的隐私情况,在当今法制社会中,人权隐私已得到相当的重视,它既牵扯到公民的家庭成员状况、身体健康状况,财产状况等非常个人化、隐私化的记载,又是一个社会状况的重要信息。在当前的信息社会环境中,档案的信息化增加了档案信息的不安全性,由于利用者的类型、范围以及利用者的目的各不相同,从而增加了一定的安全风险。所以,我们应该注重拆迁档案信息的安全问题。首先,坚持拆迁档案工作制度,认真执行相关工作条例,维护拆迁档案的机密安全。其次是选择合适的应用系统,特别要强调应用系统的身份论证与授权,对各种行为规范进行分类管理,规定行为规范的范围和时效,对不同类型,不同敏感度的信息建立相应的管理制度和使用方法,限制一些不安全的行为,做到保证拆迁档案信息的使用既方便又安全。

以上是本人从事档案工作的一些经验、设想,有不足之处还望指正。拆迁档案信息化能更加充分有效地开发利用拆迁信息资源,从而为推动城市建设,经济繁荣与社会和谐发展服务。□

(编辑/丹桔)