□赵展春

随着改革开放的不断深入，民营经济作为我国社会主义国有经济的有益补充得到了迅速的发展，民营企业如雨后春笋般地涌现出来，在国民经济中发挥了越来越重要的作用。民营企业档案管理是民营企业管理的一部分，做好企业档案管理工作对于提高企业管理水平、促进企业持续稳定健康地发展和参与世界竞争起着举足轻重的作用。然而与民营企业蓬勃的发展相比，民营企业的档案工作却显得相对比较滞后。本文试图通过与国有企业档案工作的比较，来了解民营企业档案工作的特点与现状，并为档案行政管理部门开展民营企业档案工作提出一些建议。

一、民营企业与国有企业档案工作的不同点

1、所有权不同

国有企业档案所有权归国家，是国家财富。民营企业档案所有权归民营企业，是私有财产。

2、产生背景不同

1953年我国开始执行发展国民经济的第一个五年计划，进行了大规模的社会主义经济建设。随着经济建设的进行，在国营企、事业单位内，形成了大量的文件资料，数量之大、内容之新、价值之重要，都是过去不曾有过的。国家为了适应形势需要，要求建立企业档案工作，妥善保管和利用这些重要的档案资料。由此，企业档案工作建立并逐步发展起来。民营企业档案工作是应民营企业要不断发展壮大的需求而产生的。改革开放20多年来，我国民营经济从无到有、从小到大，人们对其在社会主义建设事业中地位的认识也在不断地深化。党的“十五大”提出了“以公有经济为主体，多种所有制经济共同发展，是我国社会主义初级阶段的一项基本经济制度”的科学论断。九届全国人大二次会议又把“个体私营经济等非公有制经济，是社会主义市场经济的重要组成部分”在宪法中确立下来，从法律上肯定了民营企业的合法地位，也为民营企业的发展扫清了障碍。民营企业数量巨增，市场竞争日益加剧。尤其是我国加入世贸组织之后，民营企业开始参与国际竞争，面对国内、国际两个市场，企业要在市场竞争中立于不败之地，客观上要求业主在经营理念和信息观念上转变思路，要善于捕捉和利用信息为企业发展服务。档案是企业信息资源重要组成部分，在这种激烈的竞争环境下，其对企业所具有的凭证依据、法律依据、决策依据作用很快显现出来。许多有志于把企业做大、做强的民营企业业主深刻地认识到：企业不断扩大再生产的同时，档案工作必须紧跟其上，甚至要走在前头。民营企业建档工作被提上了日程。

3、档案行政管理部门的监管手段不同

《档案法》规定，各级档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。档案行政管理部门依法对国有企业实施行政监督、指导、检查权。长期的实践证明这种行政管理体制是行之有效的，对我国档案事业的发展起了重要作用。

而民营企业和档案行政管理部门不存在直接的行政关系。档案行政部门虽然对民营企业的档案工作有依法监管权利，但由于其私有的性质，是不能直接对其使用行政手段的，如发指示、下命令、处罚等，而只能不断提高为民营企业服务的水平，创造良好的法律环境、政策环境和服务环境，不断引导民营企业档案工作迈向新台阶。

4、管理模式不同

目前，我国国有企业档案管理已形成较为统一、完善的管理模式。各个单位基本上都设有档案管理机构，专、兼职档案人员负责本单位档案业务工作，履行企业档案工作的检查、监督、指导及各种档案集中统一管理职责。档案基础业务分为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等八大环节，工作流程和内部机构分别围绕八个工作环节开展和设置。

民营企业的所有制形式和经济成分特殊，独立性和自主性较强，企业经济活动种类广泛，因此，民营企业档案管理模式是因企而异的。一些大、中型规模的民营企业，自觉或者不自觉地采用或者参考了国有企业的集中统一管理(综合管理)模式，而绝大多数企业则采取分散管理模式。无论民营企业采用哪种管理模式，都要根据本单位实际情况出发，如规模大小、档案数量多少、档案的保密程度以及单位驻地的集中与分散等来合理选择，都要符合民营企业的自身特点和精简、高效要求。

5、法律制度保障不同

我国已形成了以《档案法》为核心，由若干档案行政法规(如：《中华人民共和国档案法实施办法》)和档案行政规章(如《企业档案管理规定》等)组成的相互联系与协调统一的档案法规体系。有了不同层次、不同级别法规体系作为保障，国有企业档案工作有法可依，能够形成良好的档案工作秩序。各级档案行政管理部门依法治档，通过严格执法、监督，使不合法的档案行为得到及时制止，违法、违规人员受到应有惩处，从而保障国有企业档案工作的健康、顺利发展。

民营企业档案虽归私人所有，但其中有一部分档案对国家和社会有保存和利用价值，如企业知识产权、高新技术、商业秘密、税收等方面的档案，不仅涉及企业的利益，而且关系到国家、社会及人民群众的利益，这部分档案理应受到国家法律的保护。《档案法》第三条、第十六条、第二十二条和第二十四条对这部分档案在保管、利用、公布、法律责任等方面做出了明确规定。而对民营企业所有的其他档案，《档案法》则没有涉及。

目前，关于民营企业档案工作的条款大都散见于相关法律规范中，既不系统，原则性、可操作性也不强，加之对“对国家和社会有保存价值”的档案认定模糊，导致档案行政管理部门的监管力度和民营企业的档案司法保护存在较大的问题。许多素质不高的民营企业业主视企业档案为私人所有，无视《档案法》等相关法律规范的存在，作为档案管理部门，虽然法律赋予了权利，但由于没有强有力的法律依据，在开展民营企业档案工作时有种“名不正言不顺”之感，从而陷入被动。而民营企业一旦其档案受到不法侵害，他们只有寻求诸如《企业法》、《合同法》、《专利法》、《商标法》等非档案领域法律来进行自身利益保护，这不能不说是档案界的一大憾事。

6、档案意识强弱不同

我国开展档案工作50多年，档案意识已在国有企业中基本树立起来，大多数国有企业员工能够按照档案工作的原则和要求办事并保守档案秘密。相比之下，民营企业档案意识就弱得多。除少数企业具有一定的档案意识之外，相当数量的民营企业存在着“档盲”思想。平时工作中只收集、保存一些自认为重要的文件材料，而把一些在生产、经营、管理过程中形成的大量原始依据和凭证不当一回事，甚至随手丢弃。一旦出现纠纷，需要档案作为证据时又找不到，致使企业蒙受巨大损失，这时后悔平时没有收集、整理好档案已经晚矣。

二、民营企业与国有企业档案工作的共同点

虽然国有企业与民营企业档案工作存在着众多差异，但二者之间仍有着由档案本质属性所决定的共同点，这主要体现在以下两个方面。

1、档案在企业中所发挥的作用相同

无论在民营企业中还是国有企业中，档案发挥的作用主要有以下几个方面：(1)它是企业科学研究、技术改造顺利进行的必要条件；(2)它是企业日常生产、经营、管理的参考依据；(3)它是维护企业及其所有者权益的法律凭证，尤其近年来国内企业应对国外企业的反倾销诉讼以及企业各种认证过程中档案的举证作用；(4)它是进行企业教育和精神文明建设的有效载体；(5)它是企业参与市场竞争并取得成功的有利保障。

2、档案工作的目的相同

企业档案工作的目的就是收集好、保管好企业档案资料，使档案资源系统化、有序化，通过对档案信息的不断开发，多形式、多层次、多渠道地提供给企业的经营决策部门利用，发挥档案价值，促进企业的可持续发展。

这两个共同点决定了不管是国有企业还是民营企业都必须重视档案，搞好档案工作。

三、档案行政管理部门应采取的对策

l、转变角色，引导服务

由于与民营企业不存在直接行政关系，档案行政管理部门必须转换角色，从监督者、检查者转为服务者和引导者，建立有效的服务机制，诚心诚意帮助民营企业做好档案工作，只有这样，才能为民营企业所欢迎，才能与其建立起顺畅的沟通渠道。

2、增加宣传力度，提高档案意识

由于民营企业档案意识较为薄弱，档案行政管理部门应注意采取灵活多样的方式加强档案的宣传工作。利用新闻媒体(如：报纸、电台、电视)、档案网站以及走上街头宣传咨询等方式，营造氛围，吸引民营企业关注，提高其档案意识，使其从“要我建档”变为“我要建档”。说到底，民营企业是档案工作的主体，建立和发展档案工作，他们有最终的决策权。只有档案意识切实提高了，民营企业才会将其转变为自觉的档案行为，档案工作发展也就有后劲了。

3、加强研究，探索管理模式

从目前情况看，选择具体哪种档案管理模式是民营企业自己的权利，档案管理部门没有强制权。但笔者认为，不管何种性质的民营企业，它们都具有“企业”这个最本质的共性，因此，民营企业档案工作还是能够找到档案管理的一般模式的。即使如果不能在全国范围内找到统一模式，在从事同一行业或领域的企业范围内还是应该有通用的档案管理模式的。比如，孙卫东曾提出：民营企业档案管理发展方向之一将是模式上集中统一，实体则要分部门保管利用。在模式上集中统一，即企业各部门所保管的档案都要复制一套目录归档案部门备份保存，这样会使企业法人更清楚地掌握企业档案这个无形资产，同时也能为档案利用提供便利条件；实体分部门保管，一方面使专业人员方便快捷地使用专业档案，另一方面民营企业商业机密保护程度较高，如果由档案管理人员统一保管档案材料也绝非企业法人所能接受。笔者比较赞同这种模式，既有利于档案工作的开展，也符合民营企业实际。

总之，各级档案行政管理部门要拓宽思路，针对民营企业的特点，深入调查研究民营企业档案工作的新情况、新问题，不断探索民营企业档案工作的新路子。