李爽1朱静

(1.黑龙江商业职业学院；2.牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157000）

民营企业职工档案是记录一个职工招用、培训、考核、奖惩以及职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录,它关系到职工的切身利益，是职工享受各种社会待遇的凭据,是解决劳动纠纷的依据。是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据。随着国有企业产权制度改革和民营企业的发展壮大,原有的企业职工档案管理办法已经不适应民营企业职工档案管理的需求,在工作中遇到了很多问题。不少民营企业对职工的档案建立和管理不够重视，缺乏建立职工档案的意识。职工与企业解除劳动合同后，其档案随处堆放。为此，笔者结合工作实际，就民营企业职工档案管理谈点粗浅看法。

一、民营企业职工档案管理存在的主要问题

实施民营企业职工档案管理，对记载民营企业历史的真实情况，维护企业历史的真实面目，保证职工的合法权益起着重要的作用。但有不少民营企业在实施职工档案管理过程中，存在一些较为突出的问题：

1、从国有企业产权制度改制的民营企业职工档案有建档基础，职工档案管理比较规范。但是职工身份转变后应形成的职工履历表、劳动合同等内容就没有在职工档案中体现。职工档案中体现不出职工的真实身份和实际情况，更有甚者，个别职工从参加工作到退休时，个人档案中只填有一份刚参加工作时的职工履历表，在档案中查不到个人的家庭及社会关系的变化，职工合法权益得不到保障。就目前情况来看，个体、私营、民营企业较多，而这些企业又成为就业的主渠道，吸纳了大量的从业人员，但由于种种原因，这些企业大部份没有为企业人员签订劳动合同，也没有参加社会保险等，更谈不上建立职工档案了；其次是临时工、季节性工、外来工、进城农民工，企业更没有为他们签订劳动合同、参加社会保险、建立档案的理念，至使职工的合法权益得不到保障。

2、从民营企业职工档案管理工作来看，档案管理也存在许多问题。如：企业职工档案记载的姓名与户口簿、身份证姓名有差别；出生日期记载有差异，部分企业职工档案材料记载出生日期有几个不同的年、月；工种记载上的差异，档案没有详细记录职工工种，有的工人进入企业以后，变换了几个工作岗位，从事了几个不同的工种，但在档案上没有详细记录，档案记载工种不够准确。

3、职工档案有涂改现象。个别企业在档案管理上不严格，对档案原始资料随意进行涂写、修改；由于涉及职工个人利益，个别企业劳资人员为职工个人涂改档案资料，更改年龄，更改工种。企业在整理职工档案时，未能按时间或记载顺序装订档案资料，有个别企业对职工的档案资料根本不整理、不装订。

4、企业职工档案资料不够完善。个别企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工表等资料；有的企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等装入档案，以至有关资料遗漏遗失；还有个别企业改制后，没有及时让职工填写履历表，没有与职工签劳动合同，对辞退的职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有改制后的职工履历表，没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》，职工档案资料欠缺。

5、个别企业对职工档案管理不重视，管理混乱，没有专门的档案柜等设备设施，也没有管理制度，以至造成职工档案遗漏遗失。

二、加强民营企业职工档案管理的对策

加强民营企业职工档案管理工作，按照档案完整、真实、实用的要求，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使民营企业职工档案工作纳入民营企业发展规划中，更好地为市场经济和社会主义现代化建设服务。根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》的要求，从民营企业管理的实际情况出发，对完善民营企业职工档案管理工作，笔者提出如下建议：

1、为确保民营企业职工的合法权益，建议有关部门应重新制定企业职工档案管理办法，规定不论是国有控股企业、还是民营企业，都必须建立职工档案，记录职工在工作、学习、生活中的真实情况。并作为企业开办的一个条件，由劳动和档案行政部门进行监督和检查。

2、加强领导，健全制度。职工档案管理是民营企业管理的重要组成部分，必须加强对职工档案工作的领导，把职工档案管理工作纳入企业管理、纳入有关领导责任制、纳入有关人员的岗位职责之中，定期检查考核。要建立健全职工档案管理的各项制度，如职工档案借阅制度、职工档案材料的收集、整理、归档制度，档案的安全保密制度，档案管理奖惩制度等制度，做到职工档案工作按章办事，遵纪守法。企业要投入一定的经费，配备职工档案专用的库房及装具，有条件的企业应利用计算机为用户服务。

3、加强培训，提高档案管理人员素质。加强思想政治、法制教育，培养职业道德素质。职工档案是国家档案的组成部分，建好职工档案是服务民生、构建和谐社会的需要。作为职工档案工作管理者，要增强档案法制观念，依法办事，一定要培养自己良好的职业道德，增强事业心和责任感，以热情的工作精神，严谨的工作态度，精湛的专业技术服务于职工档案工作。要定期参加档案管理培训班，学习新的知识和技能，通过培训，使专、兼职档案员的专业水平普遍得到提高。

4、加强职工档案材料收集，确保职工档案齐全完整。职工档案的收集是职工档案工作的重要环节，也是职工档案工作的起点，明确职工档案收集范围，是做好收集工作的关键所在。因此，民营企业在建立职工档案时，其内容必须包括：职工履历表、自传材料、鉴定、考核、考察材料、评定岗位技能和学历资料、政审材料、参加中国共产党、共青团、民主党派的材料、奖励材料、处分材料、招用工、劳动合同、工种变换调动、聘用、工资、保险福利待遇、退休等材料、失业情况记录、再就业情况记录、其他有关材料。在整理企业职工档案材料时，必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚，手续齐备，材料须经企业人事部门审查盖章或职工本人签字后归档。只要职工工作发生变动，要随时给予记载，归档的材料要随时装订。职工招进或退出企业时，应做到职工档案整理符合要求，档随人走。

总之，做好民营企业职工档案工作，是一件利国利民的大事，是关系到每名职工一生事情。民营企业职工档案工作必须拓宽视野，开辟新领域，创新服务方式，使职工档案在本单位、在社会中发挥更大的作用。