吴彧一

（哈尔滨理工大学档案馆 黑龙江 哈尔滨 150001）

汶川地震、玉树地震对当地及周边档案馆建筑造成了巨大的破坏，对档案造成了严重的损毁；德国科隆的地铁造成科隆档案馆的垮塌，这些自然灾害和社会突发性事件对档案的破坏让人措不及防和痛心。档案的唯一性决定了其属性是不可再生的，一旦遭到破坏将会造成无法挽回的损失，档案的开发利用等工作也就无从谈起。因此，档案安全必须警钟长鸣，常抓不懈。

一、高校档案信息安全现状

高校档案是学校发展的历史记录，是高等教育工作的重要环节，是国家档案事业的重要组成部分。高校档案的安全与否，直接关系到高校工作能否在继承中发展、在前进中创新的问题。因此，高校档案往往被学校列为重点要害部位，进行重点保护。

1、部分工作人员安全意识淡薄。档案资料是党和国家的宝贵财富。但有的高校领导和有关职能部门对档案的重要价值认识不清，对档案安全管理工作重视不够，思想上麻痹大意，心存侥幸。有的单位档案未能实行集中统一管理，档案借阅记录不清楚，大量的文件、材料分散保存到各个部门甚至个人手中；有些单位部分档案在借走后长期不还，退休和调动岗位时未能及时归还；有的单位档案管理人员调离或退休后没能及时办理档案交接手续，导致档案账目不清；有的单位在搬迁过程中将未经鉴定的档案当废品处理掉，导致涉及国家机密的文件流失，给不法分子带来了可乘之机，给国家利益带来了巨大损失。

2、制度缺失。目前大多数高校都已经成立了保密委员会和专门的保密部门，也制定了一些规章制度，但这些制度都只是流于形式，必然导致在保密过程中缺乏针对性，不能对具体的涉密事务进行严格的监管和规范。另一方面，保密工作由行政人员担任，行政人员本身对档案安全业务职责不甚明了，随着工作调动、升迁，必然导致人员变动，而新来的人员需要很长的一段时间才能熟悉业务。

3、硬件设施有待改进。高校档案馆在高校中受重视程度普遍不高，这就是造成了档案馆资金缺口很大，无法按照标准修建档案库房，有很多都是利用其它部门改建而成的，电路老化、防盗设施不完善等，无法达到档案库房的“九防”要求，进而给档案安全带来隐患。

二、保障高校档案信息安全的措施

1、统一思想认识，增强档案安全意识。档案安全是档案工作的头等大事，也是各项工作的基石。在档案安全工作上的任何纰漏、大意，都会给档案事业的建设和发展带来不可估量的损失。因此，高校档案工作者，特别是领导干部都要牢固树立档案安全重于泰山的思想，要充分认识到档案安全防护工作是档案工作的出发点与归宿。档案的收集、整理、保管、利用等无不是档案的安全存在为前提的，背离了档案安全的要求，任何档案工作都丧失了存在的理由。为此，高校档案工作者及有关职能部门，一定要深刻认识档案安全的重要性，把思想统一到坚持“三个代表”重要思想，坚持“科学发展观”的高度上来，把安全责任落实在行动上，从讲政治、保稳定、促发展的高度，对人民负责，对历史负责，确保档案的安全。这不仅仅是一项具体的日常管理工作，也是一项重要的政治工作。只在从思想上正确树立安全意识（包括责任意识、忧患意识、防范意识、法制意识）等，才能把它当作一项重要任务抓紧抓好，抓出成效。

2、努力改善档案保管条件。单位在设置档案库房时，一定要考虑档案长期保管的抗震、防火和防水等措施。档案建筑物的抗震设防烈度要高于当地普通公用建筑的设防烈度。档案库房一定要采用防火材料，并安装防火自动报警装置。对消防设施、消防通道、水泵、用电线路、馆库设备、设施等运行情况定时，发现不安全因素及时处理。在档案装具选择上要考虑把重要的档案放在封闭便携式档案柜中，便于应急处置。对于规模较大、历史悠久和档案数量较多的单位和部门，应设置专用的档案馆，这样不仅有利于改善档案安全保管条件，也有利于优化单位档案资源的配置，同时有利于提升档案管理专业化水平。

3、完善档案利用安全管理的长效机制。建立档案利用安全工作领导小组，形成一级抓一级、层层负责的档案利用安全管理网络，抓细、抓实档案利用安全工作。坚持档案安全一把手负责制，确保责任到人、措施到位、监管有力。注重从各个岗位工作程序连接的机制上落实档案安全防范措施，切实加强内部管理，严格执行档案安全管理的各项制度，把档案安全要求贯穿于接收、保管和利用工作等各项环节，确保无缝衔接。在档案库房的安全管理上，严格落实管理制度，保证档案安全接收、保管和利用，确保安全消除“死角”不留隐患。

4、提升档案人员做好档案安全工作的能力和水平。通过有计划地加强培训，认真学习档案安全知识，使每个工作人员重点掌握档案安全的基本常识，及时了解做好档案安全工作的最新动态，更新补充档案保护方面的最新知识，努力提高预防和应急处置的能力，把好档案管理源头关、进出库关及人防、机防和技防关，在档案鉴定、档案数字化、档案公布、档案上网、档案宣传等工作上，十分细致、谨慎地层层把好档案内容审查的安全关，筑起档案利用安全的道道屏障。

5、逐步提高信息化管理水平。信息化已成为当今社会的时代特点和发展方向。随着信息技术的发展，以计算机为代表的高新科技广泛应用于各个方面，目前各级机关的电子文件数量也随之越来越多。由于目前电子档案的管理经验不足，如果信息化管理水平较低，大量的电子文件记录就会存在损坏或丢失的风险。为确保电子文件不受损失，各级机关应积极推进电子化档案安全设施的建设，加强电子档案管理人员的安全培训，努力提高档案管理的信息化水平。档案管理人员在实际操作中，要加强对电子文件从生产形成到归档保存再到检索利用全过程的监管。

总之，“档案安全无小事。档案安全事关重大，事关全局，事关党和国家的根本利益。”我们要意识到确保档案安全是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责。对此，我们须始终坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，提高每个人的档案安全意识和技能，牢固树立“安全问题人人有责”的思想，加大对档案工作投入的力度，建立综合性的安全事故预防体系，积极参加安全知识技术培训，只有这样，档案事业的发展才能有良好的物质基础，档案工作才能充分发挥档案服务社会，造福百姓的作用。

[1]陈国云，从风险管理的视角探讨电子文件安全管理问题[J].北京档案，2008(06)5.

[2]廖芳，殷铁铭.浅议新形势下的高校保密工作[J].华东交通大学学报，2003(6).

[3]杨冬权，5月12日的全国档案安全体系建设工作会议上讲话.