赵旭峰

《中国人民解放军院校图书馆工作条例》第十条,院校图书馆履行的职责:组织和协调本院校的文献信息工作;第二十九条规定:院校的院、系、所、室建立的资料室是院校信息工作的组成部分,在业务工作和资源配置上,应当接受图书馆的指导和协调,向全院校开放。《中国人民解放军院校图书馆评估实施办法》也对此提出了要求:图书馆应统一组织院校文献信息工作,书目统一反映各系资料室文献,各系资料室资源提供全校共享。如何加强教学系资料室建设,实现全院文献资源共建共享,笔者结合我院实际,谈一点粗浅认识。

一、 存在的问题

1.资料室建设还存在不足之处

(1)经费不能满足需求

系里资料费由自己统筹,没有专项经费,有时多些,有时少些,但总体上投入已不能满足文献资料数量递增、价格飞涨而造成资金需求量倍增的现状。另一方面,许多教研室采取将资料费分发给每位教员的方式,这样就不排除拿了钱而不买图书资料的可能,经费是拨了不少,而看不到图书资料的增多。

(2)管理人员不专业

长期以来,系资料员由教学参谋或教员临时兼任,管理图书资料只是兼职。而且人员调换频繁,不利于将工作管好管细。

(3)对图书资料管理不规范

系部资料室在图书资料管理上、专业文献收集上和信息服务保障上没有得到重视,管理上没有统一的规范和标准, 系资料室仍然维持以往的传统手工登记服务,过期不还,甚至丢失现象严重。这一切都不利于文献资料发挥情报价值, 不能很好地为教学和科研服务。图书馆已经意识到这个问题,为各教学系设立了一个学科馆员。力不从心的是,图书馆也由于人员紧张,疲于应付日常开馆接待读者等工作,这项工作基本上处于外出采购新书前通知到各教学系等粗浅的服务。

2.图书馆对各教学系图书资料指导和协调不力

高校文献保障体系的一项非常重要的工作就是校内联合目录数据库的建设,它是共享的基础。只有建成一个全校统一的联合目录数据库,才谈得上校内文献信息资源共享。由于各种原因,一方面,各系资料室的图书都没有经过编目,没有建立书目数据库;另一方面,图书馆与系资料室文献资源建设各自为政,图书馆不了解系资料室的馆藏,实际上二者处于一种游离、脱节状态。这种分散型的管理体制造成图书馆宏观控制簿弱,微观上缺乏有组织的横向联系。后果是不便于协作,不便于开展合作藏书与资源共享,不便于标准化、现代化、网络化。资源建设中的重复和遗漏现象十分严重,缺乏全盘考虑,最终导致文献信息资源整体化建设目标难以实现。这种管理体制急需改善。

二、图书馆与资料室功能发挥及服务方式比较

资料室有其独特的功能和优势,并不是图书馆的重复和缩影。资料室以专业文献情报工作为己任, 比图书馆更突出专业性、研究性、情报性的特色。两者职能互补, 藏书互补。系资料室作为图书资料情报系统的重要组成部分,是为本系教学和科研服务的文献信息中心, 是学科建设必不可少的文献资源保障系统,直接关系到重点学科教学与科研的进行,对重点学科建设、学院教学质量和科研水平的提高具有图书馆不可替代的作用。

1.收藏资料的重点不同

图书馆的服务对象一直是面向全院的,因此馆藏特色是广而杂, 图书馆在收藏资料时, 以全院的整体为出发点, 根据现有馆藏情况和学科发展趋势, 统筹各专业学科, 适当照顾新开专业的原则, 收藏和采集图书资料。但无法全面满足各系、各专业的特色需要。系资料室则根据本专业学科的需要进行收藏, 具有较强的针对性、专业性,所收集到的资料具有专、深、新等特点。收集的深度应根据科研人员的需要而定。除了专业的公开的出版物外, 还注意收集相关的资料, 如交流资料、各种学术会议文献、研究报告, 以及本系学员毕业论文、学位论文等特种文献。某些资料具有较强的保密性,这些资料都不能随意扩散, 只适合作为系专业资料,即便是专业老师,也有相当严格的保密性要求。在查阅书目时根据借阅对象不同而设置不同的权限, 将一些需要保密的资料目录仅对特殊老师提供。

2.服务对象群不同,运行方式不同

图书馆资料的“全”、服务对象的“广”, 全院所有师生员工都是图书馆的读者, 由于图书馆采集的图书资料面宽量大,经过分类编目、上架等程序,资料利用的时效性较差。系资料室的读者主要是本院系的老师、研究生, 很少对外单位师生借阅。由于读者群体相对固定, 一般从制订采购计划到流通环节少, 一旦采购回来, 进入目录库, 就可立即上架进入流通。可以快速和准确传送到需求者手上,它的服务方式灵活多样,能更好地满足读者的需求。

首先,专业资料室在地理位置上具有天时地利人和的极大优势,它设在本系的办公楼里,可随时随地为教员提供服务。其次,它贴近教学、科研活动,能够最准确、最快速、最全面地掌握教学、科研的文献信息需求,易于开展定题跟踪服务;其三,与科研活动及學科带头人保持密切联系, 可及时得到教师、科研人员的交流与反馈,有利于将信息服务工作做得更深更细,更有针对性,更好地为教学和科研服务。

三、采取措施,实现全院文献资源共建共享

学院应在深入调查研究和分析论证的基础上,对图书馆与系资料室的职能进行科学规范,以达到二者合理分工、各司其职,要严格协调和控制图书馆和资料室图书文献资料的采集,明确划分图书馆与资料室各自的收藏范围和重点,资料室在不断收集新的文献信息资料的同时,也将一些有价值的文献资料移交给图书馆做系统收藏,形成一个既联合又合理分工的整体协作系统。那么,经费严重不足与浪费、文献信息资源重复收藏、严重短缺和闲置的问题,不仅能够得到一定程度的解决,还能使图书馆的文献信息资料更全、更广,系资料室的文献资料更专更深。

1.协调图书馆和院系资料室之间的文献采集工作,合理使用经费、确保文献收藏质量

为了鼓励各院系参与共同建设院内文献信息体系的积极性、发挥资料室的原有优势, 仍应继续保留各院系资料室独立支配文献购置经费的权限。本系研究用的具有深、新特点的专业图书,可由本系购买收藏。

系资料室因地处院系之中,资料员比较熟悉本系的教学安排、课程设置,熟悉教师的教学进度、科研课题及进展情况,熟悉本专业的知识优势,在订购图书资料、专业报刊、杂志时,可直接征求教师的意见,或直接让教师根据书目划出自己所需的专业图书资料目录,然后提供给图书馆甚至直接随图书馆一起外出采购。

2.配备专业人才管理系资料室

由于编制体制调整,有多位图书馆人员需要调整到教学系工作,这部分人员具有多年的图书馆工作经验,面临着工作上的转型。建议由原来的图书馆员担任系资料员。各系资料员对图书馆的组织结构、业务流程熟悉以及感情深厚, 进入教学系后,从编制上归属于教学系,属于教学系的一分子,与教学系各教员密切接触,利于人员思想稳定、才能得到发挥,专业文献信息服务得到保障。

3.建立健全书目数据库,实现资源共建共享

由学院统一动员,图书馆具体负责,成立专门项目小组,由图书馆统一调度,清点系专业图书资料,建立健全书目数据库,数据库建设执行统一格式、统一标准。

首先是由系资料员核对库藏、将原资料室的藏书经过筛选,可将非专业文献资料移交给图书馆做系统收藏,整库排架,建专业书目数据库,提供全院范围内的公共查询服务,实现全院联机合作编目和院系之间文献互借和传递,为全院文献保障体系的全面实施、滚动发展打下良好的基础。

图书馆对资料室的管理主要在业务工作和资源配置上, 系部的管理主要是在人事、行政、经费的管理上, 如果配合好的话, 这应该是一种最理想的管理模式。它的建设目标是一方面建立起校内的文献保障体系,建立本校的文献资源共享网络, 共建一体化学科文献资料中心。

总之,加强教学系资料室建设,以图书馆为中心, 以校园网为依托, 使图书馆与各院系资料室共同形成一个看似分离、实则紧密的文献实体, 从而把分散在各院系的资料室连接成为一个互相协助、互相开放、密切联系、联机检索、资源共享的, 并能够提供多功能、全方位、多层次服务的有机文献情报网络系统,为重点学科建设及学院总体目标的实现提供有力的文献信息保障。(作者单位:武警指挥学院图书馆)