福州植物园 陈慧如

福州植物园原名“福州树木园”，始建于1959年。 2006年由中共福建省委机构编制委员会批准，将福建省福州北峰国有林场、宦溪国有林场、福建省福州树木园管理处合并重组为福州植物园，加挂“福州国家森林公园”牌子。其主要职责:开展植物引种驯化、花卉苗木培育、林业科普宣传，负责森林公园建设、管理及园区森林资源培育保护。福州植物园既是群众喜爱科普游览胜地，又是研究、保护生物多样性，开发植物资源的重要场所。因此，准确把握新时期植物园改革、发展的特点，分析当前档案管理的现状，找准存在的问题，积极探讨解决问题的途径，已成为实现福州植物园全面健康、稳定快速发展面临的现实问题。只有实现档案管理的办公自动化，才能更好、更有效地进行档案资源的利用和共享。

1 档案管理现状

随着福州植物园不断的建设发展以及北峰林场和宦溪林场的并入，其文书档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等。

我园1959年～1960年期间未对档案进行整理归档，所以期间档案数为0。从1963年起开始对文书档案按年度—问题—保管期限进行立卷整理，截止至2008年12月，档案总数1767卷，其中文书档案312卷（1994年档案未归档），会计档案1455卷。文书档案整理基本合格，但其中由于没有制定相关的归档规定，加上管档人员变动等因素，文件整理归档范围不规范，很多档案只根据管档人员的个人判断归档，使用查找一些重要档案就相对困难复杂。1990年前会计档案封存，1990年后整理合格及其他部分工程档案。具体分析数据如下图所示:

2 存在问题

2.1 档案管理缺乏统一性。文书档案管理一般由行政办公室负责整理归档，没有设置专门的档案室。由于历史的原因和行业管理的要求，一般只管理文书档案和部分实物档案、音像档案等，而人事档案、科技档案、会计档案、工程档案等分属各个业务部门管理，在植物园内形成多部门管理各自档案的混乱格局，缺乏档案管理的统一性。

2.2 档案管理制度不完善。档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应定有相应的规章制度来规范。对应归档的材料信息内容界定不清，检查督促考核落实不到位，档案资料收集不全。在我园档案管理中，涉及档案管理的制度、职责较少，严重存在部分科室和职工无视档案资料现象，使许多应纳入管理的档案资料未能纳入。

2.3 档案管理人员综合素质和专业水平偏低。目前我园档案管理人员多为兼职，一岗位多职，专业出身人员较少。文书档案由办公室档案管理人员整理归档，各部门负责本部门档案的收集、移交工作。这些档案管理工作者几乎都不是专业的档案管理人员，也未参加过相关培训，对档案管理的基本知识、技能不精通，甚至根本不了解。这容易产生如档案资料收集不及时、不完整等一系列的问题，影响档案资料的利用。对档案管理人员的培养和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的方法经验上，管理理念和方法缺乏创新，档案管理水平的滞后，致使档案管理难以跟上福州植物园建设发展的步伐。

2.4 对档案的重视程度不够。从档案管理内容看，档案的形成、积累、管理与调用，都需要园领导和档案人员及每一位员工不同程度的参与。然而事实上，大家都存在档案意识不强的现象。有的部门只重视文书档案，对科研、资源等方面需归档的材料，没有及时移交归档，造成归档时不认真，重要资料流失，再用时难找，无法保证档案的齐全和完整，致使档案不能被有效利用，难以发挥其应有的只能作用。

2.5 现代化档案管理手段应用较差。随着科学技术的发展，计算机及网络技术在档案管理中的广泛运用，管理手段不断进步。而我园档案大都停留在纸质档案、铁皮档案柜保存的状态。档案管理基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。文档的保存、共享、使用和再利用十分困难。工作进度慢，利用效率低，自动化成分不高。另外，在手工办公的情况下，文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。2009年年末才开始采用计算机辅助管理档案，但仅限于单机版操作，难以实现资源的共享。这一现状与福州植物园的现代化发展差距甚大。

3 福州植物园档案管理发展对策

3.1 调整管理思路，提高档案管理的意识。加强档案法的学习和宣传，增强福州植物园全体干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议程，作为植物园重要内容来抓，与公园建设同步规划、同步发展，使管理者、职工充分认识档案工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系。

3.2 健全档案管理制度，对各类档案实行统一管理。建立科学的档案管理体系，健全档案收集管理的规章制度，是档案管理的关键。随着档案管理手段的更新和管理水平的提高以及福州植物园自身的发展，必须建立与之相适应的、科学的档案管理体系。通过建立档案管理中心，明确职能，将各科室、各个门类、不同载体的档案实行统一管理。明确本单位档案的归档范围、加强科研档案的收集。要将福州植物园形成的音像信息资料、科研资料、科研成果、建设施工各种协议和合同及招投标文件等方面的材料，一同纳入档案收集管理的内容，认真落实好收集、管理制度。

3.3 提高档案管理人员综合素质，增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高档案管理人员的知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

3.4 利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001.

[2]李国庆主编.数字档案馆概论[M].北京:中国档案出版社,2003.

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