李　帅

摘要:建设工程监理资料管理,是建设工程信息管理的一项重要工作。

关键词:施工监理 监理资料 科学管理

建设工程监理资料管理,是指监理工程师受建设单位委托,在进行建设工程监理的工作期间,对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。监理资料是在工程监理过程中逐渐形成的,工程的工期越长,规模越大,技术越复杂,监理资料就越多。那么总监理工程师自身该如何做好监理资料的管理工作呢?

一、监理资料管理的意义

建设工程监理资料管理,是建设工程信息管理的一项重要工作。它是监理工程师实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作。

对监理文件档案资料进行科学管理,可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。建设工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制,而控制的基础是信息;如果没有及时、准确、可靠的信息,监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息,经过收集、整理、加工和传递,以监理文件档案资料的形式进行管理和保存,会成为有价值的监理信息资源,它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。

对监理文件档案资料进行科学管理,可以极大地提高监理工作效率。监理文件档案资料经过系统、科学的整理归类,形成监理文件档案资料库,当监理工程师需要时,就能及时有针对性地提高完整的资料,从而迅速地解决监理工作中的问题;反之,如果文件档案资料分散管理,就会导致混乱,甚至散失,最终影响监理工程师的正确决策。

对监理文件档案资料进行科学管理,可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理,是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存,从而确保文件和档案资料的完整性。一方面,在项目建成竣工以后,监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位,作为建设项目的工程监理档案;另一方面,完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料,监理工程师可从中获得宝贵的监理经验,有利于不断提高建设工程监理工作水平。

二、建立监理机构内部责任制及相关制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂,专业各异,不论是监理工程师,还是专职资料员,仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点,制定“谁监理、验收,谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。这就要求监理机构内部必须明确分工,划分监理工作范围,建立内部责任制,确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度,保证岗位不缺人,工作有人做,资料有人管,监理日记有人记,确保监理资料的连续性、完整性。监理单位在检查监理项目部工作时,也应同时检查该项目的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理项目部人员的工作质量。这样的项目监理机构,每个人的监理工作范围清楚了,监理资料的责任也就明确了。

三、加强对施工资料的监理

监理资料管理要做到及时、真实、有序,同时在施工监理的全过程中,还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录,是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上,对工程实体进行检查,以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求,则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起,同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标,步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。

施工资料也是日后施工单位质量责任的证据。施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视,在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性,要交待有关施工报验工作的程序和基本条件。特别在施工准备阶段一定要严格把关,坚持报验必须资料先行,各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的工程例会上也要多次重申,并争取获得业主的理解和支持。

四、加强与业主的沟通,争取业主的理解和支持

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通,争取业主的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等,都由业主提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持,否则工作很难开展,监理资料的管理工作就难以落实。

五、结束语

作为监理工程师,应该不断学习新知识、新技术、新规范。因为知识是不断更新的,只有通过不断学习,及时充电,才能使自己的工作游刃有余。

实践证明,要做好监理资料的管理,应在提高监理人员素质的基础上,监理单位应予重视,完善制度,落实责任,勤于检查督促。这样,工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料。才能实现建设监理工作的进一步科学化,规范化和标准化。