周惠剑

摘要:本文就如何在内审工作中应用PDCA方法,提高内审工作质量,进行一些探讨。

关键词:PDCA 方法 审核 质量

PDCA方法是ISO9001质量管理体系标准的重要理念,在系统方法、过程方法和持续改进等质量管理原则中都得到了充分的体现。

我们结合“PDCA”方法,将内部质量审核工作划分为内审策划、内审实施、内审检查、内审改进4个阶段。把握好这四个阶段,对各阶段需要注意的问题采取有针对性的措施,做好各阶段的工作,就能提高整个内审的效率,达到更好的效果。

1. P——策划

内审策划对于整个内审工作的有效实施是重要的环节,策划的深度直接影响内审的质量。因此,要非常重视这一环节,一般都是由管理者代表指导,质量管理部门负责人直接参与策划。

策划包括的内容较多,根据我们进行内审的经验,要注意的主要内容有:

1.1 审核时间。为了保证审核工作的有效性,同时也考虑到企业的效益问题,一般组织每年组织两次内审,可采取分散滚动式或集中式。审核实施的时间要与部门相结合,要考虑该部门审核内容、审核范围安排时间,既要紧凑又不拖沓。

1.2 审核范围。审核范围包括审核的产品范围、场所范围、活动范围、过程范围。应注意:

a. 产品范围:应为受审核部门的各阶段、各种类的产品;b. 场所范围、活动范围:应涵盖受审核部门的所有场所、所有活动;c. 过程范围:应结合受审核部门的职责,覆盖该部门所对应的质量管理体系过程条款,不能出现漏项,这在策划中是重中之重。

1.3 审核组织及人员。要根据审核部门的数目划分组数,充分考虑工作量,保证合适的审核时间。如有19个受审核部门,一般要安排六个组,每组安排4-5人,审核3-4个部门。要根据受审核部门的情况(包括职责范围、人员、工作内容等),确保派出的内审员满足以下要求:

a. 经过内审员培训,取得相应的资格证书;b. 对ISO9001标准、企业质量管理体系文件有较深入的理解和领会;c. 不能审核本人工作的部门;d. 对受审核部门的情况较熟悉,并掌握该部门的上一次内审情况。

2. D——实施

必须要求审核人员严格执行内审的计划,确保计划的有效实施。审核组长及审核员在对各部门进行审核时也要求以“PDCA”的方法对受审核部门的各项质量管理活动进行审查。

内审员在审核中要充分注意提高审核的技巧,及时发现受审核部门应改善之处,同时要秉着“一审、二帮、三促进”(一审:严格的审核;二帮:帮助审核部门理解相关文件要求;三促进:通过发现受审核部门应改善之处,促进该部门的质量管理工作),内审员在指出这一问题的同时,认真阐述ISO9001标准对质量目标方面的要求,并举例说明了如何分解、制定及实施质量目标,使受审核部门对这方面有了认识,并对发现的这一问题进行了认真的整改。

在审核中,根据过程条款以及相关文件的内容对受审核部门实施审核,要特别注意审核以下内容:

a. 本组织的企业目标与方针,部门的质量目标;b. 本部门的职责权限及与其他部门的关系;c. 资源情况,特别是人力资源和人员培训情况;d. 文件和记录控制情况。

3. C——检查

对内审的检查包括三部分:

a.由质量管理部门检查审核组是否严格按照计划实施,审核人员的审核过程是否符合要求。这一方面的检查工作往往是我们容易忽略的,缺少了内审实施过程的监督检查,就不能对这两方面进行全面地判断,从而就不能为下一阶段——“改进”提供素材。因此,我们在内审计划中已明确了内审总负责人要担负起审核实施过程中监督检查的责任。b. 审核组成员在发现受审核部门应改进之处后,科室提出改进措施,由原审核人员跟踪检查,促使科室得到改进,防止问题的再一次出现。c. 接受第二方或第三方对内审质量的检查。

4. A——改进

改进要求如下:

a. 质量管理部门根据审核情况及措施的改进情况进行总结,行之有效的方式就是通过统计分析方法,对审核发现的不合格的分布、观察意见分布、科室不合格的分布等进行统计分析,并结合前几年内审的情况进行分析,得出质量管理体系文件的运行趋势,在这基础上才能提出有效的纠正/预防措施,从而更有效地对下一阶段的内审工作提供指导。这一方面是我们的薄弱环节,主要是因为:

——我们电力设计行业不同于制造业,难于找到统计对象,统计分析内容少,有很多分析工具不适用于本行业;

——统计分析工作一直难以重视;

——人力资源不够。

但是,为了进一步做好内审工作,按照“PDCA”方法的要求,我们将在滚动式内审结束后,按照以上要求进行一次内审的统计分析工作,以利于更有效地对下一阶段的内审工作提供指导。

b. 对审核组或人员的审核情况的监督进行总结,对发现的问题要进行分析,在下一次内审中注意考虑改正,对不合格的内审员要考虑进行培训或者配备更加合适的人员。

c. 内审工作的实施有效与否是与审核员的工作质量分不开的,建议采取以下措施,充分调动内审员的积极性:

——充分体现“领导作用”,管理者代表指导内审的策划工作,提供内审的各种必要资源,每年应有选择性地参加1-2个部门的审核,以更好地了解审核的情况;

——对优秀的、工作质量高的内审员进行适当的奖励;

—建议进一步提高内审员在组织中的地位,使他们的能力得到充分发挥;

——在组织内部形成为企业多做贡献的氛围,让内审员感受到内审工作的重要性及价值所在,使其自觉提高内审工作质量。

d. 对内审中“PDCA”的过程情况进行总结,持续改进,并如下图一样形成下一个“PDCA” 循环,不断提高内部质量体系审核的质量,达到更高的审核水平。

5.结束语

通过“PDCA”方法在内审中的有效开展,使内审质量得到了提高。并且随着“PDCA”四个阶段周而复始地循环,内审质量一定会得到持续地提高。