杨　洁

[摘 要]随着市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革,与此相关的人事档案工作,若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档案,已经不能适应当今社会发展要求,因此,必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。本文主要谈谈这种模式的含义、特点及建立这种模式的意义。

[关键词]档案;管理模式;变革

一、含义

这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式,与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关,所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1.人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。市场经济的建立,产生了多种经济组织形式,这有利于人才的吸纳、流动,但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事代理制应运而生,人事管理变成了一种社会化的活动,因此,作为人事管理重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说,不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构,只收集管理本单位人事档案,市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构,如各省市人才市场建立的人事档案管理机构,这种机构不是管理本单位人事档案的机构,而是面向社会,其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案,其服务对象更具有社会性,可以为整个社会提供人事档案服务。

2.人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源单一,仅限于本机构人员,内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构,其来源要广泛得多,可以来自该社区范围内各类人员,又由于每类人员身份不同,集中起来显得人员复杂,其档案内容也非常丰富多样。

3.利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才,无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才,选拔合格或优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业,都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围,不仅组织上需要,而且许多个人也需要,那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案,经常会被组织和个人查阅利用,但它们的要求不完全一样,呈现出多种多样的需求。

4.人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立,减弱了人事档案政治化、神秘化的程度,与此同时,信息技术和因特网的飞速发展,改变了人事档案管理和服务方式.可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案,还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流,由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、特点

1.人事档案社会化开放式管理模式,是市场经济条件下的一种新模式,是对人事档案管理模式的补充,与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段,市场经济条件下的新模式,与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理,比较封闭和内向,在过去人事管理中起到了重要作用,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式,而应更新、改革旧的模式,建立新的模式,社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式,是对现代人事档案管理模式的补充。

2.人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理。由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员,管理人员等,其档案与一般人事档案比较而言,具有一定特点,因而在管理模式与方法上也应有所不同。

3.社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势,21世纪,是一个更加开放的社会。知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强,在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

三、意义

在中国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作,原单位领导若不同意调走,其人事档案和户口就不能转走,那么,即便是这个人调走了,但在工作、家庭、婚姻,住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式,每个人是社会人而不只是单位人,每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理,与户籍制度、人事代理制度协调运行,那么许多问题都会迎刃而解。可见,在社会主义市场经济条件下,建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。

在探讨了建立这种模式的必要性之后,再看看有没有这种可行性呢?因为,任何新事物的出现不仅应该是必要的,而且还应该是可行的。对此,我们持肯定的意见。这种新的管理模式不仅是可行的,而且更有利于人才流动、人尽其才,有利于人事档案规范化、现代化以及网络化管理,这可用一些实例来说明.如美国著名的3M公司在广州设有分公司,大约有70多人的人事档案寄托在中国南方人才市场;我国联想集团广州分公司也有不少人的人事档案寄托在中国南方人才市场而中国南方人才市场于l997年就上了因特网,在这个网址里,可以搜寻25 000条人事档案信息,它已经向 1 500个单位提供了人才信息网络的终端,还开发了人才测评软件系统,为7 000多人进行了评估。还有些省市的人才市场对人事档案的管理也采用了社会化模式,并取得了一些成绩。这些都说明我国人事档案实行社会化开放式管理既是必要的,也是可行的,尽管在现阶段主要适用于流动人员人事档案管理,但今后在更大范围内,更多类别的人事档案管理中也是适用的.我们期待着这种管理模式的拓展,以更好地服务于社会。□

(编辑/刘佳)