任　爽

一、基本情况

我场是垦区第三大国有农场。建场五十年来,档案室储备了大量的档案资料,这些资料是农场发展建设的历史记载,是今后发展建设的依据。随着我国各项改革的不断深入,也相应地给档案工作带来了新的变化。目前,我场下设13个基层单位,分级管理,机关组织、劳动、农业、林业、水务等40余个部门都存有档案。

二、存在问题

近几年,由于机构编制和用人制度改革,单位管档案人员变动频繁,出现了忽视档案管理的现象,影响了档案工作的开展,从调查中我们发现目前主要存在以下问题:

(一)档案工作意识淡簿。随着经济体制不断改革,各级部门对档案的管理只停留在传统的档案保管上,认为档案工作不能带来直接经济效益,因此,档案管理必备的条件解决落实差。比如,个别单位没有专用档案室,有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料发霉,损坏,影响档案的整洁、完整,有的单位档案必备的装订设备都无法购置齐备。

(二)档案人员技能差。由于档案人员变动频繁,加之各级档案管理人员没有进行专业知识培训,业务不熟悉,对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档范围等业务不太了解。在检查中,发现有些该归的文件材料没有及时归档,不需要归档的材料装订很好。还有,档案的查阅不按照规定办理,造成档案的缺失。

(三)档案管理制度不健全。各级档案缺乏统一的规范和标准,造成归档范围不明确,文件材料收集不齐全,档案整理五花八门。个别单位档案移交过程中没有及时整理归档,档案分散在各部门管理,没有按规定统一移交档案室,造成档案缺损、丢失严重。近几年,我们每到一个单位检查时,发现50%的档案都在工作人员的个人手中保管,10%在领导手中没上交。致使个别档案室的档案材料不齐全。

(四)档案信息资源利用率低。档案管理人员缺乏创新意识,只管理不利用,达不到利用目的。在检查中,个别单位的室藏档案文书档案占有比例大,而科技、专业、声像档案比例小,这样的室藏结构,不能满足社会需要的多样性。各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象普遍存在。

三、对策及发展思路

(一)提高认识,增强档案工作的意识

档案管理是一项长远的系统化工程,它需要全社会的参与,特别是在提高领导认识程度和网络化管理上细化文章。因此,必须提高认识,增强档案意识,把档案工作纳入整体工作的规划和目标管理之中,制定出《档案管理工作发展规划》。为了保证规划目标的有效实现,还必须从健全网络、严格考核入手,成立由领导主抓,档案人员全面管理,上级档案部门具体指导的档案管理领导小组,明确各部门的职责,层层签订目标考核责任状,采取一级对一级负责,保证三挂钩的运行到位。档案管理部门要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜,库房、阅览室、办公室三分开。目前,还配备计算机、扫描仪等现代化设备,以适应新时期档案的管理。目前,只要领导重视的单位,档案就管得好,基本设施比较完善。

(二)加强业务培训,提高档案人员的整体素质

抓好档案人员素质教育是一个关键环节。业务培训是提高档案人员素质的有效手段,必须要采取长短期轮训和实际操作技能培训相结合的方法,既着眼于专业技术人员的培养,又不忘抓一般工作人员的业务水平提高;既创造条件提供专业技能深造机会,又不忽视岗位技能的培训。一方面组织档案人员参加我省举办的档案培训班进行学习,使他们了解管理档案的重要性,增强责任心;另一方面组织档案人员到业务相同或相近的档案管理先进单位参观学习,邀请档案行政主管部门的领导、专家讲课或指导工作;让档案人员掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术,更新其知识结构,提高其业务水平。还要加强计算机的学习,使他们尽快掌握计算机网络及相关技术,尽快适应档案管理的网络化工作,努力打造一批新型的档案专业人才。

(三)健全制度,推进档案管理的规范化、科学化

没有规矩不成方圆。规范有序的档案管理机制,保证各项管理机制的建立和完善是促进档案事业健康运行和提档升级的根本保障。一是建立健全档案的收集制度。制定出严格的归档范围,确保文件材料的完整齐全。二是建立健全档案管理制度和责任追究制。避免档案的丢失、改动。严格手续,做到移交、接收材料要有登记,借阅、复印档案要有登记,对档案管理中出现的问题要实行责任追究。使档案管理工作向依法治档的轨道发展。三是加强特殊载体的管理制度。对于特殊载体档案要进行规范化管理。如电子文件管理、计算机设备、多媒体设备等标准,都应加以完善。

(四)丰富室藏,加大档案信息资源的开发利用力度

要提高档案的利用率,开发利用好档案信息资源,就必须做好以下几方面的工作。

1.丰富档案信息资源。档案部门要加强档案的接收和征集工作,扩大档案的接收范围和征集门类,力争建成档案数量充足,内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。

2.建立档案目录中心。随着档案数量的急剧增加和现代社会对档案利用频繁需求,传统的档案利用方式与方法已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需要,因此,档案部门必须大力改变和更新档案利用的方法,并尽可能地使用现代科学技术,特别是计算机技术和现代缩微技术等。各级档案部门应建立档案目录中心,将本地区、本系统保存的档案资料,通过实体分散、目录集中的方法汇集起来,实现档案资源的共享。

3.拓宽档案服务范围。 档案部门要有效地开发利用档案信息资源,首先必须转变观念,树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念等五种全新的观念。其次要根据党和政府各方面的中心工作,结合档案部门实际,有重点的开发档案信息资源。在档案信息的传播手段上,要打破常规,充分利用档案部门信息开发的优势,通过各种有效的传播手段,扩大档案馆(室)在社会公众中的影响。电子文件归档、电子档案管理以及电子技术处理出现,为档案信息资源开发利用提出了新的课题。□

(编辑/梁永安)