林万平

将EXCEL电子表格的强大功能巧妙运用于人力资源管理实践中,将会起到事半功倍的效果,使工作效率提高数倍甚至数十倍。以下就是笔者根据自己在企业人力资源管理中的实践和研究,对EXCEL函数在人力资源管理中的运用进行的实例介绍。

筛选同名同姓之人或删除重复姓名

在成百上千的员工姓名中筛选同名同姓之人或删除重复姓名,用手工操作将是一件十分麻烦之事,而运用EXCEL函数可以快速准确地解决此问题。如图1:

众所周知,每个人的身份证号是唯一的,身份证号相同,则表明是同一人,身份证号不同,姓名相同,则表明是同名同姓的两个人。因此,在图中的C列用函数验证姓名是否有重复,在图中的D列验证身份证号是否有重复,然后,用菜单中的“自动筛选”功能,就可以轻易筛选出姓名相同、身份证号也相同的行,然后将之选中,“删除行”则可。

函数释义:COUNTIF函数意为条件计数。C2单元格中的函数意义为:以A2单元格到A列中的目标单元格为查找范围,统计目标单元格的值在查找范围中出现的次数,如果次数大于1,则显示为“重复”,否则,则显示为空格。需查找的起始单元格A2中的“$”符号(在纯英文状态下用“SHIFT+4”键输入)表示绝对地址引用,它不随单元格的向下填充而发生改变,其在函数应用中具有举足轻重的作用。D列中的函数运用同理,只需将A2改为B2即可。

在身份证号码中自动提取出生年月

身份证号码中隐藏着出生年月信息。在建立员工电子文档时,利用函数自动提取出生年月,可省去大量输入时间,并可做到准确无误。如图2:

函数释义:LEN函数,统计文本中的字符个数;MID函数,从文本字符串中的指定位置始,返回指定长度的字符;“&”符号(在纯英文状态下用“SHIFT+7”输入)的作用为连接文本字符。B2单元格中的函数意义为:判断C2单元格中身份证号的位数,如果等于18位,则从C2单元格中身份证号的第7位开始,提取4位字符,然后用“-”符号连接,再从第11位开始,提取2位字符,然后用“-”符号连接,最后从第13位开始,提取2位字符;如果身份证号为15位,其意义依此类推;如果既不是18位,也不是15位,则在B2中标注符号“?”。如果出现了“?”号,则表示其对应的身份证号输错了,提示操作者检查重输。

自动计算年龄或工龄

如图3:

函数释义:DATEDIF函数返回两个日期间的年数、月数、天数(均为整数),引号中“y”表示求年数,“m”表示求月数,“d”表示求天数;NOW()表示返回当前的日期和时间。D2单元格的函数意义为:从B2单元格中的日期始,到当前日期止,求两个日期间的周年数。

进行逻辑判断

IF函数具有强大的逻辑判断功能,前面的例子中已将此函数配合其它函数套用,显示了此函数的一些巧妙用法。只要读者举一反三,定能在实践中找到此函数的更多巧妙用法。下面,再举个简单而实用的例子:某公司在春节前准备给普通员工发放慰问金,进行了如下规定:凡进入本司后工龄在5年及以上的,发放慰问金500元;工龄在2年以上5年以下的,发放300元;1年以上2年以下的,发放200元;1年以下的,发放100元。要求人力资源部据此打印花名册。只要用IF函数,即使有成千上万的员工,也能在一二十分钟内,迅速准确地完成。如图4:

用条件求和函数进行工资统计

举个例子:公司需要抽调部分员工作为机动人员,在多个车间进行顶岗,所在的车间负责核算这部分机动人员的考勤和工资。次月初,各车间将员工工资和考勤报到了人力资源部,要求人力资源部进行汇总统计。

看似杂乱无章的原始资料,只要借助于高级筛选功能和SUMIF函数,此问题就能迎刃而解。首先,进行如下操作:将光标移动到A列→点击菜单上的“数据” →“筛选” →“高级筛选”,出现了高级筛选界面,选择“将筛选结果复制到其他位置”,并在“选择不重复的记录”前打勾,然后在“列表区域”中选择从A2到A15,在“复制到”中选择从H2到H16,点击确定,所有不重复的员工姓名就复制到了目标单元区域。如图5:

然后在I2中输入SUMIF函数,向下填充即可。如图6:

函数释义:SUMIF函数格式为:“=SUMIF(需进行计算的单元格区域,条件,实际求和的单元格区域)”。

批量查找

在人力资源管理中,经常会遇到批量查找工作,如查找某些员工的工资额、身份证号、员工档案编号、年龄等。若只采用编辑菜单中的查找复制功能,在任务较多时,则显得相当繁琐。用VLOOKUP或HLOOKUP函数,则简易多了。如图7:

函数释义:VLOOKUP函数以列的方式查找,HLOOKUP函数以行的方式查找。其格式为:=VLOOKUP(需查找的值,查找区域,查找到目标后需返回的查找区域中对应的列的序号,参数)。说明:目标值所在的列的起始序号为1;参数FALSE表示精确匹配,即查找值与目标值完全一致。

计数统计

人力资源管理中,经常需要统计诸如公司共有大专文化的员工多少人、40岁以上的员工有多少人、月工资2000元以上的有多少人等等,只要请出COUNTIF函数,这些都是极其简单的工作。COUNTIF函数格式为:=COUNTIF(统计的区域范围,条件)。如图8:

在企业管理中,许多工作都可以形成EXCEL电子文档,借助函数及其他功能实现办公现代化管理。以上只是一些简单的实例,EXCEL中还有许多函数,还有许多其他功能(如选择性粘贴、内容重排、公式审核、条件格式等),只要勤学勤动脑,做到举一反三,定能大大简化繁琐工作,成倍提高工作效率。