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北京地区四所高校图书馆分馆运行现状调查分析

2009-10-20李辉华 郑惠伶 张 芸 施立红 王志椿 郭建华

大学图书馆学报 2009年5期
关键词:资料室分馆院系

李辉华 郑惠伶 张 芸 施立红 王志椿 郭建华

摘要以实地调研为基础,从分馆的组建方式、建设规划和目标、文献资源建设、服务对象与内容、培训与监管等五个方面,对四所重点高校图书馆分馆的运行现状进行了梳理和比较分析,总结了可资借鉴的经验。

关键词高校图书馆分馆现状调查分析

在西方发达国家的图书馆系统中,图书馆分馆制是一种经常采用的运行管理方式,但它对国内图书馆系统而言,可以说是一个新鲜事物。在从上世纪末至今的近10年时间里,图书馆分馆制逐渐引入我国,但从整体情况来看,分馆制在我国图书馆系统的发展目前仍处于起步阶段,北京地区高校图书馆的情况就是如此。

在2008年10月22日-11月25日近一个月的时间内,我们实地走访了北京大学、北京师范大学、清华大学、中国人民大学(以下分别简称北大、北师大、清华、人大)的图书馆,就分馆运行模式和管理体制等问题与同仁们进行了座谈和讨论,并以此为基础,从五个方面对各分馆的运行现状进行了梳理、比较和分析,以期对其他高校图书馆的分馆建设与发展有所助益。

1关于分馆的组建方式问题

在调查中我们发现,这四所大学的图书馆代表着两类分馆运行管理模式。第一类是以分散型管理为主的模式。该模式在发达国家的一流大学里较普遍,其管理机制和服务方式也较为成熟。如美国康奈尔大学,以奥林图书馆为中心馆,共设有尤里斯图书馆等16个分馆;又如,美国哈佛大学拥有怀纳德图书馆等100个分馆,斯坦福大学拥有以格林图书馆为首的24个分馆。该模式在国内又有两种情况,第一种是在一个大学内只有一个总馆和若干独立的分馆或院系资料室,没有直属分馆,其典型代表就是北大图书馆。北大图书馆是采用该模式的第一种情形来组建分馆的,即分馆的人(人员)、财(经费)、物(设备)、馆舍(场地)等全部由各院系自己提供,自己管理和维修,自己考核相关人员并对其进行奖惩;同时接受中心馆(即北大总馆,下同)在业务方面的指导、培训、监督和协助管理。2000年分馆建设开始启动,通过自愿加入并签署合作协议的方式进行,到目前为止,北大已组建分馆20余个,此外,还有20余个院系资料室也参与北大文献资源保障体系的工作,但它们与中心馆之间只通过学科馆员进行单向信息传递,如向这些院系师生进行资源推荐和服务宣传。

第二种则是在一个大学内有一个总馆和若干分馆或院系资料室,但直属分馆的数量要远远小于独立的院系分馆或院系资料室,其北京地区的典型代表就是清华和人大图书馆。目前,清华的人文和医学专业分馆是直属分馆,其人、财、物、事、馆舍等权利全部归属图书总馆,由总馆统一调配人员、经费与工资,统一规定文献资源的布局原则、统一使用和维护设备及馆舍、统一管理和考核工作人员等;而经管、法律、建筑、美术这四个专业分馆和其余的院系资料室均是独立运行的,其人、财、物、事、馆舍、文献资源等全部归属所在院系,由所在院系提供采购经费,自行管理和考核其资料人员,同时这四个专业分馆接受总馆在业务方面的指导和培训,而院系资料室与总馆在业务方面的联系则较为松散。与此相似,人大也采用了该模式的第二种情形来组建分馆:从2005年5月开始,用1年左右的时间将商学、经济等五个学院的资料室,彻底合并为一个直属分馆即经济与管理学分馆,该分馆在人、财、物等方面均隶属于总馆,由总馆统一规划文献资源建设和服务、统一安排调配、管理和考核工作人员;2008年11月,又将国际关系与政治学学院的资料室改建为一个直属分馆即国际关系与政治学分馆;而其他院系资料室或院系分馆则一直独立运行至今,即它们的人、财、物等都归属所在院系,总馆通过学科联系人与各院系资料室保持联络。

第二类是以集中型管理为主的模式。它最早出现于发达国家,而在我国则是由厦门大学图书馆率先引进,在北京地区高校中其典型代表是北师大图书馆。北师大图书总馆是采用该模式来组建分馆的,即分馆或学科资料室的人、财、物、事、馆舍等权利全部归属图书总馆,由总馆统一调配人员、安排采购经费、统一规定文献资源的布局原则、统一使用和维护设备及馆舍等。2002年4月北师大图书馆在学校统一规划下,通过行政命令的形式开始组建分馆或学科资料室。到目前为止,已通过整体收编的形式组建了2个分馆(教育学分馆、继续教育分馆)和19个学科资料室(艺术、外文、哲学、中国语言文学等),同时,分馆与学科资料室平级,二者互不隶属,但都在行政上隶属于总馆。

2关于分馆的整体规划或发展方向问题

在调查中我们还发现,当面对分馆建设的整体规划和发展方向等重大问题时,这四所大学的处理是各不相同的。北大是通过建立经常性的制度与机制来予以保证和解决的,具体而言,就是每年都召开由主管副校长、相关院系与图书馆等单位的主要领导人员参加的北大文献资源体系建设会议,制定北大文献体系管理办法及发展规划,确定今后的发展方向。在2008年5月召开的分馆建设规划会议上,制定出了今后4—5年的发展规划,即根据学校学科发展的规划,将分馆建在学院一级,并将继续整合全校各个院系资料室的工作,视不同院系的情况将其资料室统一建设成为规模不一的图书馆专业分馆。同时,将把这种以分散型管理为主的分馆运行模式,作为北大图书馆今后长期坚持并大力发展的方向。

北师大在学校层级上虽未明确提及该问题,但在图书馆层级上,北师大图书总馆则有自己的工作规划:在未来几年中,将把北师大幼儿园、附小、附中的图书室组建为总馆下属的学前教育分馆、初等教育分馆和中等教育分馆;同时,将继续整合全校还未加人图书馆系统、仍然独立运行的其余院系的资料室,并且根据不同院系资料室的具体情况,将其改建成为规模不等、各具特色的总馆下属的分馆或学科资料室。而且将把专业分馆或学科资料室作为今后分馆建设的主要形式。

清华在学校层级上虽未考虑该问题,但在图书馆层级上,清华总馆对本校的文献资源保障系统则有一个明确的建设思路,即由学校和各院系共同构建一个三级文献资源保障体系:学校图书馆(总馆)、若干专业图书馆(分馆)和一批院系资料室组成该保障体系,加强文献资源的共建共享,以提供良好的文献资源和信息服务支撑。在图书馆层级上,人大总馆则将其下属两个分馆的组建,作为为下一步工作摸索和积累经验的试验田。

3关于分馆的文献资源建设问题

北大中心馆与分馆在文献资源建设方面具有明确分工,且各有侧重,独具特色。在文献采购经费方面,各分馆自行负责纸版中文书刊经费的筹集,并与总馆共同分担外文书刊的采购经费,不过,所有电子资源均由总馆统一购买和维护,全校师生均可使用。在文献资源的采集和分藏方面,各分馆主要采购收藏专业性强、参考研究价值大的文献资源,如专著、学术性强的系列丛书、权威教材、国内外会议录及论

文集、教研出版物、本校教师文库、国内外赠书、名人手稿等,同时专业性强的外文期刊也只存放在院系分馆,总馆不再收藏,这就使各分馆拥有了很多独一无二的馆藏文献资源,从而表现出鲜明的特色;总馆则主要收藏通俗易懂、普及性、综合性的大众化文献,同时向全校提供基础学科和交叉学科方面的文献资源,另外,各分馆已有馆藏的文献,总馆将不再购买,但教参书资源主要放在总馆。目前,北大所有分馆和其余院系资料室的馆藏合计达到100多万册。

北师大图书总馆与分馆在这方面也有明确分工,且各具特色。在文献资源的采集和分藏方面,分馆或学科资料室侧重于专业性强、学术价值大的深层次文献资源的采集,如专著、权威教材、本校教师文库、教师赠书等,同时,外文书刊基本上存放在分馆或学科资料室,总馆不再收藏,这就使各分馆或学科资料室的馆藏资源具有唯一性;总馆则主要收藏普及性、综合性的文献资源。目前,北师大所有分馆和学科资料室的馆藏图书达60万册,占全校总图书的17%,另外,还有3000余种中外文报刊。在采购经费方面,分馆或学科资料室的纸质文献的采购经费均由总馆承担,其他院系资料室纸质文献的采购经费均由各院系自己承担;部分院系专用的数据库资源的采购,则由这些院系与图书总馆共同出资建设,其他非专用性数据库资源的采购经费,仍由总馆承担。

清华图书总馆与分馆在此方面也具有明显的特征。在纸质文献分藏方面,专业性强、参考价值大的中外文图书,如专著、权威教材、本校教师文库、国内外赠书等均存放在各专业分馆,总馆不再收藏;而综合性、交叉性和普及性强的连续出版物、专业工具书等则存放在总馆。在电子资源方面,专业性和专用性强的数据库,则放在相应院系资料室或对应专业分馆的主页上,但全校师生均可免费使用,如人文分馆的四库全书、二十五史等数据库就是这样,汽车工程系的SAE、数学系的SIAM等专用数据库也是这样。而综合性与交叉性强的其他电子资源则放在总馆,供全校师生使用。在纸质文献的采购经费方面,两个直属分馆的采购经费均由总馆承担,而其余分馆和院系资料室的采购经费则由所在院系提供;在电子资源的采购经费方面,通用性、综合性与交叉性强的电子资源的采购费用由总馆承担,而专业性与专用性强的数据库则由院系单独出资或与总馆合作购买(总馆与院系各承担一半费用),目前已购这类数据库多达27个,分散在法律、经管、美术等8个院系。

调查中我们发现,在清华图书馆的文献资源中,电子类资源所占比重增长很快,这一趋势今后还将继续。在采购经费的分配上,电子资源的采购费用已占总额的50%左右,该比重还会继续上升。对此,清华图书馆认为,电子资源是图书馆文献资源建设的重点,也是今后馆藏文献发展的方向,因为这可以节省空间,即因纸本文献减少而释放出来的空间,可以满足读者对阅览空间不断增长的需求。此外,他们还认为,对电子资源的回溯库进行买断,可以解决电子资源的不连续性问题,否则,一旦某种电子资源中断出版,那么,以前购买的该电子资源库的文献数据或信息等就无法使用,这样,以前花在该电子资源上的采购费用将付诸东流。

人大经济与管理学分馆在馆藏的纸本文献资源方面,除已收藏的近万册(占该分馆馆藏量的1/14左右)特藏图书、近百册外文专业期刊和近百册年鉴总馆没有外,其余的纸本文献总馆都有,而且还收藏得更全面。2008年11月成立的国际关系与政治学分馆,除了收藏的几十册本院教师赠书外,其余的书刊总馆都有,也更全面。在纸版文献方面,两个直属分馆的采购经费均由总馆承担,其余院系资料室则由所属院系提供采购经费;在电子资源方面,专用性强的数据库,则由相应院系和总馆共同购买,其余电子资源均由总馆统一购买。

4关于分馆的服务对象与方式问题

北大中心馆与分馆在服务对象和方式上有明确分工,且各有重点。在服务对象方面,分馆的读者群主要集中在专业性强、层次深、学术素养高的教师和研究生身上,而总馆的读者群主要集中在普及性和综合性强、有一定层次和学术素养的本科生身上。具体来说,个别分馆面向全校师生开放,但大部分分馆只对本院系的师生开放,其中,有相当部分分馆只对本院系的博硕士生和教师开放,当然,其他院系和校外读者可以阅览和复印,但不外借;而总馆则对全校师生开放。总馆要求各分馆每周最少开馆40小时,其余时间自行规定。目前,各分馆都提供书刊的借阅与荐购服务、接收和管理各类捐赠文献、开展外文期刊的文献传递、收集教学参考书和院系教师的著作、国内外会议文献等传统服务,同时还进行分馆网页的更新与维护、负责组织学科电子资源购买前的预评估、查收查引(个别分馆)等工作。当然,总馆的服务方式和内容比分馆要更多更全面。

北师大图书总馆与分馆在这方面也有相似的特征。在服务对象方面,除了两个分馆和艺术学、信息科学、教育技术这三个学科资料室面向全校师生开放以外,其余16个学科资料室和各院系资料室仅对本院系的教师、博硕士生开放,而其他院系的师生和校外读者可以在此阅览、复印,但文献不外借;而总馆则对全校师生开放。从服务方式看,北师大图书总馆对组建后的分馆未做开馆时间上的统一要求,由各分馆或学科资料室自行规定,基本统一的地方是文献在全校范围内通阅,但不能通借通还,不过,数学、资源与环境科学、生物学这三个学科资料室可在总分馆之间实现异地还书。从服务内容看,分馆或学科资料室的工作人员承担的任务较多,如向总馆采访部荐购书刊,参与院系的文献资源建设,接收、管理院系教师赠书,承担院系新生入学的文献资源教育培训,并为本院系师生开办专题讲座、推介总馆和本馆的资源与服务、协助书商在本馆举办专业书展。此外,还有6个学科资料室制作了自己的主页,来系统地宣传自己的资源和服务。2007年,分馆和全部学科资料室都实现了计算机借阅服务,该系统在图书到期前,会自动给老师发出还书提示信息。

在服务对象和方式上,清华图书总馆与分馆也有明确分工,且各有服务重点。总馆和人文与医学图书分馆的文献资源面向全校师生开放,而经管、法律、建筑、美术等专业分馆都只对本院系师生提供借阅服务,其他院系师生可阅览和复印,若要借书,可通过这四个专业分馆存放在总馆的10张左右的校内借书证来借书。至于院系资料室,则都只对本院系师生提供借阅服务,其他院系师生可阅览和复印,不能外借。在服务方式方面,清华各专业分馆除提供传统的书刊借阅服务外,还制作分馆主页、培训课件,提供定题查询和检索服务等。此外,清华各专业分馆的开放时间并不一致,具体由各专业分馆自行确定。

人大经济与管理学分馆在服务对象与方式上,和总馆相比有一定的侧重。在服务对象方面,该分馆的读者群主要是经济类院系的教师、博硕士研究生、部分本科生,其中,以经济、商学、财金、统计、农

发五院系的读者为主,其人数占该分馆总服务人数的73%,图书借阅量占82%。尽管其他院系的师生也可随时在此借阅,但实际统计数据表明,其他院系师生的借阅量所占比重只有18%。至于院系资料室,则只对本院系师生开放,其他院系的师生和校外读者可以阅览、复印,但不能外借;而总馆则向全校师生提供文献借阅服务。在服务方式上,该分馆不仅提供书刊、学位论文等纸本文献的传统借阅服务,还开展专题培训讲座、为总馆荐购新书、深入到教师办公室并为其提供电子资源的一对一查询辅导、通过学科联系人工作来提供多种信息咨询服务、参加相关院系的学术研讨会并收集会议信息及会议论文等。

5关于分馆的管理、培训与监督问题

分馆的管理与分馆的组建模式直接相关,如采用第一类模式的第一种情形的分馆,就只能对分馆进行业务上的指导和监督;而采用第一类模式的第二种情形或采用第二类模式的分馆,则既能对直属分馆进行人事和行政上的管理,又能对它进行业务方面的监管。北大中心馆为了更好地管理下面的20余个分馆,建立了专门的机构来负责沟通,如分馆建设办公室、北大图书馆分馆建设委员会、分馆工作指导小组等,对分馆在业务方面进行指导,如文献资源的共建共禀、文献编目质量的保证和提高、不同的文献资源管理系统或平台的对接与兼容、正式下单订购书刊前要进行统一的书目查重、对分馆工作人员进行每学期2—3次的技能或业务培训,等等。总馆对分馆的监督主要是通过一个评估机制来完成的。该机制由总馆促成建立,每年对分馆的总体工作由专门组建的分馆工作评估小组进行评估,评估小组成员由总馆馆长、副馆长、分馆建设办公室负责人、总馆各部门负责人以及各分馆代表等共同组成。2008年评估2家分馆,计划用3—5年时间对20余个分馆做一次全面评估。

北师大图书分馆的工作人员均由总馆安排和调配,考虑到与所在院系师生的熟悉程度、分馆工作的连续性和便利性,最后决定分馆工作均由原院系资料室人员承担,同时在总馆设立了分馆管理部。在收编分馆或学科资料室的初期,由总馆委派专人到分馆进行书刊编目数据的回溯工作。此后,分馆管理部又对被收编的所有院系资料室的工作人员进行了专门的培训,并制定了一个长期的培训计划。由于北师大图书总馆长期以来保持了每周五下午全馆闭馆(总咨询台除外)的工作惯例,从而为分馆管理部每学期推出的专门针对分馆或学科资料室工作人员的培训计划的实施提供了充足的时间保障。

清华图书总馆对隶属于自己的人文、医学分馆既有行政上的管理,又有业务上的管理和培训;而对独立于自己的经管、法律、建筑、美术等专业分馆和院系资料室,则只在业务上给予指导与培训,如总馆要求各专业分馆、院系资料室在采购纸本书刊之前,要进行全校馆藏文献查重,以避免重复购买;又如总馆对各分馆或院系资料室人员进行图书编目方法、借还书系统操作方法与技巧等方面的业务培训。此外,清华图书馆每年都要召开分馆业务研讨会,并以此方式来对各专业分馆或院系资料室进行业务方面的指导、培训和管理。

人大图书总馆对隶属于自己的两个分馆既有人事和行政上的管理,又有业务方面的管理和培训;而对独立于总馆之外的参加资源共建的院系资料室,在业务方面给予一定的培训和指导,同时,由总馆的学科联系人定期向其推介、宣传总馆的资源和服务。

6调查收获:经验和启示

通过对上述四所大学图书馆分馆建设的实地调查,可以得到一些有益的经验和启示,同时,也可从中发现一些不足,这对其他高校图书馆的分馆建设与发展都是大有裨益的。在经验方面,北大图书馆在分馆建设过程中比较合理地使用采购经费、给采购资源的院系师生们以较大的自主权,能够贴近读者,快速服务,实现了一定程度上的资源共享,与此同时,还较好地保护了各院系及资料室人员参与分馆建设的积极性;北师大图书馆采用以集中型管理为主的模式便于总馆对人、财、物、事的统一规划、调配和管理,这在较大程度上节约了采购经费、提高了工作效率;清华图书馆在分馆建设过程中积累了一些有益的经验,如在文献资源的采购、分藏、布局和对文献资源未来发展趋势的认识等方面,都有可供借鉴的地方,再如,实现了总分馆间真正的文献资源的共建共享,又如,在文献资源与信息服务的内容和方式的创新方面不遗余力,而且在学科馆员与读者的联系、学科馆员的服务内容与方式的创新上,都做得很到位;人大图书馆因组建了直属总馆的经济与管理学分馆,节省了一批因以前五个院系各自为政、分别采购和维护的文献资源管理系统软件的费用和纸本文献的采购费用等。

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