张彦芳

档案馆作为党和国家的科学文化事业机构,不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能,而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。

一、目前档案馆社会功能发挥方面存在的问题及原因

1.档案馆的利用率低、利用范围狭窄

目前档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的,与国外档案馆的利用率相比相对较低,从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务,为社会公众提供档案服务的比例很小。

2.公众对档案馆认知不深

社会公众对档案馆的性质、地位及其工作职能知之甚少。人们对档案馆的认知程度低,这严重阻碍了档案馆社会功能的实现。其主要原因是档案馆宣传工作没有到位,社会上针对档案馆及其档案工作的宣传少之又少。另外我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”的工作作风。档案馆工作人员只知踏踏实实地做好本职工作,头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识,从而影响到社会对档案馆的认知程度。

3.档案馆的服务水平不高

档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。虽然我们工作人员一直在努力,但是目前档案馆的服务水平依然有待提高。

首先,档案馆主要是等利用者上门,采取被动服务的服务方式。

其次,利用者档案检索较为繁琐、服务设施不够完善。

再次,我国的档案馆编研工作起步较晚,截止目前虽有一定数量的编研产品,但其质量不高、实用性不强、利用范围狭窄、利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。

二、关于档案馆社会功能实现的思考

1.加强档案馆馆际之间的横向联合,形成合力

加强档案馆的横向联合,形成规模效应,将丰富的档案信息以整体优势向社会提供服务,将更显档案馆的实力。

我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态,无论是数量上还是质量上都存在很大差异,有各自的特点和优势,如果加强横向联合,发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应,打破区域界限,从更广阔的空间加强联系,提供综合服务,联合开发档案信息资源,实现档案信息交流的最大流量和最佳服务,使档案的利用向广泛、纵深发展,那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网或以档案信息服务集团的方式,实现档案信息资源的交流与协作,形成合力,为今后加入社会的信息网络打下基础。

2.加强档案馆的宣传工作,采用多种多样的宣传方式

近几年档案工作开展得有声有色,面向公众进行的形式不一的宣传活动此起彼伏。档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己,可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品及举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。

其次,档案馆可以借助新闻媒体的力量进行宣传。采取“广而告之”的方式,向公众宣传档案馆及档案馆工作成果,介绍馆藏档案内容,这样势必会收到良好的效果。

最后,档案馆可以选择适宜场地,长期设立宣传栏,将档案馆工作、馆藏档案内容定期介绍给公众,这样可以大大加深社会公众对档案馆的认知程度。

3.丰富馆藏,提高档案质量

没有丰富的馆藏,“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。丰富馆藏任重而道远,这应该一直是档案馆工作者工作的重心。

但是“丰富馆藏”不可以片面地理解为只是馆藏数量的增加,更多的要注重档案的价值,如果只重视量而不重视质,那么档案的价值不但不能得到有效的发挥,同时也给档案鉴定工作造成很大的困难。因此丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷,在修改、完善有关规定的基础上,将确实具有保存价值的档案收集进馆,从规章制度上减少重复文件进馆,切实加强档案的鉴定工作,以丰富优质的馆藏资源为社会服务,从而使档案馆的社会功能得以实现。

4.做好档案的开放工作,提高编研工作的水平

档案开放,就是在无损国家和个人利益的前提下将档案向社会公众开放,以最大限度地发挥档案的价值。所以做好开放工作是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规,认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案向社会开放。另外应做好开放档案的宣传工作,通过发布公告等方式,向社会公众公布开放档案目录介绍、开放档案内容,以便社会公众知晓,为开放档案利用创造条件。

编研工作是档案利用工作的较高形式,是开发馆藏档案信息资源的重要手段,其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。首先,档案馆要加强编研力量,只有增加人、财、物的投入,为编研工作的开展创造良好的外部条件,才能保证编研工作的正常开展,进而不断提高编研工作的水平。其次,要不断地提高编研产品的质量。编研人员在整个编研工作的过程中必须坚持实用性的原则。这样,才能使编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥应有的作用。

5.运用电子计算机来提高档案馆的工作效率

档案馆工作效率不高,严重影响了其社会功能的实现。利用电子计算机检索可大大提高工作效率。故此,档案馆工作人员要提高认识,并与科研部门积极合作,实现电子计算机检索。

档案作为一种信息,若要充分发挥其作用,就必须进入社会的大信息网络,这是实现档案馆社会功能的最佳手段。建立档案信息中心,实现档案信息资源共享,这样能使档案信息在较为广泛的范围内得以交流,为档案价值的实现创造条件,使档案信息的利用具有更加广泛的社会性,最大限度地发挥档案馆的社会功能。

6.加强人才培养和人才储备

档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。这些变化迫使我们尽快地调整自己,迎接挑战。迎接挑战的关键是提高档案工作者素质。一方面现有的档案人员面临着知识老化、新技术知识较为贫乏的问题,这使档案工作跟上社会的发展节奏,满足社会的需求,受到了一定的制约。为此,加强档案馆现有人才的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。另一方面,我们要积极引进高层次的人才,并要注意人才结构的合理性。当我们档案馆的工作者本身都具有良好的自身修养并且博学,以及具有良好的职业道德时,这样才会赢得社会公众的敬重,从而提高档案馆的社会地位,更好地实现档案馆的社会功能。