聂惠俊

档案汇集了浩瀚的知识和丰富的信息,是社会信息资源的重要组成部分。然而我国由于历史和现实的原因,社会档案意识普遍淡薄,档案利用率偏低。

一、影响档案开放利用的因素

1.档案自身因素

(1)从性质上看:档案信息具有本源性。档案文件记录和反映了各机关、单位已经发生的活动、事件。最初保存档案只是供以后备考,档案信息在档案室阶段主要是面向其形成者的,外部需求不大。

(2)从内容上看:档案信息具有单一性。档案信息的直接服务面比较窄,主要为学者、专家、教师、大学生及其他研究者,虽然通过学术利用所创造的知识成果能够影响社会公众,但这种间接取得却使公众忽视了档案馆应起的作用。

(3)从特点上看:档案信息具有机密性,其中有很多涉及国家安全、社会秩序、个人隐私的内容。许多档案在国家规定的一定期限内拒绝向社会公开,这显然将利用的档案信息人减少,成为制约档案进一步开放利用的瓶颈。

(4)从形式上看:档案信息具有无序性。档案信息是社会活动最原始的记录,具有单一性、凭证性、权威性。档案信息来源广泛,内容丰富,在整理、组卷方面形式多样、主观性比较强,对于普通人而言利用起来颇费时间。

2.档案管理因素

(1)思想观念落后。档案馆的历史渊源性、档案部门和档案人员长时间的自我封闭,使得档案馆在社会公众心目中成了一块“禁地”。除了政府机关和历史研究者,鲜有人会主动走进档案馆查阅。……