卢宏伟

一、高校教学档案

高校教学档案是高校教学实践、教学研究和教学管理过程中创造和使用的一系列原始资料,是具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是整个教学史的缩影和见证,可以直接或间接地展现整个教学史的全貌,反映高校的整个教学活动,是办学的依据和凭证。高校教学档案多属于原生态材料,它既能客观、真实、形象、具体地反映各高校基层单位的教学、教改和管理实际,又能在一定程度上折射出高校在教学、科研、专业建设、师资队伍建设和人才培养等方面的发展轨迹与质量。教学档案是教学科研工作的结晶,是教师通过不断积累和反思教学、提出问题、改进教学的信息资料库,是教学活动和教学研究中不可缺少的依据和参考资料,是了解教学内容、考察学校历史、总结经验教训、改进教学管理、提高教学质量、促进学术交流的信息源。

教学档案是高校档案的重要组成部分,是提高学校教学质量和管理水平的一项重要依据。因此,教学档案不仅要作为一个工作系统来管理,而且要从办好学校的高度来抓好这项工作。

二、教学研究型高校教学档案管理的模式

所谓教学研究型高校指的是以学生为中心,以全面、协调、可持续的科学教育发展观为指导,把教学与科研有机结合,把人才培养与学科建设有机结合,把学习、研究、实践有机结合,以培养高层次、复合型、多样化的高素质创新型人才为根本的高等院校。教学研究型高校的教学档案管理同样体现了以人为本的宗旨,谋求并服务于高校教学、科研的长远发展。

对于教学研究型高校的教学档案管理模式,从管理方法上可以采用分级管理与分类管理相结合的模式,从所采用的技术手段和服务方式上可以采用网络化信息服务模式。

1、分级管理与分类管理相结合模式

(1)分级管理的教学档案管理模式是指根据高校行政管理层次的划分对教学档案进行分级管理,即在校级教学档案部门统一管理的情况下,在各院系设立教学档案管理部门,对教学档案实行校、院两级管理。校级教学档案管理部门制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则,对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序等作出明确的规定。凡是涉及全校招聘、招生、教学/考试安排、学籍及学位管理、科研成果管理等的相关文件归入校级档案管理部门统一保管,各院系产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等可由院系档案管理部门保管。这样既有利于优化馆藏,也方便各院系教师和管理人员的利用。

(2)分类管理的教学档案管理模式是指根据管理对象的特点将教学档案分类进行管理。从校级教学档案管理的角度看,可以把教学研究型高校的教学档案分为以下几大类:第一大类是教学文件及规章制度,包括《教学计划(培养方案)》,《教学大纲》,《教学文件汇编》,《规章制度汇编》,学校及教务处下发的各类文件、规章、规划、计划、总结、各种重要会议记录原件、承办结果等;第二大类是教师档案,包括教师基本信息统计表,晋升职称申报批准材料,教师深造证明,进修、高访登记表,工作量考核表及考核结果总汇、评选文件、资料及获奖证书复印件等;第三大类是科研成果档案,包括教师的教学科研成果、成果转化及获奖情况,发表的学术论文、论著(译著)、编撰的教材、省内外讲学及出国讲学的讲义等复印件等;第四大类是教务、考务档案,包括了在教学、考试过程中高校对各项资源的统一调度和安排的记录等;第五大类是学籍档案,包括本校所有学生的学籍档案及学生在校期间的有价值的档案材料等;第六大类是学位档案。

从院系级教学档案管理的角度看,可以把教学研究型高校的教学档案分为以下几大类:第一大类是教学建设档案,包括教材档案、课程档案、教学档案、实习档案;第二大类是教学管理档案,包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案;第三大类是教学成果档案,包括科技制作、毕业论文成果等。

在整个教学研究型高校教学档案管理的过程中,采用分级管理和分类管理相结合的管理模式,一方面有利于高校从宏观角度加强信息的统筹规划、收集和利用;另一方面有利于各院系对于专业信息的深层次分析和使用,有利于对问题的灵活把握和处理。

2、网络化信息服务模式

教学档案保管的目的就是为了开发利用。开发利用是教学档案管理工作的重要内容,也是体现教学档案价值的有效途径。新形势下提高档案的利用价值,变被动服务为主动服务就是要利用计算机和网络,探索教学档案的现代化管理,通过网络为广大师生服务,从而更好地提高教学档案的服务水平。

前面提到的分级管理和分类管理相结合模式是高校教学档案资源管理方法的应用模式,从高校教学档案管理的具体操作过程中采用的技术手段和资源开发方式看,最重要的模式就是教学档案管理的网络化信息服务模式。所谓的网络化信息服务模式,实际上就是以为利用者提供方便、服务师生、服务教学、服务学校、服务教育为目的,进行教学档案管理的信息化、数字化和网络化。

档案管理的信息化、数字化主要反映在两个方面:一是纸质文档的数字化处理,形成电子文档;二是档案的计算机辅助管理系统,以解决档案的组卷、查找和利用问题。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动,电子文档并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字化、信息化将大大改善其管理和利用的效率。同时教学档案的信息化管理可以降低劳动成本,提高工作效率。

教学档案管理的网络化主要反映在两个方面,一是服务方式的网络化,即档案管理部门可以通过网络和信息系统为使用者提供教学档案信息的查询以及档案信息的统计、分析、报表制作等服务;二是教学档案管理主体的多样化和网络化,以前档案管理的主体就是特定的档案管理人员,网络化信息服务模式的档案管理的管理主体不单包括了传统意义的教学档案管理人员,同时将教学档案的使用者转化为档案管理主体,并分别赋予不同类别的管理主体相应的权限,比如学生也可以成为教学档案管理的管理主体。他们可以通过网络增加、编辑自己的个人信息,这些信息经教学档案管理人员审核确认后即生效存档。同样,新的档案管理系统还存在其他各种不同类别和权限级别的信息提供节点。这种网络化的教学档案信息系统不但能统一处理各种信息和数据,避免自相矛盾,还可以充分利用网络来收集、共享,降低了劳动成本,同时也解决了重复劳动的问题。

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*本文为山东工商学院校级课题(2008G51)的研究成果。

作者单位:山东工商学院管理科学与工程学院