谭金渭

摘要：在实际工作中，高速公路重点建设项目要明确机构，配备专职档案人员，加强档案基础设施建设，建立各项档案管理制度，将档案工作纳入工程管理程序，实施合同制管理，并加强对设计、施工、监理等参建单位档案工作的组织、协调与管理，使他们能够明确任务、分清职责，做好各自的档案管理工作，保证高速公路建设项目档案管理工作的质量。广韶公司于2008年12月10日通过广东省档案局组织9名评审员组成的认定组的认定，成为国家二级企业档案工作目标管理单位。文章研究了广韶公司档案工作目标管理是如何达到国家二级的。

关键词：高速公路；项目档案；档案管理；广韶公司

中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1009-2374(2009)13-0184-02

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用，广韶公司档案工作得到了各级领导及同仁的重视，采取各种可行的措施和方针，认真落实各项档案管理工作，成功使广韶公司的档案工作达到国家二级标准。下面具体谈谈档案管理工作的各项措施。

一、公司领导的高度重视

广韶公司档案工作得到了公司领导的高度重视，为档案工作的开展提供了组织保证。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。自从广韶公司制定档案管理要达国家二级这个目标后，公司便成立由总经理任组长、副总经理任副组长、部门负责人为成员的档案管理领导小组，为档案工作的目标管理提供组织保障，时刻关注与支持着档案工作，聘请档案专业人士，增强档案专业队伍。重视档案室设施设备的配备，前后共投入资金25万，购置了多台计算机、铁柜、防潮柜、安装了档案管理软件及OA转接系统，为安全保管和保护档案提供了良好条件。

二、制定档案管理工作长远发展目标

把档案升级达标工作列入公司的重要议程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和省档案局的领导和指导。档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻陛，制定出有指导性的档案发展规划。因此，公司领导意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程。档案业务上更是得到省档案局监督指导处、省路桥公司综合事务部的指导，大大加快了档案升级达标工作进程。在明确规定档案工作的年度计划和目标后，制定出既符合档案管理要求，又合乎实际的月工作计划、季度工作计划。

根据国家建设工程项目管理规范的要求，将工程资料的形成和管理纳入ISO质量管理体系，对建设过程中的工程资料实行全过程监控。将档案资料的收集归档工作纳入对总包单位工程进度款支付审核范围，保证归档工作与工程进度同步进行。建立档案工作领导责任制，定期对工程项目档案进行检查。将档案工作纳入年终考核，纳入劳动竞赛，并采取在签订合同时保证金的经济手段来控制工程档案的内在质量及外在质量，确保档案的完整性，保证了竣工档案的及时接收。此外，还必须探索电子档案归档模式与方式，进一步加强项目建设、管理中形成的电子文件和电子档案的管理工作。这些档案管理措施都可以根据实际情况运用到档案管理的实践工作之中。

三、建立并逐步落实各项档案工作制度及专兼职档案人员岗位责任制

职责明确，用制度来规范档案管理工作，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制；二是建立健全的档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合公司实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序做出明确的规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

为了保证施工、监理单位从一开始就能够按照国家有关规定做好项目档案工作，从开工建设时起，就坚持实行“工程档案技术交底会”制度，有针对性地对已中标合同工程的施工单位、监理单位及时进行工程档案技术交底。通过工程档案技术交底会，并形成会议纪要，使每个参建的施工单位和监理单位从工程开工建设时起，就能够明确本合同工程对项目档案有哪些要求，必须采取哪些措施才能保证项目档案收集齐全、内容准确、整理规范、按期归档和移交；从项目经理、技术总工到质检员、施工员、测量员、内业资料员都能明确自己的职责。特别是在高速公路工程的重大合同项目的建设过程中，还必须针对项目档案工作中出现的问题，采取及时召开项目档案工作协调会的方式，对出现的问题进行分析，提出整改措施，并对参建各方履行档案工作职责提出具体要求。工程档案技术交底这一措施的推行，在实际工作中取得了非常显著的效果，在档案管理工作中形成了参建各方职责清楚，沟通及时，工作到位，措施有力的良好工作局面，保证了高速公路项目档案管理工作的有序开展。

四、配备业务素质高、责任心强的档案人员

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，一是参加广东省档案局举办的专业培训班；二是派档案管理员到档案管理同行先进单位——粤肇高速公路有限公司学习；三是特别要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能；四是鼓励档案人员自学，岗位成长，为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专(兼)职档案员开展自学活动。广韶公司把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为档案达标升级工作打下坚实基础。因而被评定“业务基础扎实，案卷质量较好，归档率、查全率、查准率等各项指标基本达到国家二级要求，利用计算机对档案进行存贮、检索、统计等取得了一定效果”。

五、加大档案宣传力度，增强全员档案意识

2007年5月，广韶公司组织机关及基层单位管理人员141人参加了《档案法律法规知识测试》答题活动，此活动旨在加强《档案法》的宣传力度，使全员懂法。2008年还召开了《广韶公司档案管理达标升级动员大会暨档案知识讲座》及出版两期宣传栏，进一步普及档案知识，让更多的人了解、关心和支持档案工作，增强社会档案意识。

六、结语

广韶公司虽然已顺利完成档案达标升级工作，成为国家二级企业档案工作目标管理单位，但是我们不满足现状，制定2009年实现档案数字化采集的目标，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。

参考文献

[1]刘建生，高速公路建设项目管理制度指南，人民交通出版社，2005

[2]广东省高速公路建设指挥部，高速公路工程竣工资料编制范例，人民交通出版社，2006