谭贵连

[摘 要]本文依据国家财政部2006年2月最新颁布的《企业会计准则》《中国注册会计师准则》和相关法律法规,具体研究制造业部分重要内部会计控制制度的设计。

[关键词]制造业 内部会计控制制度

所谓制造业,是指直接从事工业生产、提供工业性作业或劳务的生产单位。制造业内部会计控制的内容主要包括:筹资业务、货币资金、采购与付款业务、存货业务、生产业务、对外投资业务、固定资产业务、成本费用业务、销售与收款业务、担保业务和工程项目的内部控制。以下将就比较重要环节的内部会计制度的设计进行阐述。

一、货币资金的控制制度

(一)职务分离制度,出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。不得由一人办理货币资金业务的全过程。(二)岗位轮换制度,单位办理货币资金业务应当配备合格的人员,并根据单位具体情况进行岗位轮换。(三)授权批准制度,单位应对货币资金业务建立严格的授权批准制度,明确审批人员对货币资金业务授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人员办理货币资金业务的职责范围和工作要求。(四)货币资金预算制度,主要包括货币资金预算编制控制和货币资金预算批准控制。(五)货币资金支付制度,单位应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。货币资金支付业务程序分为:支付申请→支付审批→支付复核→办理支付。(六)现金控制制度,单位应加强现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应当及时存入银行。单位必须根据相关规定,结合本单位的实际情况确定本单位现金的开支范围。单位现金收入应及时存入银行,一般不得用于直接支付单位自身的支出。不得私设“小金库”。(七)银行存款控制制度,单位应当严格按照有关规定加强银行账号的管理,并按照规定开立账户,办理存款、取款和结算业务。(八)票据控制制度,单位应加强与货币资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让及注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据遗失和被盗情况的发生。(九)印章控制制度,单位应加强银行预留印鉴的管理。财务专用章有专人保管,个人印章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

二、采购与付款的控制制度

(一)职务分离制度,企业应根据物资采购管理的要求,建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。(二)授权批准制度,企业应对采购与付款业务建立严格的授权批准制度,明确审批人员对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。(三)采购申请制度,企业应依据购置物品或劳务等类型确定归口管理部门,授予相应的申购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的申购程序。(四)预算控制制度,对于预算内采购项目,具有申购权的部门应严格按预算执行进度办理申购手续;对于超预算和预算外采购项目,具有申购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理申购手续。(五)申购审批制度,对于超预算和预算外采购项目,应明确审批权限,由审批人员根据其职责、权限以及单位实际需要等对采购申请进行审批。(六)采购与验收制度,企业应建立采购与验收环节的管理制度,对采购方式的确定、供应商选择及验收程序等做出明确规定,确保采购过程的透明化。(七)付款控制制度,企业应按照相关财政法规规定,办理采购与付款业务。(八)监督检查控制制度,企业应建立采购与付款控制的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期地进行检查。

三、存货业务控制制度

(一)职务分离制度,企业应建立存货业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理存货业务

的不相容岗位相互分离、制约和监督。(二)授权批准制度,应对存货业务建立严格的授权批准制度,明确审批人员对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人员的职责范围和工作要求。(三)购货订单制度,预先核对每份订单编号,检查订单上的授权签字,复核订单内容,妥善保管订单副本。(四)订货制度,大宗货物招标采购,签订合同;防止盲目进货。(五)验收制度,收货部门对货物进行检验;验货后填制收货报告单交购货和会计部门。(六)付款制度,会计部门收到收货报告单后,要与合同核对。核对无误并经会计主管审核后办理货款结算业务。(七)领退料制度,仓库审核领料单无误后发料,对多余材料的处理也应当报经有关负责人批准,以明确责任。(八)保管制度,应建立的主要控制措施有点控制;对大类存货重点抽查,年度决算前对存货进行全面的清查,保管安全控制;要有专人负责消防及其防火、防爆、防腐等安全保障工作。(九)会计核算制度,会计部门应设置实物总账,同时分设明细账,并与实物账和仓库部门的保管卡片定期核对,做到账账、账卡相符。同时对本期到货的实物也应与付款金额进行核对,保证存货记录准确。

四、销售与收款业务的控制制度

(一)职务分离制度,企业应将办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)分别设立。(二)授权批准制度,明确审批人员对销售与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人员的职责范围和工作要求。(三)合同控制制度,企业要严格按照销售合同进行生产和销售,在销售过程中必须签订规范的购销合同。合同必须由专人管理,并根据应收账款的账龄分析清单,实时监控合同执行情况,重视货款到期日的监控工作。(四)发货制度,销售部门应按照经过批准的销售合同编制销售计划,向发货部门下达销售通知单,同时编制销售发票通知单,并经过审批后下达给财会部门,由财会部门根据销售发票通知单,向客户开出销售发票。编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离。(五)销货退回制度,销售退回必须经过销售主管审批后方可执行。销售退回的货物,应经过质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。(六)会计记录制度,企业应在销售与发货各个环节设置相关的记录,填制相应的凭证,建立完整的销售登记制度,并加强销售合同、销售计划销售通知单、发运货凭证、销售发票等文件和凭证的核对工作。(七)收款制度,及时办理销售收款业务,销售收入及时入账,不得账外设账,不得擅自坐支现金;销售人员应避免接触销售现款。(八)应收账款管理制度,应充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等情况,降低账款回收风险;加强丢赊销业务的管理;建立账龄分析和逾期应收账款的催收制度;定期与往来客户通过函证等方式核对应收票据。(十)监督检查制度,监督检查的内容主要包括:相关岗位及人员设置情况;授权批准执行情况;销售管理情况;收款管理情况;销售退回管理情况。

参考文献

[1]《企业内部控制与审计》 李荣梅,陈良民著。经济科学出版社

[2]《企业内部会计控制方法与实务》 王军辉著。中国市场出版社

[3]《内部会计控制制度设计》 赵保卿主编。复旦大学出版社

[4]《企业内部会计控制研究》 张福康,姚瑞马著。社会科学文献出版社