曾　薇

摘要：本文讨论了高校教务员在教学管理中的工作内容、职能特点，分析了目前高校管理中教务员普遍存在的问题，提出了高校教务员工作改进的措施，并阐述了教务员如何做好教学管理工作，实现自我价值。

关键词：高校教学管理教务员工作

在高等学校从事教学管理的人员，主要是学院领导及教务员(或教学秘书)。而学院(系部)领导大多是学者，他们忙于教学和行政管理事务，在教学管理方面主要起着指导作用，因此，日常的具体事务工作诸如：课程安排、一考试安排与成绩管理、学生学籍管理、为学生学位资格审查提供成绩依据、负责本单位教学档案的整理及报关等，都属于教务员的工作范畴，教务员在高校教学管理中发挥着极其重要的作用。为了适应新形势下高等学校教学管理的发展要求，进一步提高教学质量，如何做好教务员工作是一个值得探讨的重要课题。

一、高校教务员在教学管理中的工作内容

(一)教学管理。每学期中安排下一学期的教学任务，如编写开课计划，进行教学计划维护，编排教学周程表，用综合教务系统排课，组织本院教师填写上机计划表，统计落实教师需要多媒体教室上课，协助教务科安排上课时间和教室，向任课教师、学生班级和辅导员发送新学期课程表；开学后的前两周，了解和掌握新课表的循环情况，出现问题与教务科取得联系，从而及时解决处理日常有关调停课等事宜；负责教师工作量的统计上报工作，协助院系领导做好各种实践教学的组织和准备工作，了解掌握教学工作情况及教学计划实施情况，收集教学信息反馈、提出教改及修改教学计划的措施及意见；协助院系领导做好教学检查，教学评估工作中的相关工作；进行相关资料的建档和汇总，如专业教学计划、教学大纲、开课任务书、教学安排计划表、教师上课表、学生上课表、学生的课程设计和毕业论文、领导听课记录表，以及围绕教与学而主办的师生座谈会情况调查等。

(二)选修课管理工作。每学期结束前，组织下学期准备开设选修课的教师向学生介绍选修课的主要内容和课程要求，让学生进行预选修，汇总各门课的预选修学生人数，确定可以开出的课程，并做好相关的开课准备工作，在开学后两周内，做好学生选修课程最终的选、退工作。

(三)教材管理。在学期结束前做好下学期教材订购工作，协助院系各门课程的任课教师落实教学用书及讲义事项，在本院系建立教材展示中心，将历年使用过的教材归档，并提供教师参考，及时了解最新教材建设动态，推荐教师优先选用获奖教材、优秀教材、近三年出版教材及国家教委推荐使用的教材，杜绝选用可能造成降低培养要求及影响教学质量的教材，同时协助领导组织本单位有能力的教师做好自编教材、自编讲义等教材建设工作。

(四)教务方面其他工作。安排好考试日程，做好监考安排工作，学生的学籍管理、成绩管理，学生缓考、补考、重学和学期末试卷收集归档工作。

二、高校教务员在教学管理中的职能特点分析

(一)管理和服务双重性质。教务管理具有管理和服务的双重性质，教务管理是依据教务管理制度对教学工作中的具体教学环节进行管理，具有管理性质_2_。教务管理工作服务于教学工作这一中心，而且提供咨询之类的实质性服务，具有明显的服务性质。教务员接受教务处的指导和院系的主管副院长和系主任的领导，根据学院和院系的教务管理制度对院系的教学活动进行管理，提供服务，具有管理和服务双重性质。

(二)协助性和繁杂性。高校二级单位的教学管理包含了专业、课程、试题、成绩、实习、毕业设计等内容。教务员协助学院领导做好各类报告及相关数据，协助系主任制定各专业的教学计划，教学大纲，协助老师开展学生的教学实习经费的借用及学生的毕业设计，协助学生的四(六)级英语、计算机等级考试报名及学生公选课的指导与操作。教务员管理和服务的对象众多，教务员工作不仅面向上级管理部门，本院的领导、专任教师、本院学生，公共课程的学院如体育、高等数学、计算机、大学英语、马克思、邓小平理论、毛泽东思想概论课程的教务员，还面向全校的学生。特别是随着近几年高校的扩招，教师数、学生数迅猛增长，教务员的管理和服务对象也随之大大增多。教务管理事务本身就多且杂，而身处教务管理第一线的教务员面对的事务更多、更杂，且教务员的工作任务大多具有较高的时效性，必须在规定期限内完成，否则就可能形成教学事故。

(三)业务性与综合性。教务员工作具有自身的特点，与辅导员、实验员、行政秘书和专任教师的工作有很大的不同，具有较强的业务性，它要求教务员熟知并正确理解各项教务管理制度，熟悉各项教务管理事务的办事程序，熟悉操作教务管理系统，对教务员的业务素质有较高的要求。一个新到岗位的教务员，通常需要1学年以上的时间才能充分熟悉和掌握教务员的业务技能。综合性表现在：从学生入学注册到考试，从教材的预定到书本的领发，从课程评估、专业评估、课堂教学质量评估、毕业设计(论文)评估到老师课堂评估、学生综合评估、院系教研室教学评比，从协助主管领导组织有关任用制度、修改教学计划及其教学大纲到根据教学计划编制学期教学任务等，每一教学环节都离不开教务员的参与，如果其中的某一环节出现问题，则会影响正常的教学秩序。

三、目前高校管理中教务员普遍存在的问题

由于一些历史和现实的原因，许多高校只重视师资队伍的建设，忽视教学管理队伍的建设，认为教务工作专业性不强，只要肯干，人人能干，认识上的偏差和管理上的忽视，导致教务员素质参差不齐。概括起来。主要表现在以下几个方面。

(一)结构不合理。包括年龄结构、学历结构和知识结构。高校教务人员的来源渠道多样，有引进人才的家属，有校内外调入，有照顾安排的运动员，有关系户子女，等等，非专业和低学历者多，知识结构比较单一，缺少优秀的懂管理的专业人才。总之，整体结构缺乏科学性，无法形成合理的教务管理人才梯队。

(二)队伍不稳定。教务员每天忙于事务性工作，成就感不强，再加上地位不高，待遇偏低，评职称难，导致教务员队伍不稳定，流动性大。

(三)视野不开阔。教务员存在较严重的部门观和事务观，简单满足于解决二级学院自身日常教务管理中的问题，缺乏对教务管理的宏观把握，缺乏与其他高校教务管理的沟通，更不会从高校发展的高度考虑教务管理的变革。

(四)管理效率低。原因如下：对业务不熟悉，工作方法单一；按部就班，观念陈旧，工作缺少创新；忙于应付琐碎事务，缺乏信息化管理理念和现代化管理能力；个人缺乏服务意识和奉献精神；教务员之间相互推诿。职责不清；部门之间缺少沟通协调，影响交流。

(五)科研能力弱。繁忙的工作占据了教务员的时间和精力，高校教务员的科研意识和科研能力都相当薄弱，而高校管理的激励机制中对此又缺少相应的规定和要求，使教务员更加容易放松自我要求，甘于落后，影响他

们个人的晋升和收入。

四、高校教务员工作的改进措施

如何培养与提高教务员的工作能力，使教务管理工作跃入一个更新更高的层次，是高校面临的一项刻不容缓的课题。

(一)树立良好的心态。教务员必须具备良好的心态，其事务繁琐，要提供良好的服务，就要有良好的心态。首先，要树立正确的管理愿望。孔子曰：“知之者不如好之者，好之者不如乐之者。”只有拥有正确的管理愿望，才能主动、透彻地了解教务管理的工作性质，才能充分认识和挖掘自己的工作能力，创造性地开展教务管理工作。其次，要树立以老师、学生为中心的心态，在教学管理过程中要始终确立让教师学生满意的指导思想，并贯穿实践于每一个工作细节。再次，要博大胸怀，虚怀若谷。把从事教务的成功管理作为自我价值实现的心态，以付出便是对自己回报的心态获取教务管理知识与技能。把不断提升自己的教务管理素养作为乐趣来追求，防止患得患失。

(二)增强服务意识。教务管理工作的实质就是服务，教务员要增强服务意识，以大局为重，主动、超前、高效地做好服务工作Ⅲ。第一，有大局意识。确定教务员的职能，明确教务员的职责，最大限度地发挥个人才能，做好教学院长的助手、教师的帮手、学生的把手，绝不能好高骛远或妄自菲薄。当责、权、利三者相冲突时，要突出管理职责，避免产生不良心态而引发不良行为。第二。主动服务。二级学院教务工作有从属性、被动性的特点，但许多工作又具有时效性，教务员只有主动出击，统筹兼顾，才不会乱了阵脚。如果只是忙于应付，工作成效不仅不明显，反而会误事。第三，适度超前。“凡事预则立，不预则废”。教务工作具有循环性和规律性，每个学期都有类似和相同的工作，比如选修课程安排、重修安排、考试安排等。教务员可以把它们形成日程表，做到想在前，干在先，把握教务工作发展动向。第四，提高效率。效率应该是服务型行业安身立命的根本。教务员对领导、学生、教师提出的各种教务方面的问题。都要及时地解决和反馈，在第一时间里让教师、学生满意。不能解决的，就要上通下达，绝不能含混而过。或推卸责任，拖拉不管。

(三)加强专业造诣。教务员必须具备扎实的专业知识。本科以上学历的教务员都有一定专业知识储备，但仅仅拥有这些是不够的，至少还要进行几个方面的知识准备：一是教务管理方面的知识，教务管理方面的知识有很多，教务员不仅要了解其基本含义，还要熟悉其内容，明确其目的和意义，从而探索教务管理的基本规律，提高管理成效。二是教育管理方面的知识。教务员是对教师和学生进行管理，没有一定的教育管理知识和经验是不行的。教务员不仅要学习教育学、心理学、教育管理学等方面的理论知识和技术，还要系统学习和掌握教学管理的基本含义…。三是所在院系的相关学科专业知识。高等教育具有很强的专业性，它通过一定学科专业来培养高素质的专门人才。教务员必须了解本学院各个学科的课程体系、教学计划和教学大纲，熟悉学院不同学期开设的课程及其任课教师，具备一定的学科专业知识框架。四是基本的信息技术处理能力和外语表达能力。教务员要能熟练地运用教务管理软件、办公软件和其他管理相关软件。而且随着外籍语言教师的增多，以及合作办学的发展，要求教务员能较好地使用英语，加强与外籍老师和外籍学生的沟通。

(四)培养多种技能。教务员还要具有以下几种能力：一是沟通协调能力。教学管理的目标是维护正常的教学秩序。在管理中必然会出现各种问题和矛盾(包括教学资源的协调和人际关系的协调)。二是具备较强的统筹协调能力。在协调过程中，要注意原则性和灵活性的结合，要善于换位思考。诚信处理。三是团结协助能力。教务管理工作是一项集体性的劳动，需要学院内外各个部门、环节的通力合作。此外，教务员作为教务管理工作各环节中的枢纽，还要树立合作的意识。在明确教学院长对本学院教学的整体规划和部署、意图和导向的前提下，加强与各部门的沟通，落实教学管理工作细节。教务员之间，既要明确分工，又要团结协作，决不能口径不一，各自为政。

(五)独立处理问题的能力。教学院长负责全院的教学工作的规划和运行，事务繁忙。教务员必须学会独立、处理问题，不能让教学院长事事躬亲。尤其是出现突发事件时，要能果断地，有理、有节地处理事件并承担责任，事后及时汇报。教务员要具备自我学习能力，树立“活到老，学到老”的理念。高校教育的发展，使教务员的学习内容不断扩展。教务员迫切需要提高自身的法律意识，学会应用相关的法律知识约束自己，强化教务管理工作，防止教学纠纷的出现。教学规模的扩大，学生的增多，都使教学档案管理增加了难度。学习专业的档案管理知识也成为必然。

(六)创新管理和科研的能力。传统的教务员基本都是经验管理者，新时期教务员在积累经验的同时，还要探索教务工作规律，强化创新意识。要关注教务工作的改进，把管理工作和科研活动相结合。例如要及时了解学校教学改革的相关内容和措施，了解高等院校的办学动向、新的管理办法，社会对专业、人才的需求，探讨如何通过教务的科学管理促进教学，等等。

各级领导支持和理解教学管理。建立有效的教学管理评价机制。组织教务员进行进修和培训，组织必要的业务学习和参观学习，开展相互学习和交流活动等，有利于教务员教务管理水平的提高。

五、结语

在高等学校中，教学管理工作任重而道远，教务员只有不断提高自身的综合素质，在学习和工作实践中总结经验，探索规律，尽心尽责地为师生服务，才能做好教务员工作。实现自我价值。

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