沈 琳

摘要随着独立学院办学规模的不断扩大,独立学院的教学管理成为一个值得研究的课题。教学秘书作为高校教学管理环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者,其素质和工作能力直接影响着学院的教学管理水平、管理效率和教学质量。

关键词独立学院教学秘书素质能力

中图分类号:G647文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)06-306-01

独立学院凭借灵活的办学机制和母体学校优良的教育教学资源,越来越受到大众的青睐。教学管理是独立学院各项管理工作的核心,教学秘书是各系的基层教学管理人员,是教务部与各系的联系纽带,是系级教学单位中不可或缺的教学管理、教学监控以及教学辅助人员,更是教、学、管三方关系的统筹协调人员。教学秘书作为高校教学管理环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者,其素质和工作能力直接影响着学院的教学管理水平、管理效率和教学质量。

一、独立学院教学秘书的职责

教学秘书的主要职责为协助院、系领导及教务部处理日常教学管理工作,包括:(1)在系主任领导下,落实教学计划、教学任务,按时给教师和学生发放课程表和校历表,并负责督促和检查执行情况;(2)了解教师教学和学生的学习情况,协助收集和处理学生对教学的意见;(3)检查教学秩序和考试纪律,并及时向系主任和教务部报告,负责每学期期中教学检查和期中、期末考试监考人员的安排落实及重考学生的通知工作;(4)协助组织系里教学经验交流会或学术报告会,协助安排学生的实习和毕业论文的撰写或答辩,负责联系和组织工作;(5)保管全系教学文件、资料和档案;(6)组织学生英语四六级、计算机河北省一级、校内重考等大型考试的报名及准考证、成绩单的发放;(7)负责学生学位证的发放工作;(8)负责系里及学院与母体学校兄弟学院的联系工作等。

教学秘书的工作范围几乎涉及系部教学管理的各个方面,工作量大,头绪多,许多工作都要求在规定的时限内完成,因此教学秘书的工作具有复杂性、具体性、周期性、紧迫性的特点。

二、独立学院教学秘书应具备的素质

(一)教学秘书应具备良好的政治素养

教学秘书的工作处于全院教务管理工作的基层,其优劣直接影响到本系甚至全院的教学活动和教务管理工作。因此,教学秘书要具备良好的政治素养。首先要以“科学发展观”的重要思想武装自己的头脑,保持自我的先进性,树立正确的人生观、价值观、道德观;其次,要忠诚于人民的教育事业,具有强烈的事业心和责任感,树立服务、协调、管理、改革的思想和不计名利得失的献身精神。

(二)高校教学秘书应具有强烈的责任意识

教学秘书处于教学最前线,范围广、事情杂、任务重,十分辛苦、劳累,而教学秘书在领导决策和决策执行实践中起着承上启下的作用。它时刻要求我们必须具有强烈的责任意识。教学秘书对任何一项工作都要严肃认真,大到传达上级指示、小到监考通知,事无巨细,都要一丝不苟、十分细心地及时处理好每一项具体工作。

(三)高校教学秘书应具有优秀的业务素质

教学秘书要具备本专业扎实的业务知识,这样才能充分掌握本专业教学和实习、实验环节的情况,本专业课程设置的科学性、学时数和前后的逻辑关系,这样才能更好的为师生服务。教学秘书作为教学活动的组织管理者,也要懂得教育科学,如高等教育学、教育心理等基本原理,教学过程、教学方法及师资队伍建设管理知识等。

三、教学秘书的能力

(一)良好的协调沟通能力

教学秘书在教学工作中起着联系各部门、教师、学生的纽带和桥梁作用,必须具备良好的协调沟通能力,与方方面面都建立起一种稳定、和谐的关系,才能顺利地开展工作。

(二)处理信息资料的能力

教学秘书承担着大量的具体工作,每天要处理各种文件、资料以及信息。只有客观、全面、及时地处理好这些信息材料,才能保证教学工作的顺利进行。这就要求教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力,也就是对材料分门别类、收藏存档,并向领导及时汇报,向有关教师、学生及时通知。

(三)协调合作的能力

教学秘书的工作活动贯穿于教学的整个过程,它在教学工作中属于最为具体、最为活跃的协调层次。与其他教职员工相比,教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成。这就要求教学秘书不仅要协调好与他人的关系,还要协调好相关部门的工作关系,教学秘书要有这种合作的精神,更要有这种能力。

(四)文字写作能力

写作能力是教学秘书完成工作的基本功,无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流,都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作,完整地表达思想,都将直接影响到教学秘书工作的质量。

(五)创新和开拓能力

创新是时代的要求,是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。作为系领导助手和参谋的教学秘书,应该具有创新和开拓的能力,经常关注并收集各兄弟院校,甚至国外高校相关专业、院系专业设置的改革信息,社会对人才需求规格的信息,以及教学、管理的新措施等。除了对有关信息材料分类整理,向系领导汇报外,还应综合分析,形成自己的思想和见解,为领导提供教学、管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息,给领导的决策提供科学的依据。

总之,教学秘书在教学管理活动中作用显著,他们应紧密结合时代和高等教育发展的要求,不断地学习、更新自己的管理科学和专业知识以及应用技能,更好地为教学服务,使教学管理走上科学化、制度化、规范化的轨道,为推动我国高等学校的发展发挥重大的作用。