刘运良 尹文光

摘要根据医院物资结算信息与财务分离的现状,本文利用医院信息系统平台,开发设计物资结算管理系统,运行近两年来,结果满意。

关键词物资结算系统HIS节点——流

中图分类号:TP311.56文献标识码:A

随着信息化管理在医院中的应用越来越深入,医院信息系统(HIS系统)的开发和应用越来越受到重视豍。但是,医院管理者对HIS大量的数据进行收集、分析和整理的同时,强烈感觉到仅仅依靠HIS的基本功能模块已经不能满足医院管理的需要,对HIS进行深层次的开发和利用提出了更高的要求。

作为HIS基础模块之一的物资(包括药品、卫材、耗材等)管理子系统,绝大多数把解决物资在医院流通环节控制作为重点,很容易忽略在院物资结算这一重要环节,使得物资结算与财务分离,原始信息未得到充分利用。

为强化内部审计的监督职能,开展网上审计,降低控制风险豎。作为HIS系统的有效补充,信息科依托HIS,调研了物资结算与财务的工作联系,设计流程,开发完成物资结算管理系统,该系统经测试与应用,效果很好。

1 概述

1.1开发背景

对医院来说,绝大部分物资结算始终采取先供货后结算的模式,这种模式固然对医院资金的周转有利,但不利于管理,尤其是时间跨度大、价格变动频繁、周转速度较快的物资结算始终是难以掌握清楚的一个现实问题。另外,医院管理层也很难随时掌控物资应付实付款的情况。

长期以来,由于物资结算与财务分离的模式,尽管不断地优化物资结算流程,终归没有摆脱手工处理方式,因此物资结算管理系统的开发已经势在必行。经过对HIS数据结构的深入研究,最终推出我院的物资结算管理系统。该系统完整实现了物资从入库、审批、付款的全过程,从而有力地完善了医院关于物资管理工作,有效地控制了手工结算的不足。

1.2功能与特色

物资结算管理系统的主要功能:(1)逐笔复核。(2)权限控制。(3)汇总打印。(4)错误提示。(5)报表功能。(6)附加功能。

2 实施过程

2.1系统结构

节点——流的数据结构可以很好地实现HIS功能的扩展豏。根据医院常规结算流程和HIS数据结构,明确节点和流。节点:HIS物资管理子系统的入库部分。流:科室会计→科主任→院长→财务会计。

物资结算管理系统包括以下各模块:操作员复核模块、权限设置模块、结算封面打印模块、报表查询模块、相关功能模块。各模块功能具体功能如下:

(1)操作员复核模块:所有操作员均使用同一界面,根据销售清单调用HIS物资入库记录和退货记录,仅需在对帐正确的记录前打勾即可。

(2)权限设置模块:为了预防前级未审核单据向后级传递,我们在设计时采用分极审核原则,即前级未审核单据,后级无法查看,也就达到每笔物资记录的结算都是十分可靠的。

(3)结算封面模块:完成同批所有发票清单的汇总后打印封面,形成一份完整的结算清单。

(4)查询模块:根据医院要求形成自定义报表。

(5)相关功能模块:密码设置、锁屏、打印设置等。

2.2业务流程

物资结算系统采用C/S结构,以PB8作为开发语言,以现有的软硬件为基础,制定具体的业务流程。

我们设计时不改变操作员现有的工作模式和习惯,供应商将销售清单送交至科室会计,各科会计逐笔审核发票清单与相应入库单据是否对应;各科主任登录系统,对初审入库单和发票清单进行实际价格审核并打印封面;院长则根据各科送交的纸质进行审核即可。

在三级审核过程中出现的对帐错误问题,既可以选择忽略错误只对正确审核的物资进行处理,也可以随时终止审核,直至查明对帐错误原因后再次审核。

由于物资结算系统属于工作经验型管理系统,根据我院物资结算的现状,将物资结算系统的级次设置为三级,即科室会计级、科主任级和财务科等三级结构,级次过多反而影响本系统运行的效率。例证:结算系统投入使用后,成功地避免一笔时间跨度大的药品重复结算问题。

2.3设计要点

(1)节点修改:由于物资结算系统的节点仅涉及invmain表,我们仅需增加复核时间和权限编码等三级审核6个字段,用于记录每个流程的审核信息,同时为报表统计提供查询条件,用权限编码控制物资审核的流向。

(2)界面设计:为了便于操作员迅速掌握操作方法,减少对此系统的适应时间,该系统采用与HIS物资管理子系统类似界面,操作员仅输入库单流水号即可调出该单,确认后直接点击“复核”按钮即完成对帐工作。

(3)报表设计:我们依托HIS的强大自定义报表功能,生成各级各类报表。充分保证了医院关于物资结算工作,又满足管理层对物资管理监督的需要。

3 结语

该系统投入运行近两年来,有效弥补了HIS系统的不足之处,彻底解决人工结算的弊端,成功杜绝医院在物资结算过程中可能出现多、少、错、漏的可能性,完全避免了因人为原因可能造成的医院损失。可以预见,物资结算管理系统未来必将成为医院信息系统不可或缺的一部分。