黄金国

摘要:试办独立学院是新形势下我国高等教育办学机制和模式的一项探索和创新,是高等教育办学领域内的一种新生事物。同样,独立学院在各项工作中形成的各类文件材料要不要建档?如何建档的问题就摆到了我们档案工作者的面前。本文通过对独立学院建档工作现况的分析,从建档理论、明晰产权、事业发展、历史地位、法律规范和现实利用六个角度阐述了独立学院建档工作的依据,从确立领导体制、建立管理机制等方面提出了独立学院建档工作的基本路径与方法。

关键词:独立学院;档案工作;建设;分析

中图分类号:G271文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)11—0111—02

独立学院办学时间较短,各校对其档案工作的管理体制、方法尚没有统一,对其档案工作的实践认识尚处于肤浅与不太清晰状态。

一、独立学院建档工作现状

依据国家教育部印发的有关文件精神,“独立学院”是指我国公办普通本科院校与社会力量采用新机制和新模式(新机制指按民营机制运作,新模式即独立模式)联合举办的、以开展普通本科学历教育为主的、相对独立的二级学院。它既不同于以往普通高校按照公办机制、模式建立的二级学院、分校或其它类似的二级办学机构,也有别于典型意义上的民办高校,是我国高等教育领域内的一种新经济成分或新办学模式。大部分独立学院建档工作未能摆上议事日程。其表现形式为:国办大学独立兴建的独立学院,档案管理混同于公办机制模式建立的二级学院,档案材料变成国办大学全宗的组成部分;国办高校与事业单位、社会团体或其它经济体联合举办的独立学院未能集中建档,学院形成的文件材料多散布在各形成部门;在档案管理体制上,学院档案工作游离于国家档案管理体制之外,同样也游离于各类档案社会团体(档案学会、协会)之外。总之,独立学院没有建档是一种普遍现象,这样下去不利于学院事业、不利于档案事业,这种现象需要及时得到改变。

二、独立学院建档工作依据

1.从建档理论角度看。独立学院能否独立建档,或其建档的理论依据是什么?就是要我们回答独立学院能否构成立档单位或其构成立档单位的依据是什么的问题?《档案学词典》中对立档单位的定义及其构成条件是这样规定的:“立档单位(也称全宗构成者)是指形成全宗的机关、团体、企事业单位。其一般构成条件是:(1)可独立行使职权,能以自己名义对外行文;(2)是一个预算会计单位,可编造预决算或财务计划;(3)设有管理人事的机构或人员,并有一定人事任免权。其形成的全部档案构成一个全宗。”[1]而国家教育行政管理部门对独立学院的办学模式又是如是规定:“独立学院应具有独立的校园和基本办学设施,实施相对独立的教学组织和管理,独立进行招生,独立颁发学历证书,独立进行财务核算,应具有独立法人资格,能独立承担民事责任。独立学院还可按国家有关教育事业统计工作的规定,独立填报《高等教育基层统计报表》。”[2]独立学院因实行民营运作机制,在人事管理方面一般实行人事代理制度,内部管理人员实行院长聘任任期制。

2.从产权明晰角度看。国家规定独立学院无论是社会组织机构或个人投资,还是由国办大学自身筹资或转资兴建,都必须在明晰产权关系的前提下实行独立核算,对国有资产实行有偿使用。独立学院在其办学过程中形成积累的各类档案文件材料,其实质是独立学院有形资产和无形资产的衍生物或证明材料,它既不单独属于国办大学,也不能为合作单位单独所有,应该是学院资产的组成部分。这就要求独立学院形成的文件材料应将其作为独立的体系进行处置。

3.从事业发展角度看。目前独立学院发展迅速,它正逐渐成为当前和今后一个时期内我国高等教育发展的重要组成部分。教育部有关领导指出,独立学院是保证我国高等教育今后持续健康发展的一项重大举措,独立学院将会成为今后一个时期高等教育发展的一个亮点。这充分说明了独立学院具有强大的生命力和广阔而美好的发展前景。在学院事业发展的过程中,它不仅会不断形成积淀各种各类文件材料,而且需要利用这些文件材料为学校事业发展科学决策与管理,为教学、科研、生产、生活的建设与维护等活动提供参考、凭证与稽查作用。这就需要我们科学规范、有计划、按步骤地做好这些文件材料的积累、收集、整理、归档与保管工作,为日后利用提供完整、准确、全面、系统的档案信息材料。

4.从历史地位角度看。独立学院的建立是我国高等教育事业不断改革探索的结果,是我国特定历史条件下高等教育事业中出现的新生事物,它正在并将继续为我国的高等教育事业作出历史性贡献,它的形成、发展与消亡理应在我国高等教育事业长河中留下深刻、完整而不是肤浅、零碎的社会记忆,这就需要我们对独立学院形成的文件材料进行独立建档。同时,独立学院建立档案全宗将为后人研究我国高等教育发展史、研究高等教育的办学机制与模式以及高等教育资源的科学配制、更好地把握高等教育发展规律等提供完整系统的物质信息材料。

5.从法律规范角度看。独立学院建档工作也具有法律依据。《高等学校档案管理办法》第二章第六条规定,高校档案机构设置类型有档案馆和综合档案室;第七条第二款又规定:“需要特殊条件或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。”[3]独立学院办学模式的独立性具备了一般普通高校的办学条件与性质,它就是我国高校队伍中的一员,按《高等学校档案管理办法》的规定应设立独立的档案管理机构,科学管理自身在独立办学过程中形成的对学生、学校和社会有保存价值的档案信息资源。但对于国办高校独立兴办的独立学院,由于其与母体高校的关系与合作兴办的独立学院与母体高校的关系相比较存在一定的特殊性,也可按《高等学校档案管理办法》的规定设立母体高校档案机构的分支机构,确保其形成材料的独立性。

6.从现实利用角度看。为了满足独立学院要有独立的校园和基本办学设施、实施相对独立的教学组织和管理的国家规定要求,一般情况下独立学院与母体国办大学都是异地而建,多建立于城市的开发区或科教园区,有的因客观需要与母体高校异市、异省而建;独立学院若不独立建档,将给其日常的档案利用工作带来严重不便。虽然我们身处计算机网络较为发达的今天,但是电子档案信息功能常不能更好地完全替代纸质档案文件材料的功能,在很多情况下,日常工作中仍然离不开纸质文件材料档案的直接利用。因此,从方便利用档案角度看,独立学院独立建档也是必要的。

三、独立学院建档工作方法

1.确立领导体制。从管理角度看,确立档案工作领导体制是建档工作有序、健康、可持续地朝着正确方向迈进的基本保证。独立学院一般实行董事会或管理委员会领导下的院长负责制。在上级领导部门与独立学院的领导体制问题上,由于独立学院还处在试办过程中,学院的归属权尚处于模糊状态,在管理体制问题上还没有明确的规定。也就是说独立学院既不属上级教育主管部门直管,也不受国办大学和合作者直管,这就形成了管理上的断层现象。目前教育主管部门对独立学院档案工作的开展尚无规范性指导意见,这样联合举办的独立学院的档案工作也就处于“无纲之目”的状态。为了确保独立学院建档工作的有序开展,笔者认为:一方面,有关教育主管部门和档案管理部门应尽快制定相关政策弥补这一不足;另一方面,在政策真空期内,独立学院董事会或管理委员会可根据办学地点的情况,就近委托国办大学或办学所在地档案主管部门实行代管,主动委派有关人员积极参加各级各类档案社会团体,了解档案工作信息,确保独立学院建档工作有序、健康、可持续开展,确保建档工作朝着规范、正确的轨道前进。

2.建立管理机制。从管理角度看,建立机制是建档工作开展的基本保证。建立机制就是要我们根据独立学院的自身实际设立档案管理机构、建立档案管理网络、制定档案管理的行政与业务等方面的制度,配备与学院事业发展需要相适应的档案管理人员、办公场所与设备以及符合档案保管要求的库房。在档案管理机构设置方面不必强求一致,具体情况具体对待:对于规模较小、形成材料较少的学院,不必设立专门的档案管理机构,只要指定专人专管或兼管档案工作即可;在制度建设方面要建立以学院档案管理办法为基础的档案规章管理体系,确保学院档案管理有章可循、依法管理、规范管理、科学管理。

3.做好四个方面的工作。独立学院在建档过程中要注意做好以下四方面的工作:(1)建档工作要立足当前着眼长远。即根据独立学院的实际情况和特点,创造性地开展富有特色的工作,要高标准、严要求、守规范、扎实推进建档工作,为未来工作打下坚实的基础,为后人做好示范带头作用。(2)采取多种形式确保独立学院全宗档案的全面、完整、系统、准确。由于独立学院建档工作滞后,建院初期形成的一些文件材料一般都已归到母体高校或有关社会组织的全宗内,有些材料甚至散失在其它社会机构或个人手中;为此,对确属独立学院归档范围的文件材料可采取转让、复制、补充、征集等形式,保证独立学院全宗档案的全面、完整、系统、准确。(3)处理好独立学院与母体高校之间文件材料的关系。在归档文件材料方面独立学院与母体高校之间往往存在着千丝万缕的联系,有一些文件需要双方共同执行,在教学管理和师资管理方面显得尤为突出,为保证双方归档材料的系统与完整,允许双方同时归档。(4)建立纸质常规文件材料与电子文件材料双轨归档制,努力打造好常规档案全宗,积极建立数字档案全宗,服务学校、服务社会、造福后人。

综上所述,独立学院建档工作既是必要的,也是可行的。我们坚信,在教育主管部门和上级档案管理部门的正确领导与指导下,广大档案工作者一定会肩负起对历史、现实和未来负责的责任与使命,通过不懈的努力,不断学习、实践、研究、探索、创新,一定会创造出独立学院档案工作的美好明天。

参考文献:

[1]档案学词典[K].上海:上海辞书出版社,1994,1:165.

[2]《关于规范并加强普通高校试办独立学院管理意见》,中华人民共和国教育部,国教[2003]第8号文,2003年5月14日.

[3]《高等学校档案管理办法》,教育部部长周济、国家档案局局长杨冬权,中华人民共和国教育部令第27号,2008年8月20日.

(责任编辑/彭巍)