窦彦莉

曾建根:

“四式手法”练好内功

企业信息化建设,就像一个人学功夫,需要内功与武功招式兼修。管理水平就是企业的武功招式,信息系统好比内功,只有内功修好的人,武功招式才能真正发挥威力,否则也只是花架子。

企业进行信息化建设是在修炼内功,只有这个内功修好了,企业的管理才能真正落到实处,才能使管理层更好地做出决策,为企业的发展提供强劲的助力,使企业在正确的轨道上迅猛发展。美丰农化有限公司(以下简称美丰)信息中心主任曾建根,根据自己多年的企业信息化经历,总结出了如何修炼企业信息化内功的独门经验。

他认为,练武功都讲究循序渐进,分阶段达成武功修行,强调一个“细与静”。这一点,跟企业信息化十分相似:搞信息化不但要分步分阶段实施,更需要细心、细致和细化。所以曾建根以类比的手法,介绍了如何从细处着手修炼企业信息化内功的“四式手法”:起手式、立阵式、临阵式、破阵式。

起手式打好基础

曾建根说,练武讲究打坐站桩,起手式很重要。企业信息化也需要起手式,这个起手式不但要做好,还要做细,把信息化的“地基”打好。

很多企业上信息系统很迫切,但是却没真正弄明白企业搞信息化是要解决什么问题,要提升哪方面的管理,所以导致上了信息系统后,慢慢发现管理上出现的问题没有解决,达不到提升企业管理的目的。

刚进入美丰的时候,曾建根面临的任务是使企业做到办公自动化,迅速实现各办事处的业务报表的上报及各种报告和销售政策的上传和下达。因为刚进企业不久,曾建根刚开始并不十分了解企业现状,但通过多次与总经理的交谈后,发现他最头痛的是各办事处销售报表数据不准、各种产品销售情况混乱。曾建根并没有急于寻求办公自动化的解决之道,而是把总经理所讲的各种管理上的问题记录并汇总起来,然后按业务模块的方式分成行政管理、财务、仓库、销售、采购等几大类,把这些问题依据其体现出来的业务形式填到各业务模块当中。填完后他发现,有80%的问题是反映在销售模块上,他明白了企业真正需要的不是办公自动化,而是销售管理信息化。有了这个发现后,曾建根决定把业务、财务系统一起实施,从整体上实现数据共享,解决各业务部门各自为政、信息不畅的问题。至此,企业信息化的核心内容也确定了下来。

信息化核心内容定下来后,CIO需要多方位考察信息化成功企业,为管理层注入信心与决心。曾建根的做法就是请管理层去上海、江苏等地的知名企业考察,通过别人的演示,极大地增强了管理层的信心,为后续的信息系统实施扫除了心理障碍。

统一了思想后,就要确立选型方式。曾建根认为,只要真正弄明白了企业信息化的核心需要,选型一般通过招标的形式来进行就可以了。

立阵式关注细节

古之习武者,多为阵前立功,名垂青史。一招立阵式,可以视作攻击的前奏。曾建根认为,企业搞信息化,是企业内部的一次重大的变革,也是一场没有硝烟的战争。企业要打赢这场硬仗,可能有很多种方式,但最有效最快捷的方式,仍是把工作做到细处,尽可能细化信息化工作中的每一项任务。

首先要开好动员大会,为信息化项目确立基调。动员大会既然是要发动全员的一次大会,当然就需要企业的最高领导在场,而很多CIO却忽略这一点。曾建根说:“在企业,最高领导的话语才是最有说服力的,即使企业赋予CIO较大的话语权,但真正能决定一件事情发展方向和最终决定权的,仍是企业的一把手,所以如果没有企业一把手参与的动员大会,不开也罢。”动员大会的目的是让全体员工有了参与的意识并参与进来,信息化项目的支持面越广,阻力就越小。

其次,要组建合理的团队,细研业务需求。曾建根认为,信息化团队的组建很关键,这个团队一定要为满足企业信息化项目实施的需要而构建。团队确定以后,就要开展对企业业务需求的细化分析。需求调研由三方人员组成:软件厂商的实施顾问、业务部门主要业务人员及团队指派的调研跟进员。

第三,要核准盘点数据,保障阶段性目标顺利完成。信息系统都是以数据为基础的,这个基础一定要准确,否则,出来的任何结果都是错误的,不但实现不了信息系统的价值,可能还会误导企业做出错误的决策。所以核准各种盘点数据的准确性是重中之重,来不得半点马虎。

临阵式把握三招

不入虎穴焉得虎子,要破阵,就要进入阵内翻江倒海一番,临阵式因此而出。企业信息化出好如下三招,阵当可破。

第一,制订详细的实施计划,达成阶段性目标。曾建根说:“做项目,计划控制最重要,企业信息化项目尤其如此。因为项目大小和跨度不同,各企业自身管理特性也不尽相同,所以计划的制订也是因地制宜的。但有一点不变,计划越细越好,越详细越容易达到目标。”

第二,强调协同,求同存异。企业信息化建设,阻力最大的还是来自于人,因为信息化工作关系到部门利益、工作量及责权等种种问题,各业务部门在项目遇到难题时,往往会相互推诿。曾建根说,作为项目主导人的CIO,这个时候一定要保持冷静,出现问题的时候,要把团队成员集合起来开会,并且要明确会议主题:这个会不是来追究大家责任的,是要寻求问题的解决办法。

第三,明确分工,按时保质完成工作。曾建根认为,做信息化项目,工作分配一定要明确,只有明确了每个人员的具体职责,并辅以一些适当的奖惩措施,信息化项目进展就会更顺利,出现问题或难题也可以追溯原因,并及时纠正问题,保证项目可以按时保质实现预期目标。

破阵式关注两点

练武之人闭关修炼,全为突破自己武功的最后一个屏障,以达到修为的最高境界。企业搞信息化系统,最终的目标是要使系统能带给企业管理上的提升,实现企业资源的最优化组合,实现利益最大化。曾建根认为,企业信息化的破阵式,只有集中搞好两点,才能取得圆满的效果。

第一,集中精力解决项目难点问题,保证项目顺利上线。企业在实施信息化的过程中,难免会遇到一些一时难于解决的问题,是彻底解决了难题后再继续往下走,还是暂时寻求别的途径绕过去,回头再解决问题?这让很多CIO头痛不已,也是很多项目最后严重超过计划期限或导致失败的根本原因。曾建根的做法是避开“拦路虎”,先寻求别的途径代替这个环节,继续把项目的其它工作进行下去,以免耽搁项目的进程,最后出一个合理的解决方案,使系统顺利上线。

第二,犒赏团队成员,平衡利益分配。曾建根说:“美丰的信息系统于2006年12月18日正式上线运行,因为项目取得的效果令总经理很满意,所以在开年度总结大会的时候,公司对信息化管理团队的所有成员进行了表扬,设置了各种奖项,表彰了先进,体现了公司对信息化工作的支持和认可,也为后续的信息化项目打下了坚实的群众基础。所以我认为论功行赏在信息化项目中也是一个不可忽视的推动力量,是最有效的信息化推动手段和激励措施。”

在“四式手法”的指引下,曾建根把美丰的信息化做得有声有色。当然,信息化建设并不是真正的武学研究,这里只是借武学研究的几个招式形象地标示出企业信息化的不同阶段。而做好每一个阶段的工作,完成阶段性目标是项目成功的关键,要像练习功夫一样,CIO必须一招一式有承有启,细心走好每一步,才能让企业信息化建设取得成功。