吴晓萍

摘要：随着信息技术的发展，办公自动化的普及和计算机在档案管理中的广泛应用，传统立卷方法的繁琐和复杂，给档案工作者带来了很大的工作量，也严重地影响了档案工作的效率和档案现代化管理。

关键词：文书立卷改革档案

0 引言

文书立卷工作是文书处理程序最后的环节，也是把文件转为档案的桥梁。没有文书立卷工作的完善终结，就没有档案工作的良好开端。因此文书立卷工作是公文处理过程中的一个重要业务环节，在文件保管和档案管理中发挥着至关重要的作用。因此2000年12月份，国家档案局《归档文件整理规则》适时的发布，是档案工作改革的重大突破，它以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度地简化整理工作中的手工操作。《归档文件整理规则》的发布，它所体现的“简化、兼容、灵活”的特点，使新文书立卷方法与传统的立卷方法相比较，有更多的好处，但在归档后的整理、统计、利用等方面也显现出少许不足之处。

1 文书立卷改革的有利之处

1.1 缓解了档案员的工作压力，促进了文档一体化的管理。现阶段很多基层单位的档案员在公文处理过程都扮着非常重要的角色，有的甚至兼职单位的文秘人员，因此文书立卷改革给他们带来了诸多好处。《归档文件整理规则》中提出取消案卷，实行文件级管理，这个规定不但减少了档案员的工作量，也减轻了档案员的工作压力。传统的立卷方法，一般都要到年初才把上年度所产生的文件材料集中在一起整理、归类，然后还要拟写案卷标题，填写案卷封面，抄写卷内目录、全引目录、案卷目录等，繁杂的立卷工作，往往让档案员对成千上万的文件材料“望文兴叹”，要花费大半年的时间来完成“立卷”的工作。实行文书立卷改革后，以“件”为单位，档案员完全可以做到公文处理完毕后，先进行装订、盖章等前期基础性工作，等到编卷内文件件号时再做调整，做到随时归档，使档案工作成为日常工作的一部分，让立卷工作“信手拈来、化整为零”。文书立卷工作就是文书处理和档案管理相互衔接的一个重要关口，办公自动化的途径也就是文档一体化管理。文书立卷改革调整了立卷工作流程，改变了原有的每年集中整理归档的传统方法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，做到随办随归，提高工作效率，缓解了文书、档案工作人员的工作压力，推动了文档一体化的最终实现。

1.2 有利于维护档案的原貌和不同形体档案的保管。档案的原貌是体现档案价值的重要因素。传统的立卷方法以“案卷”为主，案卷装订需要整齐，纸张大小不一需要裁齐或裱贴加边：有的报表大小不一；另外有的领导批示签到文件的边缘上；还有些特殊的合同书都很难处理。文书立卷改革后，采用文件级管理，这些问题都可以迎刃而解，有效地维护了档案原件的原貌。

1.3 有利于档案馆控制档案质量，延长档案的寿命。文件材料的质量决定了档案的价值。基层单位的文件材料归档立卷后，具有永久和长期保存价值的档案在档案室保存一段时间后，最终都要移交给上级主管机关或档案馆继续保管。由于档案室和档案馆的利用需求不同，因此衡量档案保存价值的标准会发生变化，需要进行重新鉴定、整理，剔除那些不具备馆藏价值的档案，因此移交进馆前就须返工重新整理。传统的立卷方法是以案卷为主，因此移交的时候也是以“卷”为单位，往往一卷中只有一份或几份存在上述情况，就不得不拆卷重新装订，这样不但费时费力，还会给档案本身带来不必要的磨损。文书立卷改革后，以“件”为保管单位，即使需要再加工，也不存在拆卷的问题，直接按件剔除即可。而且改革后，在归档章与档案盒脊上设置了室编件号与馆编件号，可以方便进馆时重新编号。它所体现的“兼容性”和“前瞻性”使它本身更具有科学性，延长档案的保管寿命。

1.4 便于提供查找利用，进一步加强档案的保密性。文书立卷整理的最终目的是便于提供查考利用，为社会的各项工作服务。传统的立卷方法因为案卷的存在，产生了许多弊端：一是增加了检索层次，检索效率低；二是有的案卷标题拟不确切、不规范，导致检索途径可靠性差；三是要查找某份文件时，通常都是一整卷或好几卷的案卷拿过来翻来覆去的查找，不但不方便查找利用，而且也可能性接触到不在其利用范围内的其他档案内容，破坏了档案保密性的要求；四是查找利用档案时，经常需要提供复印件，以案卷为单位，不易复印，给档案员和利用者带来不便。改革后，因为实行文件级管理，从根本上克服了上述弊端，要查找利用某份文件时，只要是有归档的，便能在归档文件目录找到该份文件的收藏位置。利用借阅时，只提供所需文件，最大限度地缩小了知密范围，而且由于是单份文件，如有需要复印或扫描，也比较容易操作。但为档案的查找利用提供了方便，也相对的加强了档案的保密性。

2 文书立卷改革的不足之处

2.1 在装订保管方面：由于是单份文件装订，保管起来比较零散，因此存在着文件易折、易损、易乱、翻查不便、调卷归位易错等缺点，给延长档案的寿命增强了难度。

2.2 在统计方面：以“件”为保管单位，“一文一件”，统计档案时也是以件为单位统计，使档案的数量成倍的增加从而给档案的统计带来了一定的难度。

2.3 在检索利用方面：一是由于很多档案都存在“一事多文”的特征，改革后，以“件”为单位立卷，固然满足了对单份文件的检索，但也破坏了文件之间的有机联系，不利于文件的成套检索，其中一些无独立性的文件事实上已经失去了检索意义，影响了档案的查全率、查准率；二是由于是单份文件，借出容易丢失或被调换，从而威胁了档案的齐全与安全。

3 解决问题几点建议

3.1 必须要求档案管理人员要有良好的素质，认真仔细的工作作风，严格执行档案交接制度和借阅制度。一是仔细检查移交的档案，在保证文件数量正确的同时，要注意是否有折页或破损的文件，要及时修复；二是档案工作者在查阅档案原件时动作要轻，尽量减少损伤；三是交给利用者的档案套上塑料夹，即可以保护档案原件，还可以防止利用者将文件次序颠倒，在利用完归还时还要认真清点核对，防止丢失或被调换。

3.2 应按照《归档文件整理规则》中“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用“的整理原则，在整理档案时遵循其自身的形成特点，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以体现，保证了档案检索的正确率和查全率。

总之，文件立卷改革是在传统立卷方法的经验上进行了综合与扬弃，是信息时代的产物。它虽有利也有弊，这需要我们档案工作者在实践中认真总结经验，扬长弃短，大胆实践，促使档案工作持续、健康发展，更好地为社会各项工作服务。

参考文献：

[1]郭树根.归档文件整理工作指南.中国大百科全书出版社2001年2月版.