装饰企业信息化管理的现状调查与研究

2009-03-02蔡红张寅孙玢

中国管理信息化 2009年4期

蔡　红　张　寅　孙　玢

[摘要] 本文就企业基本情况､信息化投入状况､信息系统建设及人才管理状况､信息化应用状况､信息化建设效果､信息化发展计划等6个方面,对中国的装饰企业的信息化管理现状做了一个较为全面的调查,以此把握建筑装饰企业信息化管理的发展现状,并根据调查结果进行分析和研究,从而提出加快中国建筑装饰企业信息化管理进程的合理建议,对提升行业的技术进步,促进行业可持续发展具有十分重要的意义｡

[关键词] 装饰企业;信息化管理;现状调查及分析

[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)04-0077-05

建筑装饰行业现已成为我国建筑业中的三大支柱行业之一,作为竞争性的服务行业,其竞争不受保护,直接以市场经营为导向,追求利益的最大化,这就决定了建筑装饰是市场化最早且程度最高的行业之一｡在我国,由于种种原因,建筑装饰企业信息化起步较晚,许多企业对信息化的追求并不是很强烈｡

随着市场经济与全球经济一体化的不断发展,建筑装饰企业面临着更加严峻的市场竞争与挑战｡中国加入WTO后,建筑装饰市场向全球开放,在外资企业进入中国市场的同时,也将带来先进的管理水平和信息技术｡在这样的市场环境中,如何更高效､更有效地控制成本,提高工作效率,提升企业的核心竞争力,是摆在建筑装饰企业管理者面前的重要问题｡企业欲在市场中立于不败之地,就必须进行信息化建设｡因此,“企业信息化”已经成为装饰企业迎接新经济的挑战,在市场竞争中的制胜武器｡

1 装饰企业信息化建设的发展历程

企业信息化是企业不断应用信息技术､深入开发和应用信息资源的过程,是传统企业管理的一次革命｡建筑装饰企业信息化的发展经历了以下3个阶段:

第一阶段为局部规范化管理阶段｡信息系统规范运用于企业管理的一个或几个特定应用领域,绝大多数企业实现了财务电算化,对企业财务实施了快捷､有效和统一的管理,所以也有人称此阶段为财务管理阶段｡

第二阶段为辅助自动化管理阶段｡企业内部进行集约化管理,这表现为实现办公自动化､创建企业管理信息系统｡信息系统规范运用于整个企业管理,辅助支持企业内部的管理流程,如指令的递交､审核､监控或信息发布等｡

第三阶段为智能化管理阶段,即在企业内部管理基础上实现管理的智能分析､决策与控制,同时增加供应链､客户关系等管理模块｡在这一阶段诞生了实时企业,就是把市场情况､客户关系､产品服务对象结合起来,产生信息化的联网｡

由此可见,建筑装饰企业信息化经历了由简单到复杂,由局部到整体,由低级到高级的发展过程｡建筑装饰企业信息化发展得越高级,其与企业的生产､管理､组织的联系就越密切,产生的影响也就越大,同时建筑装饰企业信息化的成功也更依赖于企业良好的运作经验和管理基础｡企业信息化将会减少管理层次,促进组织的扁平化,提高企业的反应速度,也能提高组织的创新能力和服务水平,使企业在激烈的市场竞争中立稳脚步之余,拥有自己的主动权和发展潜力与空间｡深层次的信息化建设将促进企业的流程再造,这也是建筑装饰企业信息化建设发展到一定水平之后可能遇到的瓶颈｡

2 装饰企业信息化管理的现状调查

本文以北京建筑装饰企业为例,采用典型调查法,选取有代表性的不同资质等级的20多家建筑装饰企业作为调研对象,采取问卷调查､面对面深度访谈､电话访谈及网络补充等多种方法进行调查｡共发放调查问卷30份,回收有效问卷23份｡

本文结合建筑装饰行业的特征及调研的目的和要求,对装饰企业的基本情况､信息化投入状况､信息系统建设及人才管理状况､信息化应用状况､信息化建设效果､信息化发展计划等核心指标进行了调查｡

2. 1企业基本情况

被调查企业的所有制类型多种多样,其中:外资投资企业､国有企业､股份有限公司各占8%;私人企业占25%;有限责任公司占50% ｡所调查的企业资质等级不等,企业的注册资金随着资质等级的增加普遍呈上升趋势｡注册资金的来源因公司所有制的不同而呈现出多样性:股份制､自有､集团注资､信贷所占比例分别为33%､33%､17%和17%｡

2. 2企业信息化投入状况

建筑装饰企业投资信息化产品的相应费用比例如表1所示｡

有58%的企业制订了“十一五”信息化建设的规划,投入预算范围集中在60万～100万元｡虽然很多建筑装饰企业开始重视对信息化的建设,但仍有将近70%的企业每年购买行业内的书刊､杂志､报纸费用在1 000元以上,仍然习惯采用传统渠道获取信息｡

由于建筑装饰企业间存在认识水平､重视程度､管理基础和经济效益等方面的差别,装饰企业信息化发展很不平衡｡一般来讲,大型､资质等级高的建筑装饰企业对信息化需求较为强烈;相反,小型､资质等级低的建筑装饰企业对信息化的需求相对不旺｡

建筑装饰企业在信息化建设的投入方面,虽然硬件的投资比例仍然较大,但由于需求原因,对软件和网络产品的资金投入量呈上升趋势,甚至一些装饰企业在现阶段的资金投入中软件的投入比例已经超过了硬件｡

调查显示,所有建筑装饰企业都已建立了自己的网站,包括局域网和对外宣传网站｡但是绝大多数建筑装饰企业对网络的应用只停留在检索､查询､浏览与咨询层面上,只是为传统的商务活动作前期准备,没有充分利用网络资源进行深层的挖掘,尤其是在电子商务､远程监控指挥这两方面的运用上还非常落后｡相比之下,建筑装饰企业内部局域网的应用较为充分,数据信息能够得以共享｡

2. 3企业信息系统建设及人才管理状况

关于企业制订信息化总体规划的情况:50%的企业已经制订;25%的企业正在制订｡67%的企业建立了统一的信息管理制度｡100%的企业建立了内部的局域网,其中局域网的连接方式采用有线连接和采用有线､无线共同连接的各占一半｡58%的企业局域网的规模在50～100人;局域网的传输速率为百兆的占67%,17%的企业达到千兆｡100%的企业建立了对外宣传网站｡企业所建立的网站与“中国建筑装饰网”实现链接的占42%｡

调查表明,有半数以上的建筑装饰企业制订了信息化建设的发展规划,并结合企业自身的需求和信息化建设的情况,制订出了详细的信息化建设的发展计划｡

67%的企业设有专职信息系统管理和维护人员,但专职人员数量普遍很少,多为2～3人｡具体工作是:计算机硬件维护､信息系统的管理和信息系统的建设｡调查表明,凡设有专职信息系统管理和维护人员的企业有50%建立了专门的信息化领导管理机构,而且机构的领导多属于本企业的高级管理者｡开展过“信息化人才培训”的企业占33%,其培训内容集中在信息系统的管理和信息系统的操作使用两个方面｡

2. 4企业信息化应用状况

随着科学技术的发展,建筑装饰企业计算机应用的普及率已经达到了70%～90%,也有相当一部分的企业达到了100%｡企业利用内部网络平台可以进行信息共享､文件交流､电子论坛等活动｡企业利用社会网络平台普遍进行材料与物品采购､浏览网页､检索查询､咨询等活动,但有关网上招投标､远程指挥､采购竞标､技术转让与交易等方面的活动开展得相对较少｡

建筑装饰企业应用计算机技术的领域主要有辅助设计CAD､计算机预算报价､计算机出图､会计电算化,而几乎没有企业使用计算机进行辅助工艺编制CAPP､计算机辅助制造CAM(见表2)｡企业利用信息化系统创建的管理模块及应用状况如图1所示｡

调查显示,目前北京建筑装饰企业计算机应用的普及率很高,企业中的绝大部分人员应用电脑办公,利用计算机技术进行信息处理和辅助管理｡一些企业拥有相当多的信息技术设备,也培养和储备了信息化人才｡但重大信息工程建设､信息系统的使用,如材料需求计划MRP､客户关系管理CRM､决策支持系统DSS等普及率低,发展相对落后,有些企业甚至没有听说过该种系统｡随着建筑装饰企业计算机运用的不断深化和企业自身的需求变化,当前的软件和系统有时从深度和广度方面都很难满足企业的要求,但绝大多数建筑装饰企业并不注重系统的改造和升级｡

再者,建筑装饰企业内部的信息化投入和运用的分布也很不均衡｡企业的设计部门和财务部门已经基本实现了电算化,但企业的决策部门的信息化建设依旧很薄弱｡另外,企业在材料采购､现场施工､工程质量等环节信息化的应用上也较少｡也就是说目前建筑装饰企业信息化建设还处于“战术层”的居多,处于“决策层”和“战略层”的偏少｡

2. 5企业信息化建设效果

绝大多数装饰企业认为通过网络,企业在管理人员的现代科技意识､企业的科技水平､施工组织､设计理念､改进设计手段､研发能力､捕捉科技信息能力等方面取得了明显提高(见图2)｡同时,42%的企业对自己的信息化建设程度表示满意或比较满意,只有17%企业表示不满意｡

2. 6企业信息化发展计划

装饰企业认为现代信息化建设是重要的､比较重要的比例分别为58%和42%｡

各个企业也根据企业自身信息化的建设状况和需求,制订了有利于企业发展的信息化建设的发展计划｡这些计划主要集中在: 制订公司信息化总体规划;建立了统一的信息管理制度;对企业已有系统进行及时的改造与升级;设置或增加专职信息系统管理和维护人员;建立专门的信息化领导管理机构;开展“信息化人才培训”;增加对计算机方面产品的投资;扩充公司内部网络平台和社会网络平台的应用情况;加强计算机技术应用;创建更多信息化系统和相应的管理模块｡

调查显示,随着市场环境的变化,建筑装饰企业已深切体会到信息化建设的重要性,对信息化可以促进企业发展也基本达成共识｡建筑装饰企业竞争环境的变化促使企业向信息化寻求出路,信息技术的成熟以及成本的下降也使北京建筑装饰企业提高了信息化建设的积极性｡

3 装饰企业信息化管理现状分析

调查结果显示,目前装饰企业信息化管理处于不同的发展阶段,相当一部分企业还存在着一些亟待解决的问题,主要表现在以下几个方面:

(1)企业缺乏信息现代化的意识｡由于建筑装饰企业受传统管理模式的影响,尚未完全摆脱陈旧的信息传递方式,无论在信息化理论方面还是在实践方面都尚未成熟｡北京很多建筑装饰企业每年购买行业内的书刊､杂志､报纸的费用达千元以上｡

(2)企业用于信息化建设的资金投入力度依然不够｡与以往相比,虽然装饰企业用于信息化建设的预算有所增加,投入力度也有所加大,但是从投入绝对额占总资产的比重看,半数建筑装饰企业投资信息化建设的费用不足总资产的5%｡

(3)企业信息化人才严重匮乏｡企业信息化是利用计算机､网络､信息技术等现代化手段来实现的,因此需要一批技术人员保障该工作的顺利进行｡调查显示,多数装饰企业中的信息技术人员的数量仅为2～3人,33%的企业(主要是中小企业)缺少信息技术专业人员｡总的来讲,绝大多数装饰企业中信息技术人员的比重仅为企业总人数的1%,其中既懂IT技术又懂业务流程和企业管理的复合型人才就更加稀缺了｡这必将在很大程度上制约企业信息化建设的质量和速度｡

(4)企业系统建设与应用总体水平仍然不高,系统集成水平低｡装饰企业除财务电算化､办公自动化OA系统应用较广外,其他相对复杂的高端应用系统实现较少,有的尚未建立｡即使建立了应用系统,绝大多数企业也不注重系统的升级改造,调查显示,仅有25%的建筑装饰企业对企业中的个别系统进行了升级改造工作｡除此之外,建筑装饰企业往往缺乏总体规划设计和对企业运营的全局掌控,使得信息系统单体应用､部门级应用居多,整个企业的集成水平低,导致大多数建筑装饰企业应用系统处于“信息孤岛”状态｡

4 加快北京建筑装饰企业信息化进程的建议

装饰企业信息化建设是一个复杂的系统工程｡它的目的是为企业降低成本､改革管理机制､完善组织结构､提高企业的核心竞争力｡现代企业管理需要信息技术,企业信息化管理是企业生存与发展的必由之路｡针对以上问题,装饰企业需要从以下几方面切实改进企业的信息化建设:

(1)提高建筑装饰企业对信息化建设的认识,保证全员参与｡企业信息化的主体是企业,企业要真正理解信息化的重要意义,认真研究信息化能给企业自身带来的效益｡当然,装饰企业信息化建设不是任何一个人或一个部门的事,而是由企业管理层决策并指挥和参与的全过程｡企业信息化的建设和实施,需要企业全体人员的参与,特别是领导者应给予足够的重视｡

(2)整体规划､分步实施｡企业信息化的方针应从“整体规划､分步实施”开始｡装饰企业在制订信息化规划时必须实事求是,根据自身的情况合理分析､合理计划､合理制订,遵从满足企业需求､遵循行业法规和标准这两条原则,确保企业信息化建设能够围绕企业的整体战略目标｡在此基础上要有层次地分步实施建筑装饰企业的信息化｡首先在生产过程上实现信息化,为管理､决策的信息化奠定基础;其次是数据处理的信息化,从使用的角度出发自行开发或购买相应的系统软件,对企业各个重要部门的数据进行处理;第三,建立企业的局域网和对外宣传网站,利用网络进行交易､辅助决策｡

(3)完善信息化建设,注重资金利用率｡建立和完善信息资源开发利用系统,充分发挥信息开发利用对节约资源和提高效益的作用,满足装饰企业自身的需求｡装饰企业必须进行信息化成本评估,不要盲目建设,追求大而全的模式,而要结合企业自身实际,合理支出和配置信息化资金,注重资金的利用率,实现信息效益的最大化｡

(4)开展信息化教育,培养信息化人才｡在使用信息系统的同时开展信息化教育和培训,加强信息化理念,强化培训,既可以提高企业人员对信息化的认识水平､使用信息系统的积极性和创造性,还可以增加员工对企业的认识程度和责任感以及对自我价值的肯定｡建筑装饰企业还应该建立专门的人才培训体系,鼓励各类专业人才掌握信息技术,培养复合型管理人才｡在实施信息化的过程中,建筑装饰企业应建立专门的信息管理部门,推动企业信息化进程,提升企业的核心竞争力｡

主要参考文献

[1] 茅颂伟. 融入WT0 后的我国建筑装饰企业管理问题研究[J]. 建筑施工,2007,29(6).

[2] 深圳市建筑装饰(集团)有限公司. 加强企业信息化建设促进建筑装饰行业跨跃式发展[C]//中国建筑装饰协会. 第二次全国建筑装饰行业信息化建设工作会议文件资料论文汇编,2006:139.

[3] 李进峰. 中小型建筑企业发展问题的思考[J]. 建筑经济,2005(1).

[4] 刘伊生,刘玉明,郭霞. 我国建筑业现状及加入WTO带来的机遇和挑战[J]. 北方交通大学学报,2001,25(5).

[5] 窦法平. 信息化是企业发展的必要手段[C]//中国建筑装饰协会.第二次全国建筑装饰行业信息化建设工作会议文件资料论文汇编,2006:126-129.

[6] 北京港元建筑装饰工程有限公司. 信息化建设是推动企业执行力的原动力[C]//中国建筑装饰协会.第二次全国建筑装饰行业信息化建设工作会议文件资料论文汇编,2006:184.

[7] 雷文利. 成都建筑业发展调查与企业核心竞争力构建研究[D]. 成都:西南财经大学,2006.

[8] 许娜. 试论企业信息化及ERP选型[J]. 宁波职业技术学院学报,2005(4).

[9] 姜洪涛. 如何有效建立建筑装饰企业的信息化[C]//中国建筑装饰

协会. 第二次全国建筑装饰行业信息化建设工作会议文件资料论文汇编,2006:133.

[10] 刘治国. 建筑企业信息化规划研究[D]. 北京:北京交通大学,2006.