摘要：高校科技档案是近年来建立起来的新型档案门类，发展速度较快。科技档案在高校与发展管理中发挥着不可替代的作用，他将日益受到各级领导和广大教职工的重视。从宏观上论证科技档案的重要性虽仍有必要，但从微观上深入细致地研究和发展科技档案本身的内在规律更为急需。只有掌握了科技档案归档和利用方面的规律和特点，才能更好地实现科技档案的价值。但目前仍有许多科技文件材料不能归档，影响了科技档案的开发利用。文章基于此进行了探讨。

关键词：科技档案；归档；价值；负责人主持立卷的制度；资料流失

中图分类号：G647

文献标识码：A

文章编号：1009-2374(2009)17-0066-02

一、科技文件材料的特点及其归档现状

科技文件材料具有专业性强、内容复杂、来源渠道分散、载体类型多样等特点。这些特点给科技文件材料的归档工作带来了一定的困难。同时，档案人员为收集归档常常要“跑断腿，磨破嘴”的现象虽有好转，但仍存在一些问题，这些问题也会使科技档案的案卷质量及开发利用受到严重影响。具体表现在：

1、科研人员的档案意识仍比较薄弱。如有的科研人员注重自己使用方便，不愿意归档，今天送一点，明天交一份，挤牙膏式的归档，再加之有些档案人员习惯于墨守“你交我收”的传统归档模式，造成了档案材料不能及时归档。

2、由于科研档案形成周期长，少则几年，多则几十年，涉及的人员多、范围广、内容复杂，这些也容易造成科技材料的散失。

3、科技档案工作起步较晚，工作进展很不平衡，有的单位和部门对有关归档制度和办法落实不够。如“四同步管理”、“实行课题组负责人主持立卷的制度”等都有待进一步贯彻和落实。鉴于科研材料的特点和目前存在的一些现象，很容易造成归档材料缺这少那，不完整、不系统。这种低质量的科技档案必然会对今后的提供利用产生不良影响和带来负面作用。因此，必须加强对归档材料的审查与鉴别，使之达到系统和完整，实现科技档案的利用价值。

二、科技档案归档面临的主要问题

(一)科技管理人员认识不够，造成科技档案收集质量不高

科技档案是科研、生产、建设活动的直接记录和实际反映，它是科学技术发展的一个重要条件，是一项重要的科学技术资源。它既是劳动者继承、吸取技艺的重要来源，又是制造、改进劳动工具的依据，也是劳动对象——自然资源的记录。因此，对提高社会生产力有着重要的作用。完整、准确和系统的科技档案资料，对教学研究和教学实践研究等有很重要的借鉴与参考价值，然而科技管理人员至今仍对科技档案管理意识比较淡薄。“只重研究，轻待档案”的思想还存在，认为档案工作可有可无。另外，科技档案专业性强，周期较长，时间不固定，涉及范围较广，基层技术人员配合意识差，所以收集的质量难以保证。

(二)研究人员的主观因素，造成科技档案资料流失

科技档案的收集是科技档案自身运动进入新阶段的标志，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，这是科技档案工作基本原则的一项重要内容。而研究人员往往没有认识到这一点，科技档案归档意识在他们身上显得十分淡薄，只图自己使用方便，不愿意主动将研究成果资料归档。有的研究人员认为成果是我(或以我为主)研制成功的，技术资料核心部分就应该完全归研制者掌握，再则是怕利益流失，所以把控着核心资料不放。这样就造成了一部分重要的科技资料分散在个人手里，无法保证科技档案的完整性。

(三)档案管理制度不健全，造成科技档案收集不全

到目前为止，仍有高校还存在科技档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。特别是在科技成果管理方面：一是管理松散，如成果产生后，交篇论文登个记就万事大吉，对技术资料的完整性、准确性不再过问；二是操作规范性差，如项目完成后，只要有结题报告，有鉴定证书或专利证书就行了，对上交科技资料的真实准确性缺乏技术支持，并且难以核实；三是科技档案的建档存在缺失隐患，如部分研究技术资料的核心部分掌握在个人手中，若研制者出现意外事故，或者产生其它不可抗力，该成果就将永远丢失或变成不完整的成果。

三、改进科技档案归档工作的对策

(一)完善科技资料归档制度，建立完善的目标管理机制

目标管理机制是指在规定的时间内完成一定的任务而建立的量化管理模式，要求以岗位责任制为基础，把具有竞争性的激励机制导入到档案管理中。“没有规矩，不成方圆”，只有健全的规章制度，才能使科技档案工作有章可循，才能保障科技档案的管理工作按照统一的规范协调一致的发展。根据国家科委国家档案局在1987年制定的国学技术研究档案管理暂行规定，我们将进一步建立和完善档案工作人员岗位责任、科研整理归档、档案保管、档案保密、档案鉴定销毁、档案利用等制度。建立一套系统完整有序的档案制度，对保证科研材料归档是一个有利的保证，并将直接影响到科研档案的有效运转和开发利用。

(二)加大宣传力度，提高对科技成果技术资料归档重要性的认识

搞好高校科技档案工作，首先，要提高对科技成果技术资料归档重要性的认识，另外还要加强对科技成果技术资料归档重要性的宣传力度，在思想上要引起足够的重视，发挥好档案宣传教育对利用者的激发和引导作用，让全社会认识和知晓科技档案也是第一生产力，让全体科技人员都清楚科技成果资料归档的重要性，克服认识上的偏差，从而认真积极地搞好科技成果技术资料归档工作。

(三)制订科技资料归档计划，建立和完善归档程序

科研管理部门在下达科研计划的同时，档案管理部门也要同时作好档案的归档计划。科技档案整理归档制度一直是高校科技档案管理的难点，建立高校科技档案整理归档制度应按“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；结题、验收、鉴定科技成果与结题、鉴定科技档案材料同步；申请专利和登记推荐科技奖励成果与有关部门批发专利证书、下达获奖成果文件和证书以及档案部门出具专题归档情况证明材料同步。对不同的课题建立不同的归档计划，对于研究周期长的科研项目按阶段归档，周期短的科研项目在任务结束时一次性归档。

(四)加强归档工作的检查与审核，确保科技档案真实、准确与完整性

检查与审核是保证科技档案完整性的必要手段。科研管理部门和校档案室要制定出检查与审核办法，学校也可以成立科技成果专家检查审核委员会，为管理部门搞好科技成果技术资料归档工作提供技术支持。一项科技成果产生后，要及时请科技成果检查与审核专家委员会对研制者提供的科技资料作全面检查与审核，必要时，可以要求研制者作相关技术的实验，并按技术资料的内容进行重复演示，以验证技术资料的全面和真实性，最后由专家检查审核委员会出具检查报告，以确保归档材料的真实、齐全和完整性。

综上所述，科技档案的归档工作不是简单的问题，它是各种因素影响下的产物。要想彻底解决，还需要走很长的路。科研管理部门和科研档案工作者必须解放思想更新观念，积极主动地做好科技档案的立卷归档工作，让科技档案在经济建设和社会发展中发挥出重要的价值和作用。

参考文献

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[2]张逸淳．谈医院科技论文的归档管理，兰台世界，2008，(7)

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[4]徐莉，徐新芳．高校科研档案归档问题探析．兰台世界，2008，(13)

[5]崔爱菊．海洋科技档案归档工作中存在的问题及对策．山东档案，2005，(6)

作者简介：肖永菊(1961-)，女，湖北十堰人，郧阳医学院馆员，研究方向：档案管理学。