李凤山　陆建林

档案的多介质存储是信息网络技术时代档案管理的新特点，纸质档案的工作模式逐步被档案信息化管理方法所替代，面对电子文件和纸质文件两类存储介质之间的统一管理，已成了目前档案建设的一个重要课题。

电子文件采集

在全面开展国家电子政务建设的形势下，数字化信息技术的产物——电子文件大量涌现，要采集并管理好电子文件，就必须了解其特性。电子文件是在计算机系统应用中产生并被处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到的文档只是电子文件的某种输出形式。在信息系统内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。所以，要完善电子文件信息的采集，就要积极推进档案信息数据库和多媒体数据库建设，提高信息化建设水平。

档案管理作为公文处理的后续环节，二者是统一于办公自动化系统中的，它们基于相同的数据结构，有统一的应用平台，能实现归档信息的交换，档案管理系统可接纳来自公文处理系统属于归档范围的文件。在公文办结时，归入到相应的归档文件目录中，并输入有关著录项内容，进行预归档处理，在各部门将纸质档案移交到档案部门之后就可以进行归档操作。

电子文件(纸质文件须扫描转化为电子文件)可以由文书人员在文件归档目录下进行登记，使用新增功能按照档案管理的要求进行添加，储存在档案信息系统数据库。……