张爽 王璞钰 吴佳琪 王前

摘 要：文章以苏北人民医院为例，从制度构建、团队建设、技术支撑和开放利用等方面总结了医院口述档案信息资源体系建设的初步实践，分析医院口述档案信息资源体系建设中存在的问题，从而提出了医院口述档案信息资源体系建设路径，以此提升医院口述档案信息资源建设质量。

关键词：医院；口述档案；信息资源建设

记录保存医院的历史口述并形成口述档案信息资源库，对医院医疗技术提升、医疗经验传承、院史档案研究等具有重要的实践价值。当前国内医院口述档案信息资源体系建设仍处于发展初期，医院口述档案信息资源体系建设实践层面的创新性成果较少，还存在很大的拓展空间。自2019年起，苏北人民医院开展医院口述档案信息资源体系建设，三年多来已取得一定成果，共采集到26位老专家和80名抗击新冠肺炎医务人员口述档案，累积拍摄视频110小时，转录文字近50万字；拍摄有效照片3000余张；征集到珍贵实体档案200余件。该项目弥补了传统院史在资源覆盖、历史细节、故事叙事等方面的不足。

一、 医院口述档案信息资源体系建设初步实践

1. 明确制度要求，保证项目顺利实施

首先，制定口述档案项目实施方案。在院党委和院部的支持下，苏北人民医院成立了口述档案项目小组，由院办公室牵头，综合档案室负责项目的具体实施。制定苏北人民医院口述档案项目实施方案和工作计划，包括采访目标、采访人员、采访计划安排、项目预期成果等。专门打造医院口述访谈室，由医院专职档案员和扬州大学师生联合组成口述访谈工作项目组。其次，编制口述档案工作流程和规范。在口述项目正式实施前，项目组多次讨论并编写了《口述档案采集工作流程》《口述档案工作规范》，详细规定了项目进展中各环节的要求和标准；编制了《口述档案受访人信息登记表》《口述档案使用授权书》等文件，规范口述档案工作。第三，规范口述档案整理和保存方法。每次采访结束后项目组成员按照分工第一时间完成文字转录，将采集到的音视频、图片、文字等资料及时整理归档。为保证电子资料安全，口述档案项目所有资料均采用“存1备2”方式存储，主存储硬盘作为日常查询使用，两套备份硬盘进行异地存储。

2. 现代化技术支撑，构建口述档案信息数据库

项目组主要以电子目录和电子档案的形式保存医院口述档案资料，定期进行离线备份。2021年起，苏北人民医院综合档案室大力推进档案信息化建设，更新了“数字档案室”档案管理系统。口述档案项目组结合数字化多媒体、信息数据平台、档案数据库等，在“数字档案室”系统中初步构建了“口述檔案”信息资源库功能模块，包括：文字、图像、音频、视频、实物等多种资源形式，形成了专门的口述档案数据库框架，为将来在线保存口述档案信息资源、构建口述档案信息数据库奠定了基础。

3. 重视资源开放利用，发挥口述档案价值

口述档案项目组一方面全方位收集、整理、保管医院口述档案史料，并汇编成各种专题档案汇编，例如《老专家口述档案汇编》《抗疫医务人员口述档案汇编》；另一方面也将收集到的医院口述档案史料进行提炼和加工，利用医院公众号、内外网等平台讲述医院历史与感人故事，全方位、多角度地向社会各界生动展现了苏北人民医院医务工作者的精神面貌和先进事迹，向社会传播正能量。项目的阶段性成果得到国家档案局官方网站、人民日报社、《扬州晚报》等各类媒体的宣传报道。

二、 医院口述档案信息资源体系建设的问题透视

通过文献调研和实地调查，笔者对江苏省内的医院口述档案信息资源体系建设现存问题进行了梳理。从实践层面来看，口述档案成果仍存在“口述档案信息资源孤岛”问题，即各专家的访谈资料的内容之间相互割裂，尚未深入开发其珍贵的利用价值；从理论层面来看，口述档案信息资源体系建设的相关研究成果极少。笔者结合苏北人民医院在口述档案信息资源建设方面的具体实践，总结直接影响医院口述档案信息资源体系建设质量的关键性问题：

1. 制度层面，方案设计的系统性不足

苏北人民医院综合档案室在正式开展医院口述档案信息资源建设前，虽然已设计了较为细致的建设方案，包括口述档案项目计划、资源采集方式、资源整理方法、资源管理模式等，但在实践中发现，设计的方案兼顾程度不够，覆盖范围不广。其一，口述档案资源采集计划所涉及的受访群体较为单一，只涉及医院的医务人员，包括医生、护士、药师等，而同样与医院发展历史具有紧密关联的病人、志愿者等群体并不包括在内，这在一定程度上影响了口述档案的内容质量；其二，口述访谈提纲较为笼统，针对不同受访者未能进行有特色、有差异的提问，这一定程度上影响了访谈内容的全面性与针对性，使医院口述档案信息资源建设的系统性有所欠缺；其三，未能针对突发情况制定预案，在面对一些突发情况时往往很难做出及时调整，例如新冠疫情的出现影响了口述档案采集计划正常实施，受访者由于疫情影响无法及时到线下参与口述访谈，致使口述档案资源体系建设进程缓慢。

2. 团队建设层面，团队专业素质偏低

口述档案信息资源体系建设是一项涵盖档案学、历史学、文献学和现代信息科学等多学科的工作，其工作团队的专业素质直接影响工作质量。其一，医院口述档案信息资源归档工作中，需要利用信息化手段对资源进行整理、评估、录入等深层次操作，并制定后续的长期保存计划。这一阶段要求工作人员具备多学科知识深度与广度，基本掌握口述访谈技巧、访谈人员历史背景、多媒体工具的操作技巧以及基础的数据库技术。[1]其二，工作团队的机制建设方面还存在不健全、不完善的问题，具体表现为苏北人民医院综合档案室仅有3名专职档案工作人员，而口述档案信息资源建设头绪多、工作量大，需要招募一些档案相关专业在校大学生协助开展工作。在医院口述档案信息资源建设中，工作团队也缺乏动态的激励、考核与评估机制。

3. 技术层面，信息资源库建设深度欠缺

苏北人民医院综合档案室在进行医院口述档案信息资源建设过程中，利用现有档案管理信息系统中的模块化功能，以期构建面向开放服务的医院口述档案信息资源数据库。建立科学的口述档案信息资源元数据标准是构建口述档案信息资源库的关键所在。然而在实际操作中还存在一些困难，导致口述档案信息资源库建设处于瓶颈阶段。其一，医院口述档案信息资源元数据标准较难界定。目前，我国应用于口述档案信息资源管理的元数据标准较少，导致综合档案室在进行医院口述档案信息资源的元数据标准建设时，可参照的实例较少。其二，医院口述档案信息资源的相关概念及属性的定义尚不完善，且口述档案信息资源元数据整理工作量较大，耗时长，导致苏北人民医院口述档案信息资源元数据加工程度不深，口述档案信息资源库建设有待进一步深入。

4. 开放利用层面，开放权限和信息系统亟须完善

随着医院口述档案信息资源库逐步建立，如何将信息资源最大限度地开放与利用，也是亟待解決的问题。医院口述档案信息资源的开放受到伦理、法律、信息技术等诸多因素影响。其一，由于国内关于口述档案伦理问题尚无统一的回答，医院口述档案信息资源所涉及的隐私、敏感历史等问题也一定程度影响了相关资源更大范围的开放和利用。[2]其二，苏北人民医院综合档案室根据前期设计方案，在现有的“数字档案室”管理系统中构建了口述档案信息资源库基础框架，仅有口述档案信息资源目录信息，系统功能和形式较为单一，无法满足用户愈发精细化、专业化、多样化的需求 。

三、 医院口述档案信息资源体系建设路径

1. 明确医院口述档案信息资源建设原则，设计科学全面的建设方案

设计医院口述档案信息资源的建设方案前应明确建设原则。一是规范性，要求建设中所涉及的所有标准、术语和规定符合业界要求，并形成完整、系统的规范性手册。二是可扩展性，要求医院口述档案信息资源建设的每一阶段都可根据需要进行灵活构造与扩展，以确保建设顺利进行。三是可持续性，旨在提升医院口述档案信息资源建设的最大价值，强调通过不同手段，对资源内容进行及时更新与维护。四是开放性，是整个建设的最终目的，项目组应尽可能地开放档案信息资源，宣传和弘扬医院口述档案信息资源所蕴含的宝贵精神与文化内涵。鉴于上述建设原则，在制定建设方案时，应参照学界与业界的标准，提升方案的科学性。全面收集医务工作者、患者、医院志愿者等各类人群的口述资料，从而保证口述对象由单一逐渐走向多元，提升口述内容的全面性和完整性。在建设工作正式开展前，应更加科学、全面、系统地设计医院口述档案信息资源建设方案，尽可能做到统筹兼顾，便于操作与应用。根据口述档案信息资源建设需要，撰写配套的应用手册、方案指南和注意事项。

2. 重视团队建设机制的完善与健全，提升研究人员总体素质

人才是推动医院口述档案信息资源建设持续发展的关键所在。为满足医院口述档案信息资源建设跨领域、跨学科的需求，人员应具备多元的知识面、较强的交叉学科素养、前沿的医学视野和优秀的沟通协调能力。首先，增强团队的专业素质。在医院口述档案信息资源体系建设准备阶段，一方面组织团队成员充分查阅、详细了解受访者背景资料，并与受访者建立良好的信任关系；另一方面，注重学习掌握可能涉及的专业知识和访谈技巧，关注国内外医院口述档案信息资源建设的实践案例，总结归纳其做法，提高专业素养。其次，改进专业团队的工作方式。访谈过程中成员分工协作，互相检查补充；定期举办学术交流会、业务培训等，探索医院口述档案信息资源体系建设的最佳实践模式，进一步扩大医院口述档案信息资源体系建设成果的学术水平与社会影响力。

3. 关注信息技术的标准性、先进性与适用性，提升医院口述档案资源信息化水平

首先，构建标准化、可行性强、实用性强的元数据标准框架，以统一的资源数据标准格式完成医院口述档案资源的内容整合和规范存储。目前，苏北人民医院依托国家档案局发布的《口述历史电子档案元数据方案》，在国内外相关专业领域关于元数据的理念和标准的研究基础上，积极借鉴可用的元数据框架，初步构建了医院口述档案信息资源的元数据方案。元素包括口述者、采集者、校对者、采集时间、采集地点、口述内容关键词、时长、语种、口述资源类型、采集、保管期限、权限、存储。其中口述者元素修饰词包括姓名、民族、性别、籍贯、出生日期、年龄、政治面貌、文化程度、荣誉、科室、方言、著述；采集包括采集设备、设备型号；存储包括在线存址、离线存址。其中方言、校对者、语种、采集、离线存址为可选项。下一步医院将通过问卷调查、专家咨询等方式对前期初步构建的医院口述档案信息资源元数据框架进一步论证，不断优化元数据标准，以便医院档案工作人员开展口述档案元数据后续处理和加工。其次，建设操作性、实用性较强的口述档案管理系统，即可实现对口述档案资源采集、组织、存储与利用等各环节进行全过程管理的一体化信息系统。医院可在对口述档案资源进行综合分析的基础上，基于实际的资源管理需求，进一步完善“数字档案室”中的“口述档案”功能模块，将所收集、整理的口述档案信息资源存储其中，并通过标准化的元数据框架予以智能化整合，最终实现多种形态的医院口述档案信息资源全流程管理，包括文字、图像、录音等各种资源的检索以及更深层次的资源开发与利用。[3]

4. 重视医院口述档案信息资源的开放与利用，加强对外交流合作

要构建开放的医院口述档案信息资源平台，加强医院口述档案数据库建设，从不同视角研究和发掘用户的多层次需求，提供针对性、智能化的开放共享服务，同时应重视开放共享中口述档案信息资源的安全和保密问题。苏北人民医院在医院口述档案信息资源利用方面，发挥自身优势，在推出《百年济世》电子书的基础上，借助各方力量加强与国内外媒体、专业学术平台合作，扩大医院口述档案信息资源建设成果知名度，与口述历史专家和专业人员互动交流，进一步提升医院口述档案信息资源体系建设成果的社会影响力。医院也可通过制作纪录片、线下陈列展览等方式，进一步开展口述档案的宣传推广工作，实现口述档案信息资源的社会效益最大化。

*本文系江苏省医院协会医院管理创新研究课题项目（项目编号：JSYGY-3-2021-622）、扬州市软科学课题项目（项目编号：YZ2021213）、苏北人民医院院级课题项目（项目编号：YYGL202006）阶段性研究成果。

*通讯作者：王前

注释与参考文献

[1]杨康，杨超，朱庆华. 基于社交媒体的突发公共卫生事件公众信息需求与危机治理研究[J]. 情报理论与实践，2021（3）：59-68.

[2]黄霄羽，何雅妮.社群口述档案对成员身份认同的作用表现[J]. 北京档案，2020（4）：4-8.

[3]冯云. 图书馆口述文献数字化策略探讨[J]. 新世纪图书馆，2022（3）：39-45.