吴美玲/文

随着信息技术的持续发展，各种信息化系统争相出现，并被广泛应用于企业发展中，深刻影响着人们的生产生活，也带动了行业、社会不断进步。企业在应用信息化系统时会考虑当前所处的外部环境、自身实力、未来发展需求等因素，逐渐实现信息化。并且企业内部各职能部门应用的信息化系统功能各不相同，相关人员建设各系统前要进行统筹规划。然而实际上可能因为资源、技术等的限制，企业内部建设信息化系统时并没有花费足够的资金、精力进行系统功能筹划，也没有对各系统间数据接口进行合理设置，延误各职能部门信息化系统建设进度的同时，阻碍了企业整体发展。基于此，文章主要研究企业信息化管理过程中存在的问题，分别从基础数据治理、应用系统、数据管理、信息安全、信息化治理五个方面展开，并提出可行的信息化建设路径，希望能够有效推动企业信息化系统建设，并提高企业经营效率。

信息化建设 经营管理 企业发展

新时期，各种信息技术层出不穷，随着云计算、云平台、物联网、大数据等技术的出现，各行业内信息化系统建设理念已基本成熟，同类型企业也在学习成功经验，逐步建设共享系统功能，尽可能基于自身优势用更低的成本建设更加成熟的软件系统。各企业建设信息化系统并不是一朝一夕可以实现的，需要花费较长时间进行探究、分析、建设、试运行、调试等，还需要各职能部门人员相互扶持、帮助，才能保障所建设的系统功能符合各岗位人员实际操作习惯，且与原有财务、业务工作流程相适应。不同行业企业、不同规模企业在建设信息化系统时要做好统筹规划工作，才能有序开展后期一系列活动。但实际上各企业建设信息化系统相对盲目，并没有花费足够的时间和精力研究功能需求，也没有与各层级人员深入沟通交流，以致信息化系统建设工作开展并不顺利，从而影响系统功能作用的发挥。

企业信息化管理过程中存在的问题

基础数据治理

新时期，现代企业在发展运营过程中必须借助先进的信息化系统满足各种业务、财务管理工作的需求，如数据服务器、文件服务器、应用型服务器、网络架构等。各企业内部高层人员也意识到了信息化系统对各职能板块的重要作用，纷纷在人员、组织架构、技术、流程等方面提供帮助，以促进基础信息化设施建设，后续依据实际需求对其进行功能更新升级。但多数企业并没有很好地顺应时代变迁，没有在短期内更新内部信息化基础设施功能，依旧在使用传统、老旧的信息化网络设施，影响后续各环节功能更新，也影响基础数据信息发挥作用。

应用系统

企业在不同发展阶段，各职能部门对信息化系统功能的需求不同，所以会先后建设多套信息化系统，后续随着实际业务发展需求的变化和信息化技术水平的提升，各板块系统功能会逐渐被淘汰或更新升级，以便更好地满足当前业务活动需求。一般来讲，企业内部信息化系统基本覆盖业务、财务活动流程，并且具有一定的灵活性、安全性、响应度、便捷性、可靠性，预留的升级空间较大。例如，F 企业内部信息化系统有OA 系统、MES 系统、金蝶财务系统、门禁系统、资源管理系统、文件共享服务器等，各个职能系统都有不同功能，且随着实际业务量、业务领域的变化，这些系统功能的使用权限和覆盖面会发生变动。

数据管理

目前，各企业内部信息化系统中数据管理方面存在的问题有：业务环节转变为数的映射有难度，主要是各职能部门间数据信息无法共享，存在严重的信息壁垒、信息孤岛现象；相同内容数据在多个系统中存储，既占用系统内存，又会因数据重复造成的体量大影响后续工作采集；不同职能系统对数据的统计、记录标准不同，需要相关岗位人员手动进行处理，这会产生一定的人工操作误差，影响基础数据信息统计质量以及后续一系列工作开展；系统缺乏数据集成功能，数据信息导入和导出只能通过简单的Excel 处理；人员对数据信息的重视度不足，缺乏数据治理技术、资金投入等。

信息安全

信息化时代，各企业内部几乎所有的核心数据都能够在系统中查询到，所以系统的安全性能至关重要。各企业在应用信息化系统过程中，要防范的安全问题主要有内部和外部两方面。从内部讲，要防范因内部人员操作不当或人员道德水平低造成的原始数据被删改、被拷贝导出等情况；从外部讲，要防范外部黑客或外网的非法入侵，破坏系统原有数据内容，或者造成企业内部核心数据丢失，出现商业机密被盗取等情况。企业内部系统信息内容的安全防护等级低，原因可能是内部人员缺乏信息安全防护意识；也可能是现有系统技术水平有限，无法自动识别风险，也无法有效拦截外部非法入侵等。

信息化治理

企业内部数据治理工作一般是由专业人员负责，有实力且条件允许的情况下可以设置独立的信息管控部门，即IT管理部门，并安排专业人员深入分析相关数据信息。整个IT 管理部门人员要统筹规划各职能部门信息应用，并发挥其战略层面的作用。然而，实际上企业内部并没有设置独立的IT 管理部门，也没有安排专业人员开展数据信息应用分析工作，所以基本上无法对系统中现有的数据信息进行深层次的应用。

企业如何建设信息化系统，提高经营效率

建设信息化系统的必要性和基本原则

企业建设信息化系统是在当前内外部市场竞争、宏观政策、时代变革等基础上，积极响应各行业绿色发展、可持续发展的战略规划方向。据不完全统计，目前各行业基本实现了信息化、智能化软件渗透，各行业信息化系统渗透数值如图1所示，从中可知各行业对信息化系统的需求度。

图1 信息化系统行业渗透度数值汇总

企业建设信息化系统要遵循的基本原则有：战略性原则（建设信息化系统任务要提升至战略管理高度，要求得到各高层领导的全力支持）、权威性原则（预先设置的系统建设方案、资金预算方案要严格落实）、整体性原则（系统要覆盖全部职能部门、全部岗位人员）、充分应用新技术原则（尽力实现自动化）、全力应用系统功能原则（要保障系统和实际财务、业务工作流程之间有较高的匹配度）、数据集成管理原则（基本实现OA、ERP、MES、MIS 等系统的连接，统筹安排功能建设任务）。

建设信息化的目标和愿景

愿景即在未来能够实现的目标。企业建设信息化系统的愿景是企业内部所有环节信息化建设的总体指导方针。企业信息化建设的目标一般是围绕长期性战略发展目标、经营目标等来确定的，信息化建设目标的设定，需要企业高层领导人员改变传统思维，探索可行的变革路径，借助信息化系统帮助企业探索可行的信息化建设路径，改进传统运营模式，使其有助于创造价值、提升企业竞争力，同时提升产品自主研发能力，不断提升产品的市场认可度，增强品牌效应。

例如，笔者所在的企业信息化系统建设目标，是基于实际岗位职责需求制定的，即需要设置比较完善的财务管控系统，而且任意一个会计凭证都是一个完整的业务流。企业高层领导人员十分重视信息化系统建设，自2007年成功入驻中国市场后，先后搭建了SAP 系统、MM 采购系统、FI 财务核算系统、ROM 门店前端采购下单系统、WMS 仓库管理系统、加盟系统、EC 系统等，并且在各系统中详细设计了访问人员操作权限，其中ROM、WMS、加盟系统的数据信息结果会直接传至SAP 系统。后续为了更便捷地使用系统，满足各环节管理需求，逐渐完成了“借用商品”“采购资金预测表”“门店绩效”等系统的开发、上线应用。

其中，“借用商品”系统的上线应用能够更精准地划分责任，能够更清晰地记录现有账目，使整个业务活动流程越来越清晰。“采购资金预测表”系统的开发应用采用了新思路，能够提前把各供应商付款条件汇总在系统中，后续综合考量下订单时间、交期货情况，精准计算到期应付款，财务付款审核时冲减已付款，这样未付款详情也会一目了然。“门店绩效”系统侧重于记录全部过程，而不只是呈现一个直观的结果。该系统的建设难点在于业务场景较复杂，系统要结合绩效管控政策、业务规则设计缜密的计算逻辑，这样既能够减少因人为因素理解绩效政策不到位造成的误差，又能避免各种手动计算错误的出现。由于系统能够进行分段审批，如岗位等内容可以交由HR 审批，指标可以由销售经理审批，特别调整由销售中心审核，有利于聚焦审批点，减轻员工手动工作量。

具体优化路径

完善数据治理机制

首先，全面梳理当前业务中的数据信息，并设置统一的数据编码规则，如物料、员工、采购单、营销报价等都要使用同一的编码规则，具体规则由各相关环节人员自行提出，并经过逐层审核评价。其次，实现数据整理共享，减少重复录入。进行数据共享时可能用到的工具有计算引擎、数据开发、数据治理等。最后，成立数据管理部门，并匹配与岗位职责要求一致的数据管理人员，梳理新旧系统功能，在旧数据编码基础上改进、优化，形成一套适合新功能系统应用的全新编码规则，为后续实现数据信息的集中管控奠定基础。经过上述一系列准备工作，基本实现了企业内部各职能部门数据信息的规范化记载，实现了对数据信息的统一管控，借助数据共享职能，有效加强了跨部门人员间的联络。有了数据共享功能，各部门人员能够更好地从全局考虑，了解其他部门的运营情况，从而作出正确的经营决策，对企业业务发展而言，也有较大的价值创造作用。

健全部门协同机制

首先，强化项目信息化流程管控。企业开展任何项目都要遵循PDCA 循环原则，在各部门人员的积极辅助下依次规划、执行、检查、处理工作内容，其中成功的管理经验可纳入标准化准则中，为后续类型项目管理提供参考依据。其次，建设一体化项目管控。利用现有的信息化功能实现各职能部门间信息系统的关联，打通各业务系统间数据通道，以便相关人员能够更便捷地获得所需的数据信息，也能够更科学地作出决策，有利于提升项目整体质量和效率。

信息化建设的保障措施

首先，组织层面的保障。企业内部信息化建设工作是全部职能部门、全部岗位人员共同的工作内容。为推动信息化系统建设工作高效、有质量地完成，需要设置相应的管理层级全权管控，要求企业适当调整现有的组织架构框架，在各职能部门层级增设信息化管理部门。有了专业的信息化管理部门，还要有专业的人才任职各岗位。企业可以高薪外聘同行业内信息化管理人才，也要着手培养熟悉自身财务、业务流程的信息化管理人才，实现内部各职能部门间信息系统的完美对接，打破以往信息壁垒、部门孤岛的局限。其次，制度层面的保障。企业建设信息化系统需要全体人员共同参与，涉及全部财务业务工作流程。为此，须建立健全各种与工作内容匹配的制度体系来引导、约束相关岗位人员的日常工作行为，常规制度有培训制度、绩效管理制度、安全防范管控制度等。最后，资金层面的保障。企业建设信息化系统，更新升级各职能部门信息系统需要足够的资金作后盾。为此，企业可以设置信息化建设专项资金，各种系统功能更新升级涉及的硬件、软件等支出都在专项资金中支取。要合理利用专项资金，数据库维护、硬件系统更新、服务器功能升级等费用要有预算方案并通过审批，且要为重要服务器购买保险服务，减少后续可能存在的巨大系统风险造成的企业损失。使用专项资金还要有完善的制度体系作保障，严格约束各环节人员的操作行为，重视专项资金申请、审批、使用等全过程管控，最大限度利用专项资金建设信息化系统，严禁各种不规范、违法违纪等行为的出现。

企业信息化系统建设是一个循序渐进的过程，企业高层管理者应充分利用各种有效资源，进行统筹规划，辅助企业内部各职能部门建设信息化系统，与各层级人员共同努力，为企业创造价值。本文对企业信息化建设问题进行了分析，经过查阅大量的资料文献、总结经验等，提出了科学严谨的信息化建设方案，希望能够为企业的信息化系统建设和自动化业务运营提供一定的参考。