陈艾珂

（广州特种机电设备检测研究院，广东广州 510810）

0 引言

自广州市颁布《广州市既有住宅增设电梯办法》和《广州市既有住宅增设电梯技术规程》以来，广州市新增电梯法定检验量呈逐年线性增长的趋势。随着检验量的不断增大，特种设备检验检测机构面临检验检测任务不断增加，检验检测人员需求持续扩大的情况，对检验检测机构的仪器数量和质量管理也提出了更高的要求。仪器的管理既要确保符合质量管理体系的要求，又要满足日常检验检测使用需求，同时还需满足使用单位内控管理制度（如资产管理制度）和各项巡查审计需求。因此，使用信息化手段使得仪器管理更加高效、便捷显得尤为重要。

广州特种机电设备检测研究院（以下简称“单位”）的检验种类涵盖电梯、起重机、厂车等设备，检验过程所需的仪器具有种类多、流动性大、使用率高、损耗快、技术资料（设备档案、计量证书等）繁多等特点，管理成本相对较高。为满足日益增长的市场化检验需求和质量管理体系需要，需搭建一套动态联动的管理系统，涵盖仪器的全流程周期管理。

1 仪器计量送检流程的信息化管理方式

根据TSG T7001—2021《电梯监督检验和定期检验规则》第十二条规定，检验机构应当配备能够满足检验要求和方法的检验检测仪器设备、计量器具和工具。因此，仪器的计量送检流程在设备管理环节中尤为重要。为保证检验检测用仪器测量时达到要求的准确度和（或）测量不确定度，用于检验的仪器设备需经具备相应资质的计量机构计量并确认合格后方能投入使用。其中，仪器计量的参数由单位技术人员根据相关仪器检规的标准，作为与计量单位签订协议的一部分内容执行。仪器计量环节具体涉及到计量计划制定、到期提醒、预约下单、准备仪器、仪器送检、清点仪器、计量结果确认、粘贴标签等环节。

单位对仪器设备采用三级管理的方式，相应执行流程由设备使用部门、院设备管理员、计量机构三个角色根据各自权限发起。设备使用部门委派专人管理仪器，确认计划制定的计量清单无误后，将清单提供给院设备管理员，并准备好清单上的仪器，计量结束后清点仪器的完整性，并做好计量确认和粘贴标签工作。单位设备管理员负责统筹所有仪器的送检工作，并将计量的清单导入系统，根据计量实际情况上传计量结果，计量结构根据实际管理情况配合单位的仪器计量工作，具体计量送检流程如图1 所示。

图1 计量送检流程

1.1 计量计划/期间核查计划

单位仪器管理人员每年根据仪器使用情况，制定在用仪器的计量计划和期间核查计划，经技术负责人审批后进行公开发布，并将计划清单导入仪器管理系统。每台仪器在计量计划到期前一个月，系统自动提醒使用人员需安排送检计量或期间核查。使用人员根据实际情况核对需送检的仪器，并将清单反馈至管理员，如仪器因其他原因无法送检/期间核查，需按要求填写异常原因。

1.2 计量送检

单位采购部门从合格供应商目录数据库中挑选合适的计量机构，确认意向计量合作机构，建立长期合作意向并签订协议。将单位仪器管理系统与计量机构做数据对接。技术部门应根据GB/T 10059—2009《电梯试验方法》等相关标准文件中关于试验仪器的精确度要求，建立仪器计量参数数据库，所有送检仪器均按照相关精确度要求进行检定/校准。单位设备管理员每月在收到使用人员发送的计量清单后，发起下单流程通知计量机构，并联系使用人员准备好仪器。计量机构收到订单后，按约定时间上门收取仪器进行计量。仪器计量期间系统状态自动变更为计量中，并在计量结束且收到单位设备管理员确认报告无误后，归还计量仪器。

1.3 计量确认

仪器完成检定/校准后，由计量机构系统汇总计量情况发送至单位设备管理员，管理员向使用人员发起计量确认流程，并上传检测报告作为附件信息，由仪器使用人员对检测报告进行确认，根据报告内容判断报告是否符合要求。如同意计量结果，点击确认后计量确认流程结束；如对计量报告存在异议，可以点击退回计量确认单，安排送检。计量确认流程结束且在使用人员收到仪器后，仪器的系统状态变更为在用。

1.4 仪器计量结果写入

仪器计量结果经使用人员确认，经审核人员审批后，计量确认流程结束，直接将计量结果的数据写入系统档案信息的仪器管理模块。计量结果的具体参数包括：校准日期、下次校准日期、校准标识号、使用状态、校准类型、计量机构、确认人员、批准人员等，并根据出厂编号进行匹配自动导入计量电子报告书。

1.5 标签管理

检验用仪器设备经计量并由使用人员根据计量报告进行确认后，按照计量的结果粘贴对应的三色标签。其中，绿色标签表示仪器已经具备计量检定的合格证书或校准合格的报告书，现处于正常使用状态；黄色标识表示仪器的部分功能已经丧失，但仍具备检验检测工作所使用的功能，且功能正常并检定/校准合格，现处于正常使用状态；红色标签表示仪器设备已经损坏或经校准不合格，现处于停用状态。相关标签应粘贴在仪器清晰、明显的位置上，但不能影响仪器的正常功能使用。

1.6 期间核查

对于使用频率较高、经常携带、流动性较大的仪器或故障率较高的仪器，应针对仪器使用情况进行期间核查。应根据实际情况制定不同的期间核查方法，实验人员对核查结果进行签字确认。系统根据期间核查计划提醒仪器使用人发起期间核查流程，使用人根据具体仪器使用情况，进行仪器期间核查并填写核查记录，流程经由部门管理人员审核通过后，相关记录自动写入仪器档案信息。期间核查过程中如发现设备运行存在问题，影响正常使用，应停止使用并发起停用申请流程。如果设备问题可能影响检测结果的有效性，应对计量项目进行重新检定/校准。

2 仪器档案管理

2.1 建立信息卡片电子档案

仪器档案由各个仪器的资产信息卡片组成，每台仪器建立独立的信息卡片，主要包括基本信息管理、流程管理、技术资料三大模块，具体架构如图2 所示。其中，基础信息管理包括采购类字段信息、资产类字段信息、财务类字段信息，由仪器验收入库时将所有基础信息录入资产信息卡片，包括设备名称、型号规格、技术参数、价格、采购时间、供应商、存放地点、验收时间等基础信息。仪器模块信息在计量送检流程后自动写入，具体参数见仪器计量送检流程。技术资料模块包括计量证书、使用说明书、操作规程、其他资料录入等。资产信息卡片的表单捆绑所有流程链接，通过点击链接可以调用、查阅所有相关流程。

2.2 统一仪器分类字段信息

为便于开展仪器的统计、上报等相关工作，要求对仪器录入档案的部分字段信息进行规范化管理，统一相关的字段信息，以避免因人工输入的字段差异，导致系统无法筛选出所有符合条件的仪器。具体字段信息包括仪器种类、存放地点、校准类型、计量机构等，另外可根据实际使用需求，增加使用仪器出具报告的种类等字段，如电梯类、起重类、厂车类、委托检验等。不同报告种类使用不同代号进行标记，根据检验检测需求绑定不同的仪器数量和种类，方便信息的查询、统计。

2.3 建立技术资料文件库

技术资料档案主要由质量体系文件和设备档案文件构成，质量体系文件具体包括特种设备检验检测过程中涉及到的标准文件、作业指导书、原始记录、检验报告、质量管理记录、程序文件、质量手册、外来文件等。因本单位对电梯、起重等特种设备的检验采用电子化原始记录和检验报告书的方式，因此相关检验记录可通过报告书出具流程直接绑定。设备档案文件包括历次检验的计量电子证书、使用说明书、操作规程、期间核查记录等。对相关资料可设置浏览和下载权限，方便单位相关人员下载查询。对于可下载的技术类文件，系统自动添加水印、防止盗用。

3 仪器使用管理

仪器的使用管理具体包括仪器的发放、归还、调拨、维修、停用和报废管理。相关管理均采用流程审批的方式，所有的使用变动由仪器管理人员或仪器使用人在系统发起对应流程，经流程相关人员补充字段信息，审批人员审核通过后流程结束，将仪器相关状态信息自动写入资产信息卡片，涉及到的所有使用流程可以通过卡片信息档案调用查阅。其中，设置的审批流程应根据单位的组织架构尽量做到简化、方便，以避免出现审批流程时间过长或流程繁琐而影响仪器状态信息的及时更新。

考虑使用单位的内控管理制度（如资产管理办法、采购管理办法）和各项巡查审计的需要，可对仪器档案的采购管理模块进行细化，在仪器验收建立卡片时绑定采购申请流程，建立合格供应商数据库。每年年底对合作过的供应商进行服务评价，相关记录存入电子档案。针对资产管理需要，建立资产盘点流程，将仪器的盘点记录纳入资产管理，盘点过程由使用人上传仪器照片，并录入仪器的状态和归属信息。待流程结束，相关记录可在信息卡片档案中调阅。对通用仪器较常出现的故障问题进行分析，建立通用仪器耗材配件库，方便日常的维修更换。

4 仪器统计查询功能

为便于开展各项数据的统计上报、总结汇报工作，系统管理模块需要具备统计查询、导入、导出功能。可统计的信息包括仪器的购入、发放、库存等统计情况，仪器在某区段时间内的维修、损坏、报废情况，仪器的计量计划执行情况，仪器的期间核查执行情况，仪器的盘点情况等，相关统计功能支持系统管理人员以Excel 表格的形式进行数据的导入和导出。

5 结束语

本文根据特种设备检验检测行业使用仪器的特点，介绍单位仪器的信息化管理方式。通过建立仪器的卡片信息档案，发起系统相关电子流程，经流程人员填写各类基础信息，审批人员审核流程结束后，实现仪器信息的动态更新。特别是对仪器计量送检的流程控制，实现了各阶段的全方位流程管控，并搭建计量机构信息同步平台，梳理检验检测类仪器的管理架构，进一步优化了系统各项处理流程，满足日益增长的使用管理需求。