数字化背景下高校财务预约报账模式研究

2023-09-17陈彩霞康乙茂

大众投资指南 2023年22期

陈彩霞康乙茂

（1．江西科技学院，江西南昌 330000）

（2．江西省华公人力资源有限公司，江西南昌 330000）

随着数字技术的广泛应用和高校财务管理的不断发展，数字化背景下的高校财务预约报账模式成了一个热门研究课题。传统的财务预约报账方式存在着诸多问题，如流程烦琐、信息不对称、报账准确性不高等。同时，高校财务管理面临着日益增长的复杂性和风险，需要一种更加高效、准确和可靠的财务预约报账模式来满足其需求。因此，本文旨在研究数字化背景下高校财务预约报账模式，探讨其在提高高校财务管理效率和准确性方面的作用。

一、数字化背景下高校财务管理现状分析

（一）高校财务管理的挑战

高校财务管理面临着复杂的挑战。高校的财务结构非常复杂，涉及多个部门、学院、项目和资金来源，需要协调和整合各个部门之间的财务活动和信息流动。预算限制和资源管理成为重要问题，高校需要精确规划和决策，确保在有限的预算和资源下实现各项活动的顺利进行[1]。

项目资金管理也是一项挑战，涉及资金的筹措、分配和监管，需要透明度和精确性以实现项目目标。财务风险管理是另一个关键领域，需要建立风险评估机制、制定应对策略并加强内部控制，以减少财务风险的潜在影响。

技术与信息系统的发展也对高校财务管理提出要求，引入新技术和信息系统可提高数据的准确性、效率和安全性。法规和合规性要求需要高校遵守国家和地方的财务法规，包括预算编制、财务报告、审计和税务等方面的合规性。

（二）数字技术在高校财务管理中的应用

数字技术在高校财务管理中扮演着关键的角色，通过提供各种应用和工具，提高了财务管理的效率、准确性和透明度[2]。高校可以利用财务管理系统，如企业资源规划（ERP）系统或财务管理软件，来集中管理财务数据和流程。数据分析和预测技术帮助高校深入分析财务数据，优化预算分配并做出更准确的预测。管理信息系统整合了财务数据和信息，促进了部门间的协作和决策支持，自动化审批和工作流程加快了审批速度并提高了整个财务流程的效率。

二、数字化背景下的财务预约报账模式设计

（一）预约模块设计

在数字化背景下的财务预约报账模式设计中，预约模块的设计应考虑以下关键要素。用户界面设计需要简洁、直观，提供用户友好的预约体验。界面应该包含预约日期和可用的时间段选择，同时提供必要的信息字段，如报账类型、金额估计等[3]。布局应清晰，导航流畅，同时提供相关提示和帮助信息，以确保用户能够轻松完成预约流程。预约模块应设定可预约的时间范围，根据财务部门的安排和需求，确定可用的预约时间段，并在预约模块中进行设定，这有助于控制预约的可行性，避免冲突和超出财务部门的承载能力。

设计预约规则和限制也是重要的一环，可以设定每个用户或部门的预约次数限制，设定时间段的最大容量，以及预约时间的间隔等。这些规则和限制有助于确保预约过程的顺利进行，避免过度预约和冲突。

预约模块应提供预约确认和通知机制，确保用户在提交预约后收到确认信息。自动生成的电子邮件或应用内通知可以包含预约的详细信息和成功提交的确认信息。此外，预约模块还可以提供提醒功能，提醒用户在预约时间临近前完成相关准备。

为财务部门或管理员设计一个后台管理界面，使其可以查看和管理所有的预约是必要的。后台界面应提供预约列表、审核功能、调整预约时间、取消预约等操作，以便财务部门对预约情况进行监控和管理，预约历史记录和报表功能也应被纳入设计，为每个用户或部门建立预约历史记录，包括预约时间、状态和备注等信息。

此外，预约模块还应提供报表功能，生成预约数据的统计报告，可用于后续的分析和决策制定。在预约模块的设计中，数据安全和隐私保护是不可忽视的，采取必要的安全措施，如数据加密、访问控制和备份机制，以保护用户信息和预约数据的安全性。

（二）报账模块设计

数字化背景下的高校财务管理中，报账模块设计需要考虑以下要素，设计报账类型和表单，包括差旅费、会议费、办公用品采购等。每个报账类型应有对应的表单，其中包含必填和选填字段，如费用明细、支出事由等，以确保用户提供所需信息[4]。同时设计报账流程和审批环节，报账流程应包括提交报账、审批流程和付款处理等环节。

在界面上提供可视化的报账进度跟踪，让用户了解其报账状态，并为每个审批环节设置相应的审批权限和操作。还有附件上传和管理也是重要的功能，用户可以上传相关支持文件，如发票、收据、合同等，与报账表单关联。系统应支持文件格式验证、大小限制和安全存储，以确保文件的完整性和隐私保护。费用计算和合规性检查功能也应纳入设计。报账表单中应设计费用计算功能，能够自动计算报账金额、税金、折扣等。

此外，系统还应进行合规性检查，验证报账信息是否符合高校的财务政策和规定，及时提醒用户纠正错误或不合规的报账项。预算控制和预警是报账模块设计中的关键要素。

系统应集成预算控制功能，使用户能够查看相关预算信息，并根据预算余额进行实时计算。当预算达到或超出预警阈值时，系统应发出警告或通知，提醒用户进行预算调整或合理安排。数据分析和报表生成功能对于财务管理至关重要，报账模块应提供各类报表、图表和导出功能，以便财务部门实时了解报账情况、支出趋势和预算执行情况，为决策制定提供支持。

通过通知和提醒功能，系统可以及时向用户发送报账状态更新、审批结果通知和付款处理通知等重要信息。这可以通过电子邮件、短信或应用内通知等方式实现，确保用户及时获得关键信息为了保护数据安全和隐私，系统应采取必要的安全措施，如数据加密、访问权限控制和日志记录。

（三）系统集成与数据共享

数字化背景下的高校财务预约报账模式设计中，系统集成和数据共享是至关重要的考虑因素。通过系统集成，将财务预约报账模块与其他相关系统进行无缝连接，如财务管理系统、人力资源系统和采购管理系统等，实现数据的传输和共享[5]。这样可以减少数据重复输入和人工处理的工作量，提高工作效率和数据准确性。

同时，确保各个系统之间的数据共享和标准化，采用统一的数据格式和标准，确保数据的一致性和准确性，避免数据冗余和不一致的问题。设计开放的接口，允许系统与外部系统进行数据交换和集成，实现系统的互操作性。

在数据共享和集成过程中，要确保数据的安全性和权限管理，采取数据加密、身份认证和访问控制等安全措施，保护数据的机密性和完整性。同时，根据用户角色和权限设置适当的数据访问权限，确保数据的合规性和隐私保护，确保各个系统中的数据能够进行同步和实时更新，保持数据的一致性和准确性。建立数据质量管理机制，监控和评估数据的质量，确保数据的准确性、完整性和一致性。

（四）设计用户权限管理机制

数字化背景下的高校财务预约报账模式设计中，用户权限管理机制是至关重要的一环。

首先，需要定义不同用户角色，如财务管理员、部门经理和普通员工，以适应其工作职责和需求。

其次，将权限划分为不同的层级，并在每个层级中进行细粒度的权限控制，例如提交报账、审批报账和查询报账记录[6]。这样可以根据用户角色的需求，精确控制其对系统功能和数据的访问和操作权限。角色与权限之间建立关联，通过权限组或权限标签的方式实现，使得在分配角色时，相应的权限自动关联给用户。设计支持动态权限管理的机制，允许根据用户需求和情境进行权限的临时调整。同时，设立权限审批流程，对敏感权限的授予和变更进行审批，确保权限的合理分配和避免滥用。

建立权限变更的日志记录机制，对所有权限变更进行记录和审计，以监控权限的使用情况和及时发现异常行为。在用户界面上清晰展示用户当前的权限和可操作的功能，并采取安全措施保护数据的安全性和隐私。通过合理的用户权限管理机制，可以确保系统中的各个用户在其职责范围内拥有恰当的访问权限，保障数据的安全性和合规性。

（五）提供移动端支持

数字化背景下的高校财务预约报账模式设计中，移动端支持至关重要。为了提供优质的移动端用户体验，设计团队需要考虑多个因素。

首先，采用响应式设计，确保系统界面在移动设备上自适应不同屏幕大小和分辨率，以保证用户在移动设备上能够方便地进行预约和报账操作。

其次，简化界面设计，突出关键信息和功能，减少不必要的复杂操作，以适应移动设备屏幕的有限空间。同时，优化操作元素，使其易于触摸操作，提高用户的操作舒适性和效率。另外，为了应对可能的无网络连接状态，设计离线模式支持，使用户能够在离线环境下查看已保存的数据，并在网络恢复后进行同步。

此外，确保系统能够在主流移动操作系统上正常运行，提供移动支付集成，以及通过推送通知功能及时向用户发送重要的提醒和状态更新信息。在移动端设计中，强化安全性保障措施，例如设备认证、数据加密和用户身份验证，以确保敏感信息和操作的安全性。

（六）整合电子支付和电子发票

在数字化背景下的高校财务预约报账模式设计中，整合电子支付和电子发票功能是一项重要举措。引入电子支付功能，例如与第三方支付平台（如支付宝、微信支付等）进行集成，使用户可以通过移动端或网络界面直接进行支付[7]。这将提供更便捷、安全的支付方式，减少现金交易和传统银行转账的烦琐过程。用户可以直接通过系统完成财务预约和报账后进行在线支付，实现快速、实时的资金结算，同时整合电子发票功能，使用户能够在完成预约和报账后，自动生成和获取相应的电子发票。

电子发票可以以数字形式保存，并提供下载和打印选项，方便用户进行核对、归档和报销。此外，电子发票的生成和管理可以与财务系统进行集成，实现自动化的发票处理和记录，减少人工操作和错误。为确保电子支付和电子发票的安全性和合规性，设计团队应采取相应的安全措施。

例如，采用数据加密技术保护用户支付信息的传输和存储安全；进行身份验证和访问控制，以确保仅有授权人员可以访问和处理敏感支付和发票数据；遵循相关法律法规和税务要求，确保电子发票的合规性和可信度。

整合电子支付和电子发票功能将极大地简化财务管理流程，提高效率和准确性，用户可以在完成财务预约和报账后，直接通过系统进行支付，并获得相应的电子发票，无须额外的手动操作和文件交换。这不仅节省了时间和成本，还有助于数字化文档管理和数据统计分析，提供更便捷和可追溯的财务处理方式。

三、数字化背景下高校财务预约报账模式实施

数字化背景下高校财务预约报账模式的实施是一个复杂而关键的过程。首先，进行需求分析和规划阶段。可以与高校财务部门和相关利益相关者合作，了解他们的需求、痛点和期望。详细分析现有的预约报账流程，确定数字化模式所需解决的具体问题和目标。制定实施计划，并确保合适的资源和预算的分配。

其次，选择适合高校需求的财务预约报账系统。考虑系统的功能覆盖、易用性、安全性和可扩展性等因素，并与供应商进行深入的评估和讨论。选择具有良好声誉和可靠支持的系统，并确保其与高校的业务需求和信息技术环境相匹配。

最后，进行系统定制和配置。根据高校特定的业务流程和需求，对选定的系统进行定制和配置[8]。确保系统能够满足高校财务部门的具体要求，包括预约和报账流程、审批流程、数据字段和报表等。与供应商紧密合作，确保系统按照高校的要求进行定制和配置，进行数据迁移和整合，将现有的财务数据导入新的系统中，并确保数据的准确性和完整性。

同时，与其他相关系统（如人力资源系统、采购系统等）进行数据的整合，实现信息的共享和流程的协同。确保数据迁移过程顺利进行，并进行充分的测试和验证。在系统通过测试和培训后，将系统正式上线，并提供技术支持和维护。

建立专门的技术支持团队负责接收用户的问题和反馈，并及时解决和响应，持续监测系统的性能和用户反馈，并进行优化和改进，定期评估和改进。建立系统监测和评估机制定期检查系统的性能和用户满意度。收集用户反馈和建议，并根据实际使用情况进行系统的优化和改进，与高校财务部门保持密切合作，确保系统持续适应和满足他们的需求。