李继红

摘 要：干部人事档案材料，是组织人事部门全面了解干部任用的重要依据，是人才评估、培养教育、监督管理的基本保障，也是人事管理的重要信息支撑。构建高素质人才队伍对档案工作提出了新要求。文章结合笔者工作具体实践，在人事档案现状分析基础上，论述人事档案管理的价值，并针对人事档案管理问题成因，提出“智慧型”人事档案构建策略。

关键词：智慧型 人事档案 建设

中图分类号：F240；G271  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2023）07-259-02

一、当前人事档案建设的局限性

人事档案是个人信息、履历的重要文件，是人员岗位匹配、晋升考核、薪酬管理的参考基础。随着社会快速发展，人事档案的作用日益彰显，从用人单位层面讲，它是历史的真实记录，是了解个人过去成长工作轨迹的重要途径。常常被用于确定员工高效完成工作任务所需要的资格条件，有助于选聘、培训、考核员工及其职业发展指导。从个人层面来讲，个人学习、工作、培训、就职等信息均被记录在档案当中，具有鲜明的个人特色，它是人们工作、生活的重要组成部分，具有其它资料难以替代的关键性作用。不仅关系着个人工作、生活、就业等各个方面，而且在职称评审、开除公职、刑事处分等各个环节，档案材料都被用来作为佐证和依据。

随着档案管理现代化的发展，对档案管理的工作结构也产生了新的影响。现代人事档案管理的内容更宽泛更有价值，在档案收集整理、保管编目的基础上，增添了检索、统计、编辑、利用等4个功能，人事档案管理的最终目的也扩展为满足人才发展需要，为社会实践服务。但传统人事档案工作主要集中于纸质资料的收集、归类、整理、装订，管理模式简单粗放，管理权限不清，程序混乱，存在互相推诿扯皮，“有人无档”“有档无人”的问题。且档案中的个人材料记载偏重于政治历史的考察结论，内容空洞单一，言之无物，尤其是反映干部能力的业绩成果，业务能力创新创优等数据信息较为有限，难以有效展现“个人价值”，不能全面客观反映专业人才的最新素质。

总之，随着网络信息化发展，人事檔案信息量不断增加，固有的人事档案管理模式已无法适应新时代要求，受组织、制度，人员方面等历史性的原因限制，人事档案建设远远落后于人才发展的需要。

二、人事档案建设中的主要问题

（一）档案室硬件设施陈旧老化

原有干部人事档案库房大多使用于上世纪90年代，由于前期规划比较落后，受条件限制，档案管理室普遍面积狭小，设备老化，通风不完善，存在密集档案架超负荷承载、档案柜年久失修、几乎没有什么先进的杀菌设备、灯光照明不科学、电器设备不规范使用等诸多问题。

（二）管档手段相对落后

由于人事档案多为纸质化档案，极难储存，不仅占用大量的空间还极易造成不可修复的损坏，并且完全无法自动检索，主要依靠档案室管理人员人工进行翻阅。随着存档数量以十倍甚至百倍千倍的速度增加，经年累月，快速准确查找某份文档几乎无法实现，浪费在查找上的时间、人力简直不可估量。

（三）管理方式粗放

多数档案管理人员缺乏专业的档案管理素养，且人员以兼职为主，专业档案管理人才匮乏，导致档案材料缺失或涂改、归档不及时、分类不准确、归档材料无盖章签名、档案转递和查借阅手续不齐全等问题层出不穷。加之档案管理基本技能不足，队伍不稳定，导致档案管理方式粗放，存在诸多问题。

（四）档案缺乏信息化服务能力

现实中部分单位虽开展人事档案管理，但在信息管理方面反应较为滞后，依然以传统管理模式为主，缺乏信息化管理体系构建。从整体而言，不能全面客观地反映专业技术人员，管理人员、工勤人员的最新素质，所以可利用的价值不大，更谈不上对档案内容的全面有效利用。

三、实现人事档案智慧化的对策和思路

（一）加强制度建设，规范“进、出、管、用”

首先，严把材料收集关。材料收集是档案规范化建设的基础，是干部人事档案管理工作的重点与难点，档案管理人员对材料首先进行鉴别，看其是否符合归档的要求；然后按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；其次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。实际工作中，很多干部人事档案资料的丢失都是因为归档不及时，而这类问题也为相关工作的顺利推进埋下了隐患。按照“全方位、多层次、有重点”的方案部署，对干部个人履历表、考察鉴定结果、考核评议表、学历职称档案、任免奖惩等材料进行及时收集，力争做到当年的档案当年归档。对不在收集范围内的，材料不完整、手续不齐全的，信息记载不一致、有涂改等情况，均退回送交单位重新制作，确保档案材料完整有效。

其次，审核认定责任到人。在提拔、录用、遴选、评优评先、人才引进等工作中，严格执行“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，确保干部档案经得起推敲、政审材料经得起检验。尤其突出对“三龄两历一身份”的审核，对2014年以来通过公开招录招聘、军队转业、工作调动等新进入本单位的工作人员档案进行了集中审核。对存在涂改、真实性存疑、记载不准等协调组织、人事部门重新认定，切实做到审核一本、规范一本。同时在档案材料审核过程中，坚持做到“谁审查，谁签字，谁负责”，坚决筑牢人事档案制度的围墙，从根源上切断档案造假的途径，营造风清气正的政治生态环境。

再次，制定干部人事档案利用工作流程、干部人事档案数字化扫描工作流程、干部人事档案转入转出工作流程等各类流程图，对档案业务工作进行详细而又合理的布局。通过制定《干部人事档案信息统计手册》，与干部人事档案电子系统互相补充印证，使档案信息查询、统计工作更加便利、高效，充分实现各类信息智能查询需求，为干部选拔任用工作和广大干部提供更加精准的服务，切实提升档案管理科学化、现代化水平。

最后，通过编制《干部人事档案工作手册》，实现干部人事档案鉴别整理制度、干部人事档案报送审核通报制度等多种制度统一汇编成册，明确档案的收集、转递、查（借）阅、保管保密等要求，保证档案审核认定、查借阅、转接、投递等工作有序展开。不仅细化“接、查、借、转、递、交”6项工作流程并实行全程记录，促进干部档案进、出、管、用规范有序，确保有章可循，有据可依。按照档案安全防范体系，科学合理分配，杜绝人为毁档和失泄密事件发生。健全档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、检查核对等日常管理制度，由档案管理员负责及时将相关资料严格按照程序收集归档，确保档案管理的规范性、时效性、完整性和准确性。

（二）强化硬件设施，推进干部人事档案数字化

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以干部人事部门为例，干部的任用、干提拔都需要详细的档案信息。实现档案数字化管理可提供更为准确、快捷的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得更为简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。然而要做到人事档案建设智慧化，就必须做好以下两个方面：

组织上坚持前瞻性思维，加强系统性谋划，直面干部信息化建设中“准确度不高、使用度不高、整合度不高、规范化不高”等难点和重点，强化顶层设计、注重统筹协调，确立以优化基础设施、支撑平台、综合应用三个横向层次为支撑，以完善标准、安全、运维三个纵向体系为保障的干部信息化建设总体架构，为实现干部信息大数据建设提供有效方案。

工作上要建立干部人事檔案独立办公场所和专用库房，做好档案管理工作的细分，明确档案库房、档案室等方面的具体管理细则。引进自动化档案存储设备，有效提高档案的实时监控、盘点效率。同步安装监控、除尘、除湿等配套设备，完善硬件设备，配置扫描仪、计算机等设备，实现档案设施资源标准化。同时对所有干部档案进行信息化扫描并录入专门系统管理，彻底杜绝档案涂改造假现象，使干部人事档案管理更加安全、保密、严谨，实现档案管理“查询、检测、统计”智能化，功能集快速定位、出入库记录、温湿度实时监测、消防预警等于一体，为信息化、精细化管理干部人事档案提供保障智慧档案管理平台、智慧档案大数据平台，实时统计档案分类情况、库存总量、借出数量及每天出入库档案数量，实现档案智能化管理，方便档案查借阅，节省了盘点档案的人力和时间，提高干部档案管理工作效率。同时，通过智能一体化管理系统，实现365天全天候智能监控和自动调控，保障环境质量及库房安全。

（三）提升档案管理人员思想业务素质和信息化应用水平

一直以来档案工作普遍被认为技术含量低，不受单位重视，档案管理人员缺乏成就感，积极性不高，甚至会产生消极情绪。再加上部分单位领导缺乏档案管理重视度，不注重人员素质、技能提升，缺乏档案管理意识，造成人事档案管理工作相对滞后。对此，必须要注重档案管理人员素质提升，加大培训力度，要做到严格按照《干部人事档案工作条例》相关规定，配备专职工作人员，选配业务精通、责任心强、严谨细致的干部专门从事干部档案工作，定期组织档管人员进行专门培训、注重与上级主管部门和周边单位交流学习，对档案审核规定、软件操作、文书档案收集等业务知识和归档文件装订、分类、排列、编号等步骤进行深入探讨，总结好的做法和经验，不断更新业务知识，并根据新要求新制度，及时审核、认定、更新、完善干部人事档案，从而实现档案管理规范化、精细化。总之，网络信息时代，必须要注重档案现代化信息体系构建，提高档案管理效率，更好满足干部管理工作需求。

四、结语

干部管理当中，人事档案发挥着重要作用，为各级各类干部管理提供了基本信息、数据支撑。在相关政策引领下，全面落实从严管理干部要求，利用人事档案管理不断提升干部队伍整体素质，发挥档案管理最大价值，开展干部人事档案数字化工作，为现代化、数字化建设提供了坚实保障。尤其是树立“三强三化”的工作思路，以建立“智慧型”档案模式为目标，通过强队伍、强设备、强制度，打造全新的干部人事档案中心，有效节省人力和时间，有力提升档案管理功能，对全面实现干部人事档案精细化、智能化、科学化建设具有深远意义。

参考文献：

[1] 王菲.现代人事档案管理存在的问题及对策研究[J].卷宗，2021（02）：15．

[2] 韩冰.现代人事档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2021（01）：20．

（作者单位：山西省水文水资源勘测总站 山西太原 030000）

（责编：若佳）