关敏峰

摘 要：“档案公共服务平台”指的是档案公共管理部门以“档案资源”公共需求目的为导向，通过整合各类多元的档案管理主体以及多维的技术手段等，对各类档案知识资源进行集成和开发利用。档案公共服务平台的建设应当遵循一定的原则，如档案治理的公共性原则、重视用户体验的原则、档案的整体性治理原则。档案公共服务平台的建设策略具有多样化，需要筑牢“服务型档案平台”建设理念，完善档案服务平台的配套制度体系，搭建“数字化+”的档案治理网络。档案公共服务平台的实现路径要优先考虑三点：一是组织路径，即成立档案公共服务协同组织；二是技术路径，即搭建档案公共服务一体化平台；三是传播路径，即基于多媒介整合的传播；四是搭建路径，即政府主导或混合建设。

关键词：档案公共服务平台；档案数字化；数字化档案；档案治理

引言

档案指的是一种具有特定知识价值的信息载体。根据我国国家档案局的统计数据，截至2021年底，我国共有中央及地方各级综合档案馆政府信息公开查阅场所2279个，共开放档案17549.7万卷（件）。同时，除了官方举办的档案馆之外，各类企业、民办非企业单位等也有不少具有综合性或专业性档案管理资质。在人类历史上，不同的社会形态和文明形态下，档案的开发利用和管理服务等具有不尽相同的形态。立足于当前后工业化社会与数字化社会，由于档案资源的生产、保管、存在形态、开发利用、传播、共享等越来越具有“技术流”特征，与此相适应的“档案公共服务平台”建设也越来越具有一个“后现代化”的特征。

一、档案公共服务平台建设的几个重要原则

以政府为主体的公共部门角度来看，“档案公共服务平台”指的是档案公共管理部门以“档案资源”公共需求目的为导向，通过整合各类多元的档案管理主体以及多维的技术手段等，对各类档案知识资源进行集成和开发利用的一个治理行为。在一个面向以“微时代”传播为特征的档案管理趋势下，档案公共服务平台的建设是档案公共服务体系的重要组成部分之一，在设计和推进这一平台建设过程中必须遵循以下几个原则。

1.档案治理的公共性原则

以公共部门为主体的档案公共服务供给本质上是一种公共治理行为。档案治理创新都是基于特定的“价值伦理”而展开的，如西方的新公共管理运动宣扬“效率优先”价值，而新公共服务运动则倡导“公平优先”价值，整体性治理思潮、合作治理理念等则将具有整合性的“公共性价值”推崇备至，倡导一种融“效率和回应性”于一体的价值导向。我国档案治理现代化正在进入一个“以人民为中心”的全新价值时代。

2.重视用户体验的原则

面对海量的档案资源，若想最大限度地借助于一定的技術手段、组织手段挖掘和实现档案资源的开发利用价值，一个重要的因素是必须重视“用户体验”和“用户满意度”。尽管档案公共服务体系带有明显的公共产品属性，讲究“非竞争性”和“非排他性”，但并不代表档案公共服务平台建设和运行可以脱离社会需求，尤其是不能脱离社会主流需求和大战略、大项目、大科研、大创新等对档案资源的获取或开发利用。当代档案治理学理论中的“领域细分”理论认为，在当前“需求驱动型知识开发”占据主流的前提下，任何一种档案公共服务平台的建设都要基于这种领域细分、专业细分情况，针对不同的档案用户关注的信息侧重点，加强对档案产品、档案服务、档案公共服务平台建设等定位的创新，进而实现档案资源价值的最大化，“让沉睡的档案活跃起来”。

3.档案的整体性治理原则

档案管理的二元价值理论认为，“档案资源”具有两种显著的属性，一是作为一种知识实践和记录的行为模式，即工具理性价值；二是作为一种承载着信息、知识的载体，无论是有形载体还是无形载体，即信息价值。在后工业化阶段，档案公共服务平台的建设必须把这两种价值予以整合，这就涉及对多元的档案资源治理主体、治理手段、治理技术等进行“整体性治理”。档案的整体性治理原则提倡以社会公众的公共服务需求为导向，以“逆部门化和碎片化”“大部门式治理”“集中采购”“大力压缩行政成本”“实施信息化协同网络”，提供“一站式服务”等实现“协调和整合”，从而更好地确保档案公共服务的有效回应性。

二、档案公共服务平台的建设策略

对于任何一个档案管理主体来讲，搭建一定的公共服务平台实际上是在一定的档案资源、基础数据资源、技术资源、人才资源和资金资源等约束条件下，寻求一个公共服务最优解的过程。就建设策略而言，以下几点尤为重要。

1.筑牢“服务型档案平台”建设理念

上文有所提及，受产业分化、社会分化等趋势影响，我国档案管理的主体呈现出多元化的特点，档案需求侧对档案知识资源的需求牵引也要求传统的档案管理模式必须从“强调管理”到“强调服务”，从“一元管理”到“多元治理”。在当前，我国档案事业社会管理创新、社会治理能力现代化的过程中，“服务型理念”是一个基本的创新方向，这种理念的本质在于“在整个社会民主秩序的框架下，通过法定程序，按照公民意志组建起来，以为公民服务为宗旨，实现着服务职能并承担着服务责任的政府”。在现有的档案管理体制下，对于基层服务型政府的建设，要把资源、服务、管理下沉基层，做实基层。因此，档案公共服务平台的建设必须将“服务型平台”置于策略首位。

2.完善档案服务平台的配套制度体系

从档案治理理论角度来看，档案公共服务平台实际上是在多元的档案治理主体、完善的档案治理制度、高效的档案组织结构、科学的档案治理技术等支撑下所形成的一整套体系，在这个档案治理体系中，“制度”是一个处于关键位置的要素。近些年，在我国各地区探索建立“档案公共服务平台”的过程中，有不少档案治理主体盲目上马服务平台建设项目，缺少制度设计和顶层规划，导致“档案公共服务平台”在推进中产生了类似于“档案服务僵尸账号”，对公众档案需求回应性不足等问题。因此，对档案公共服务平台的建设应当内嵌于一定的制度设计轨道上。

3.搭建“数字化+”的档案治理网络

档案公共服务平台在本质上之所以是“服务导向”，一个很重要的治理背景是数字化浪潮重塑了这个平台的组织形态，让这个组织必须具有数字化基因。在档案管理的组织视角上，西方确立的传统公共行政范式下对应的主要组织形式是“科层制”，即官僚制，讲究分层分部、等级节制和命令控制等，在工业化时代很好地适应了组织分化、组织分工的要求。但是，进入后工业化社会之后，科层制在应对复杂性和不确定性时呈现出越来越明显的回应性不足、整体性不足和协调性不足等突出问题，因此，西方近些年来的档案治理组织诞生了诸如“弹性化组织”“临时性组织”“专题工作班子”“三叶草组织”等，各种具有弹性化特点的公共组织结构类型。当然，以我国高度发达的互联网普及率，必须将网络化、数字化、智能化策略纳入档案公共服务平台建设中。

4.促进信息技术与档案服务融合

以互联网、云计算、 大数据、人工智能、 区块链等为代表的现代信息技术在推动档案服务革新的同时，也为档案公共服务平台搭建提供了良好的契机。基于此，更新的组织和治理理念催生了全新的档案管理模式和记录方式。档案工作正悄然地经历着一个变革的过程，主要表现在从纸质档案的接收保管到电子档案的接收，从档案实体资源到档案数据资源，从传统的手工操作到目前的智能化操作，从分散利用档案资源到互联网共享。在此背景下，档案管理部门必须借助信息技术让档案公共服务实现智慧化和精细化。 第一，进行档案信息资源的全面整合。可以通过大数据、人工智能等现代信息技术进行档案资源的挖掘，在海量数字档案中发掘保存价值高的档案，归档后实施集中管理。 第二，进行信息数据库的构建，以满足用户的需求。具体来说，要根据档案用户对档案资源使用的习惯和偏好，进行需求范围的分析，进而构建能够满足用户需求的信息数据库。并以此为前提，通过大数据的预测能力筛选用户的某些潜在需求，精准地为档案用户推送需要的档案信息资源，真正实现档案公共服务的智慧化和精细化。第三，进行服务方式的创新。根据档案用户的需求导向，促进线上和线下服务的有机融合，并进行档案“移动服务” 项目建设的持续优化，为广大档案用户搭建信息资源检索和档案资源利用的有效服务平台。

三、档案公共服务平台的实现路径

近十几年来，我国在人事档案、科技档案、学术档案等不同的专门档案领域已经有了一定的“公共服务平台”路径探索，并形成了很好的经验借鉴。

1.组织路径：成立档案公共服务协同组织

基于建设特定领域，如人事档案、科技档案、基建档案、学术档案等“档案公共服务平台”需要，组织内部不同的业务部门之间、组织外部不同的主体之间，都需要一种具体的“以任务为导向的任务型组织”作为开展集体行动的组织基础。“任务型组织”指的是一种“基于特定的或临时的任务而组建的一种组织”，不是一种常态性存在的组织，具有临时性、协调性、任务性、自我终结性、弹性等突出特点。建议可以由一定区域内政府档案管理部门牵头成立档案公共服务平台领导小组，将各业务部门、不同的业务主体档案管理负责人纳入领导小组，形成“档案公共服务平台联盟”组织。在这一协同联盟组织内部，可以灵活设置诸如“档案服务协同推进委员会”“协同归档计划委员会”“档案技术管理委员会”“档案平台预算委员会”“档案开发利用委员会”等专门的组织形态，破除档案公共服务平台建设中存在的部门藩篱。

2.技术路径：搭建档案公共服务一体化平台

在大数据时代，档案公共服务平台发展的重要趋势之一就是档案知识资源的数据化，以及档案知识资源管理的数据化和档案知识资源开发利用等服务过程的数据化。在本研究中，档案公共服务一体化平台指的是一种“一站式”线上+线下集成服务体系，通过专门的计算机软件系统将档案知识资源进行连接共享、互通互联、整合利用。其核心是在服务器端为每个用户准备专用的虚拟机，并在其中部署用户所需的操作系统和各种应用，通过桌面显示协议将完整的虚拟机桌面交付远程的用户使用，用户可以通过客户端或者其他任何与网络相连的设备来访问跨平台的应用程序，以及整个客户桌面。

从档案公共服务一体化平台的构成来看，主要包括三个部分：一是“运营管理层”，主要是承担对系统资源进行管理调度，系统用户管理、告警监控及故障处理等职责；二是“虚拟化层”，主要是通过虚拟软件在服务器上创建多个虚拟机及相关應用，同时，给每个虚拟机分配不同的物理资源，使虚拟机发挥基本PC的功能；三是“用户访问层”，主要是用户利用计算机、平板电脑、手机等终端设备通过网络访问档案公共服务系统。用户借助于一体化平台系统，可以一次性获取自己所需的特定档案知识资源，无论是电子化形式还是纸质版形式，极大提高了档案知识资源的流通速度和服务效率。

3.传播路径：基于多媒介整合的传播

自人类进入工业文明时代以来，知识资源、信息资源的传播范式革命先后经历了从“平面媒体技术→电视技术→计算机技术→多媒体和网络技术”，再到后工业化时代的“移动互联网技术”的显著跨越。我们认为，档案公共服务平台的建设和发展在基于中台、后台组织再造、制度再造、流程再造等过程之后，最关键的突破点在于“前台接触”，即通过微信、微博等移动互联网端口实现与亿万大众的“全时空接触”。一方面，档案公共服务平台建设迫切需要建立“档案云”，也就是要依托云计算技术，将大量用网络连接的档案知识资源统一管理和调度，构成一个档案知识、档案信息计算资源池向用户提供服务。另一方面，要搭建整合传播网络，依托设立特定的档案公共服务微信公众号，开辟“客户需求模块”信息，建立起一种与档案需求者动态互动、动态倾听大众需求的机制，从而为档案公共服务平台的动态改进、动态进化提供触媒支撑。

4.搭建路径：政府主导或混合建设

在特定的区域内，档案公共服务平台是一种公共服务或准公共服务。为了实现对这一公共服务的供给，档案管理主体有两种搭建路径。其一，是政府主导型建设模式。这种建设模式指的是由地方政府或档案管理主管部门，利用财政投入或转移支付的方式，投资研究区域性档案公共服务平台系统或专门性档案服务系统，并由其负责系统的维护、运转、维修和保养。这种建构模式的特点是更加符合我国档案公共管理体制的现状，具有极强的社会公信力、受众满意度高等特点。其二，是混合建设模式，也是多元主体之间合作开发档案公共服务平台模式。当“档案公共服务平台”作为一种技术产品在市场上进行交易的时候就是商品，而当政府将其列为一种教育基础必备元素时，它就具有了公共产品的属性。在我国经济结构调整进入新常态的背景下，政府、企业、社会组织等借助于一定的利益分成机制和风险共担机制来共同投资开发档案公共服务平台系统成为一种新的模式，可以称之为是“混合建设模式”。

四、结论

档案公共服务平台的建设表面看来是一个服务手段、管理手段的变革，但是，本质上却是档案治理体系的一个深层次变革过程。在知识化、数字化时代，档案事业的治理、档案公共服务平台的建设需要树立起“服务型政府”的理念，并要以公众需求为导向、以国家重大战略或行业战略需求为导向，借助组织变革、制度变革、机制变革、技术变革和传播变革等多样化的手段去设计和创新。当然，在这个过程中，档案公共服务平台的设计归根到底要靠“人的现代化”和各种要素资源，如资金支持的充分保障才能成行。

参考文献：

[1]李宇佳，张向先，张克永.用户体验视角下的移动图书馆用户需求研究——基于系统动力学方法[J].图书情报工作，2015（6）：90-96.

[2]刘熙瑞.服务型政府——经济全球化背景下中国政府改革的目标选择[J].中国行政管理，2002（7）：5-7.

[3]张康之.任务型组织研究[M].北京，中国人民大学出版社，2009.

[4]耿明菲，佘佳蔓，卫 荣.医院智慧档案全生命周期视角下的安全管理模式设想研究[J].临床医学研究与实践，2019，4（20）：185-187.

作者单位：广东省佛山市南海区自然资源档案馆

（南海区城市建设档案馆）