刘晖

【摘  要】在我国社会经济发展步入新时期的时代背景下，企业也获得了更多的发展机遇。在企业经营过程中，办公室承担着重要的工作职责和任务。新时期企业办公室管理工作的开展，面临着新的问题，应当采用新的工作方法与策略，提高办公室管理工作的实效性。论文对企业办公室管理工作进行分析，结合新时期的新兴科学技术，对如何创新企业办公室管理方法进行阐述，以期为新时期企业良好发展提供帮助。

【关键词】新时期；企业办公室；管理工作；管理方法；创新策略

【中图分类号】F279.23【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2023）05-0134-03

1 引言

办公室是企业，尤其是国有企业的核心组成部门之一，在企业经营发展中发挥着重要的作用，其日常工作呈现出复杂烦琐的特点，需要对企业内部各个部门工作进行沟通协调。在新时期市场竞争愈发激烈的背景下，企业面临着更大的竞争压力，如何通过提高办公室管理水平，帮助企业应对市场竞争与挑战，推动企业实现高水平发展，成为企业经营过程中一个关键的问题。基于此，文章对新时期企业办公室管理及方法创新进行探究，具有重要价值和现实意义。

2 新时期企业办公室管理工作概述

2.1 办公室管理职能与内容

企业办公室管理工作在开展过程中的首要职能是制定并完善企业各项规章制度，并做好企业常规管理。企业在成立办公室部门时，办公室就需要根据企业的实际情况与要求，制定科学合理的规章制度，为企业内部各项工作业务的开展确定规范标准，保障企业各项业务活动能够有序开展，并引导企业向预定发展方向与目标前进。同时，办公室需要完成企业日常管理工作，如文件收发、宾客接待、岗位安排等工作，并在工作中形成和彰显企业文化价值，实现企业文化宣传，并确保企业能够正常经营[1]。对于企业而言，办公室是各项规章制度以及工作指示的发布部门，掌握着企业的发展方向。其次，办公室管理工作需要辅助企业进行管理决策。办公室是企业内的综合性部门，其能够在处理日常行政事務以及协调各部门工作之中获得企业经营发展的各方面情况和信息，并对企业各项重要资料进行留存。因此，企业办公室能够通过自身工作开展中所积累的资源与信息，在企业决策过程中提出针对性建议，从而帮助企业决策，提高决策的科学性和可行性。最后，办公室能够统筹处理企业内部各部门以及与其他企业之间的关系。从办公室管理工作本质角度进行分析，办公室发挥的作用就是上传下达、左右沟通，联系各个岗位员工以及各层级领导，实现信息的高效反馈与传达，是企业各方沟通的重要衔接部门。在企业经营过程中，办公室需要站在整体角度，统筹各部门工作，并监督和管理基层部门实际运转情况，协调处理各类问题。同时，办公室也需要负责与其他企业之间的合作与业务对接工作，确保企业内部工作以及外部合作均处于流畅运行状态。

2.2 办公室管理工作特征

办公室管理工作有3方面的显著特征：第一，服务性特征。服务性特征是指企业办公室管理工作的开展，需要服务于企业整体，包括企业的基层、中层以及高层。首先，办公室需要服务于企业基层员工。在日常工作中，帮助基层员工解决工作中存在的问题，激发员工工作积极性，并营造出良好的工作氛围，提高员工工作水平，向企业中高层反映基层员工的工作建议以及相关需求。其次，办公室需要服务于企业中层各个部门。办公室需要积极主动与各个部门进行沟通，做好领导与部门、部门与部门以及员工与部门之间的协调工作，提高员工、部门以及管理层领导之间信息沟通传达的效率，使企业整体能够流畅运转。最后，办公室需要服务于领导。办公室应当根据领导指示，协助领导完成工作[2]。

第二，复杂性特征。办公室管理工作需要处理企业内部大小事务，各种事务类型多样，涉及不同方面，因此办公室人员在处理复杂事务时，需要深入了解事务各个方面，坚持以人为本的管理原则，具体问题具体分析，针对性进行处理。因此，企业办公室管理工作的开展需要花费办公室人员的大量时间和精力。

第三，办公室管理工作具有困难性特征。由于办公室管理工作主要涉及各个人员、部门的协调沟通以及信息的传达反馈，因此容易受到误解，增加工作开展的难度。同时，办公室管理工作往往具有时效性特点，且涉及多个专业领域，工作需要在限定时间内有效完成，难度较大。

3 新时期企业办公室管理现状

3.1 管理方式老旧落后

在国家社会发展的新时期，企业办公室管理工作必须要紧跟时代发展的趋势和脚步，创新管理方式，提高办公室管理工作开展水平。当前企业办公室管理工作方式存在着老旧落后的问题，办公室内部管理采用“一言堂”模式，办公室参与企业管理则采用“跟屁虫模式”。在办公室内部管理中，员工照本宣科执行办公室领导要求，各个工作的开展以及决策的制定缺乏民主性，无法展现出员工的个人能力与素质，打击了员工工作的主动性和积极性。在办公室参与企业管理中，办公室领导与员工往往只会根据企业领导的命令与指示开展工作，无法提出自身的建议，导致办公室成为企业的后勤部门，在此情况下，员工无法通过工作提升自身能力素质实现个人发展，办公室部门也无法充分发挥出自身所具有的功能和作用。

3.2 管理制度存在不足

企业办公室工作的开展需要制度作为支撑，规范的办公室管理制度，是保障工作顺利开展的重要前提和基础，也是办公室管理实现创新的基本要求。当前部分企业，尤其是部分国有企业，办公室管理制度存在较大的漏洞和不足，缺乏约束能力以及制约能力，管理制度并未对员工的工作内容、标准规范等方面进行要求，导致办公室管理工作的开展受到限制，工作实际开展过程中出现混乱、随意等情况，降低了工作效率[3]。同时，管理制度的不完善也导致办公室管理工作人员服务意识无法得到提升。通常而言，管理制度中会明确要求工作人员提高自身服务意识，做好办公室管理与服务工作，发挥工作效果。但管理制度存在不足的情况下，工作人员不会受到制度的约束，工作中容易出现消极怠工的情况，不仅无法提升自身的服务意识，还会同时降低工作效果和工作开展水平。

3.3 管理人员素质较低

当前企业办公室管理工作中，还普遍存在着管理人员综合素质能力水平不足的情况。许多企业，尤其是国有企业，对于办公室管理人员的认识存在误区，认为办公室人员的主要工作就是完成企业的后勤工作，工作内容缺乏专业性和技术性，工作定位就是“干杂活”。受到此错误思想观念的影响，企业在招聘办公室管理人员时，并未设置较高标准，也未对应聘人员的综合素质进行全面考察，导致录用员工的整体能力水平较为一般，进而降低了办公室管理工作的开展水平。同时，部分工作人员工作积极性和创新能力不足，并未在工作中努力提高自身能力，不利于办公室管理工作的持续优化和进步，从而阻碍企业良好发展。

4 新时期企业办公室管理方法的创新策略

4.1 以信息技术为依托，更新管理方式

在社会进入信息化时代的背景下，信息技术在社会生产生活中应用的范围不断扩大，信息技术极大地推动了所应用行业领域的发展。在企业办公室管理工作开展中，信息技术也拥有广阔的应用空间。有效应用信息技术，能够使企业办公室管理工作顺应时代发展变化，提高工作效率。在实际应用中，企业办公室应当建立企业内部微信、QQ、钉钉等通讯软件工作群，将企业工作规章制度、工作内容总结以及其他事务要求统一发布至工作群中，各个部门员工均能够通过工作群直接获取相关信息，满足企业内部各个部门以及员工之间的沟通交流需求，同时提高企业工作指示、要求等内容传达的效率。例如，企业可以充分应用智能会议系统等软件，要求企业内部会议、工作报告等通过软件完成，利用软件辅助企业开展各项运营工作，提高企业业务工作流程办理的效率。同时，企业也可以充分利用信息技术做好团建工作。例如，办公室可以通过视频平台软件记录的方式，将企业内部工作进行记录，在进行工作总结时，可以依靠视频内容的展示，针对性解决当前办公室管理工作开展中的不足。有效应用信息技术，对办公室管理工作方式进行持续更新，能够提高企业办公室工作开展水平。

4.2 明确管理目标，实现精细化管理

目标是企业发展的导向，也是企业能够实现良好发展的关键之一。在办公室日常管理工作开展过程中，工作人员需要结合企业当前经营情况以及发展历史，明确企业管理目标，科学合理的管理目标能够提高企业各个部门的工作效率。企业管理者应当依照明确的管理目标，不断对管理要求规范等进行细化处理，使管理工作能够贯彻于企业经营发展中的各个流程与环节，发挥出办公室管理工作的作用和价值。一方面，企业在制定管理目标前需要全面对企业当前客观条件以及市场变化情况进行调研，对企业自身以及市场环境进行综合评价，以评价结果为基础制定科学合理的企业管理目标，保障企业管理目标能够符合企业经营实际，并推动企业良好发展。另一方面，企业应当将精细化管理同步落实于企业外部合作业务中。在与外部企业进行合作对接时，企业需要根据合作内容以及合作方企业特点，针对性制定接待服务各项细则与要求，并对工作人员进行针对性培训，使工作人员能够灵活运用自身所掌握的专业知识，细致入微地完成接待服务，以精细化的接待服务使合作企业得到更加舒适的接待体验，提高合作成功率，为企业带来更高经济收益[4]。

4.3 完善办公室管理制度，创设良好工作环境

科学合理的办公室管理制度，是营造公平公正工作环境以及保障办公室管理工作开展水平的重要基础和前提。办公室管理制度的完善，一方面需要建立明确的工作管理制度。具体而言，企业需要以自身情况为根本，以同行业其他企业工作管理制度为参考，确立符合企业特点的工作管理制度，对办公室人员工作开展的目标、要求、流程等進行规范和约束，从而保障办公室管理工作开展的有序性与有效性。另一方面，企业需要建立完善员工考核评价激励制度，根据当前企业办公室业务开展情况与员工整体素质水平，持续完善员工考核评价激励制度内容与细节，让员工为自身工作失误负责，承担相应代价。同时为员工提供获得优越奖励的机会，将员工薪资福利待遇与工作结果相挂钩，从而有效提高员工工作积极性，端正员工工作态度。同时，完善办公室管理制度，还需要同步建设办公室监督制度，严格执行监督制度，确保监督制度贯彻于办公室管理工作始终，使办公室管理工作的开展能够受到监督，防止出现办公室“乱管理”的情况，保障办公室管理工作能够有序开展，使办公室管理工作能够发挥其作用和价值。此外，企业需要定期开展团建活动，通过团建活动增强企业员工的凝聚力，让员工在团建活动中认可、接受企业文化价值，创设出良好的工作环境，提高办公室管理工作开展水平。

4.4 提升办公室人员素质，更新管理理念

企业办公室管理工作的开展水平受到工作人员专业能力和综合素质水平的直接影响。因此，企业必须要采取多种措施提升办公室人员素质。具体而言，企业应当从办公室人员的招聘以及内部培训两个角度着手提升工作人员综合素养。在招聘方面，企业需要根据自身情况设定合理的招聘标准，在招聘过程中需要严格依照标准对应聘人员的专业能力与综合素质进行全面考察，从而录用高水平工作人员。在内部培训方面，企业应当通过专家讲座、实践指导等方式，不断提升在职工作人员的专业水平，并定期对员工参与培训的情况与结果进行记录、总结和反思，从而提高办公室管理工作开展效果。此外，企业也需要更新工作人员的管理理念，通过加强先进理念思想宣传教育的方式，在潜移默化中更新工作人员管理理念与思想。管理人员也需要突破传统刻板的管理理念，积极参与到企业培训活动中，加强自身工作专业理论知识学习，贯彻以人为本的管理思想，让企业管理和企业工作更加具有“人情味”，使企业其他部门员工能够充满热情地参与到工作中，实现员工与企业的共同发展。

4.5 协调企业部门管理，发挥办公室作用

协调职能是办公室工作中的重要职能之一，办公室协调工作水平直接影响到企业内部各个部门之间的正常运转，影响到企业的正常经营和发展。国有企业规模大、企业内部部门众多且工作内容复杂，对办公室协调工作提出了更高的要求。在此情况下，办公室人员需要在日常工作中不断深化对各个部门的认知，了解其他部门的工作内容以及人员配置，提高协调工作效果。具体而言，企业需要做好员工基本信息收集工作，将统计信息分发至办公室部门中，要求办公室工作人员熟练掌握企业其他员工情况。同时，办公室也应当定期组织与各个部门之间的联谊活动，让各个部门负责人对本部门情况进行介绍，在联谊活动中加强对其他部门认知，化解部门之间存在的芥蒂或矛盾，从而在企业内部建立起更加紧密的工作联系。此外，企业办公室需要利用新兴科学技术，如大数据、云计算、5G通信等技术，搭建信息化沟通交流平台，使企业各个部门能够通过内部沟通交流平台实现实时通信，显著提高企业内部各个部门协作效率与合作水平，提高企业运转的流畅度，从而推动企业高水平发展[5]。

5 结语

综上所述，在企业经营发展过程中，办公室工作具有重要作用，是企业的核心部门。在新时期企业所面临的市场竞争压力不断增大的背景下，企业必须要重视办公室管理工作的开展，从多个方面分析当前办公室管理工作存在的不足。本文对新时期企业办公室管理工作开展现状进行阐述，并提出了创新办公室管理工作的方法，希望能够帮助提高办公室管理工作开展水平。

【参考文献】

【1】周涌，高吉祥.新时期企业办公室管理工作的创新途径[J].办公室业务，2019（06）：10-11.

【2】吕华文.新时期优化企业办公室行政管理工作的策略[J].老字号品牌营销，2022（07）：141-143.

【3】张红.新时期企业办公室管理及方法创新[J].商讯，2021（05）：117-118.

【4】王冉冉.新时期企业办公室管理及方法创新[J].办公室业务，2020（20）：17+62.

【5】卢晟祺.信息化背景下国企办公室管理模式的革新策略[J].化工管理，2022（08）：1-3.