司啸宏 梁惠卿

摘  要：本文从认知、判断、实施、区域、职业、岗位、主体七个方面设问，通过微信平台进行问卷调查。调查发现粉众阅多答者寡，走过路过理会少。知晓虽多理解异，区域分布不均匀。判断乐观有保留，表态骑中两头低。机关单位教师多，档案人员是主体。高学历的中年人，女性超半。为全面开展电子档案“单套制”管理，提供了一些来自基层一线，有着一定特点的数据信息。

关键词：电子文件；电子档案；“单套制”；归档管理；档案管理；调查分析

Abstract： The questionnaire sets up questions from seven aspects： cognition， judgment， implementation， region， profession， position and subject， and it was conducted through WeChat platform. The survey found that the fans read more while answered less. Many people pass by but with little attention or with different understanding. Besides， the regional distribution is uneven， the judgement is optimistic but reserved， and the opinion is riding low at both ends. There are many teachers and government and institution staff， but archivists are the main body. More than half of middle-aged people with high education background are women. In order to comprehensively carry out the "single set system" management of electronic archives， this paper provides some data information with certain characteristics from the grass-roots front-line.

Keywords： Electronic documents; Electronic archives; "Single set system"; Archive management; Archives management; Investigation and analysis

电子档案“单套制”管理认知与实施现状，是开展电子档案“单套制”管理的基本条件。仅理论研究认同和少数试点单位的成功案例还不够。对档案工作者，特别是基层实践工作者进行开展较大样本调查十分重要。

掌握基层档案工作者在电子档案“单套制”归档认知和实施方面的基本情况，探寻其中具有的规律性，本课题组从认知、判断、实施、区域、职业、岗位、主体七个方面设问，通过微信平台进行问卷调查。为基层因地制宜开展电子档案“单套制”管理工作，提供了一些来自基层，具有一定特性的数据与信息。

1 调查基本情况

1.1 起止日期。2022年11月2日—2022年11月18日。有效数据时段2022年11月3日0时—2022年11月17日24时。实际数据采集时长15日。

1.2 结果统计。数据量：508个。浏览量：1，705人次。独立IP：492个。使用同一IP16个，可能重复率3.15%。填写率：29.79%。超过70%的浏览者没有参与答卷。有效关注度约为30%。平均用时：00：04：29。来源：2个。

1.3 走势统计。本次调查主要通过微信开展。为了保证不同渠道获得数据的有效性，调查分别采用公众号发布、微信群推送、个人邀请、静置、定向补充收集5种方式。表1是不同方式获得数据详情。

从数据量及占全部数据的比值看，最大数据量118条/日，来自个人邀请方式。最小数据量1条/日，来自测试日，其次是2～4条/日，来自静置方式。低于平均值的方式有公众号发布和补充收集。高于平均值的均来自个人邀请和微信群推送。两种方式用时均为2日，个人邀请合计获得数据232条，接近全部数据的半数（45.67%），效率最高；微信群推送合计获得数据159条，占比接近全部数据的三分之一（31.29%）。两种方式用全部调查约四分之一的时长（4日），合计获得占全部数据76.97%（超过四分之三）的数据。

表1 认知与实施现状调查不同方式获得数据详表

从填写率看，个人邀请最高（50%），两日的平均填写率达44%。定向补充收集次之，两日的平均填写率达41.67%；微信群推送再次之，平均填写率28.06%；静置第四，三日的平均填写率23.08%；微信群推送第五，五日的平均填寫率只有22%。单就公众号发布看，档案馆研究公众号效率最高，33.33%；档案工作公众号次之，30.61%；档案与管理公众号再次之，27.03%；档案界论坛公众号第四，25.64%；档案管理杂志编辑部公众号第五，23.68%。29.15%的平均填写率，就1，705人次的浏览量来看，是可以的。但如果放到五个公众号，平均一万“粉丝”关注量，持续15日来看，停下来参与调查的占比不及百分之一。反映出大多数基层档案工作人员，对这个问题的关心程度并不高，是沉默的大多数。在各类平台上，能够对这个问题发表意见看法的人少之又少。这就是形成“粉众阅多答者寡，走过路过理会少”调查境况的原因。

1.4 来源统计。表2是电子档案“单套制”管理认知与实施现状调查数据来源分布情况。

表2 认知与实施现状调查数据来源分布

直接访问为主，占比超过95%。mp.weixin.qq.com占比不足5%。微信成为调查的获取数据的主渠道。

2 调查结果

20个问题分认知、判断、实施、区域、职业、岗位和学历年龄性别七个类别。

2.1 认知情况

2.1.1 您听说过电子档案“单套制”归档吗？关于对电子档案“单套制”归档知晓情况。

表3 电子档案“单套制”归档知晓情况分布

由表3可见，知晓电子档案“单套制”归档的占近九成。

2.1.2 您理解的电子档案“单套制”归档是指什么？表4是对电子档案“单套制”归档含义的知晓情况。

表4 电子档案“单套制”归档含义知晓情况分布

按照中华人民共和国档案行业标准《电子档案单套管理一般要求》DA/T92—2022，3.3电子档案单套管理的表述是：仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。[1]调查表明，只有近四分之一的受访者对“电子档案单套管理”有着正确认知。这种认知上的问题部分是由于《电子档案单套管理一般要求》将“仅以电子形式”进行的“归档和管理”等同于“单套管理”，在逻辑上有不规范性[2]。

2.2 判断情况

2.2.1 您认为电子档案与纸质档案相比安全性如何？在比较电子档案与纸质档案安全性时，持乐观看法的占比接近一半（47.04%），持中性态度的占比接近三分之一（31.69%），持相对悲观态度的占比五分之一强（21.26%）。整体上表现出较为乐观的情绪。

2.2.2 您认为电子档案的耐久性与纸质档案相比如何？整体上看，对电子档案的耐久性持乐观态度的占比超过六成（60.63%），持谨慎态度的占比超四分之一（26.77%），持悲观态度的占五分之一强（21.26%），乐观态度占主流。

2.2.3 对电子档案“单套制”归档信心强度。整体看，对电子档案“单套制”归档有信心的占比接近七成（67.12%），持谨慎态度的占比接近五分之一（17.52%），态度悲观的占比不足五分之一（15.35%），略低于持谨慎态度的人数。

与对电子档案安全性、耐久性判断不同，最高判断值没有位于居中的“一般”选项上，而是位于正向判断的“有信心”一项上，并由此向负向判断依次递减。

2.2.4 电子文件“单套制”和电子档案“单套制”是不是一回事。在电子文件“单套制”和电子档案“单套制”是不是一回事问题上，选择正确的超过八成。12.60%的人选择不知道。这比例与不知道电子档案“单套制”归档占比数（11.61%）基本相同。

2.2.5 电子文件实行“单套制”，电子档案是否也一定要实行“单套制”？持肯定意见的超过五分之一，持谨慎态度的超过六成，体量最大。持否定态度与未加思考的大致相当，各占6%左右。在这个问题上，谨慎态度是主流。

2.2.6 条件允许情况下的电子档案保存方式选择。在“条件允许情况下的电子档案保存方式选择判断”这一多选项，共有907次回复，回复率178.53%。就是说有78.53%的参加者选择了两项以上的存档方式。考虑到答案1与其他4个答案相斥，就有5.5%的参加者选择了三个以上的答案。反映出多数参加者同意条件允许时选择非“单套制”的保管方式。

2.3 实施情况

2.3.1 所在的单位是否已经开展电子档案“单套制”归档。

已经开展电子档案“单套制”归档的单位只占五分之一（21.65%），明确没有开展电子档案“单套制”归档的超过六成，略多于十分之一的人不知道所在单位是否开展了电子档案“单套制”归档。与不知道电子档案“单套制”归档占比数（11.61%）基本相当。

2.3.2 所在的单位是不是电子档案“单套制”归档试点单位。整体上与前一项“所在的单位是否已经开展电子档案“单套制”归档”结果相近。参加调查的人员中，有一成来自电子档案“单套制”归档试点单位（10.43%），明确不是电子档案“单套制”归档试点单位的超过七成（72.24%），不知道所在单位是不是电子档案“单套制”归档试点的占17.32%。高出不知道电子档案“单套制”归档占比数（11.61%）约5%。部分印证了“试点研究存在点状自循环，横不到边、纵不到底”[3]的判断。

2.3.3 所在的单位开展电子档案“单套制”归档时机是否已经成熟。对所在的单位开展电子档案‘单套制归档时机是否已经成熟情况判断，持乐观态度的占比约三成（29.92%），持谨慎态度的占比四分之一强（25.59%），持悲观态度的占比接近半数（44.48%）。主流观点偏向不乐观。

2.3.4 所在的单位会在多久实行电子档案“单套制”归档。在“所在的单位会在多久实行电子档案‘单套制归档”一项上，整体上是由近及远的人数递增走势。2年内开展这项工作的占比不足四分之一（23.43%），3～5年可能开展这项工作的超过四成（41.34%），時间更久以上的超过三分之一（35.24%）。就是说，“十四五”期间至少有三分之一以上的单位不具备开展这项工作的条件。

2.4 区域分布

2.4.1 参与者分省情况。从参与人员省份分布看，参与人数超过百位的1个，河南，200人，占比39.37%。

参与人数在十位的10个，安徽、广东、北京、福建、山东、云南、海南、江苏、广西、上海，人数在35～11位之间。合计204人，占比40.15%。省均20人，4.02%。

参与人数在个位的19个，江西、山西、湖南、辽宁、浙江、四川、黑龙江、湖北、陕西、贵州、内蒙古、天津、河北、吉林、甘肃、新疆、重庆、宁夏、西藏，人数在9～1位之间。合计104人，占比20.47%。省均6人，1.08%。

参与人数为0的有青海1个内地省份和我国港澳台地区。海外及其他没有参与。

2.4.2 区域分布。参与者人数在百位数的有两个，华中（220人，占43.31%）和华东（108人，占21.26%），合计328人，占比64.57%。参与者人数在十位数的有五个，华南（57人，占11.22%）、华北（55人，占10.83%）、西南（35人，占6.89%）、东北（19人，占3.74%）、西北（14人，占2.76%）。合计180人，占比35.43%。参与者人数为0的有两个，我国港澳台和海外地区。参与者主要来自华中、华东两个区域。

2.4.3 城市类别。在“参与者城市类别分布”一项中，一二线城市参与人数占比相同，合计122人，占比24.02%。约为四分之一。三线城市参与164人，占比32.28%，大约三分之一。其他城市参与222人，占比43.70%，接近半数。整体上呈现出不断递增的阶梯型。这一分布与全国档案机构数量分布基本相同，也与档案机构层次数量分布相对应。

2.5 职业岗位

2.5.1 职业。从职业分布一项上看，党政机关/社团/事业单位工作人员最多，204人，占比40.16%，为第一方阵。教师次之，91人，占比17.91%，为第二方阵。其他专业技术人员、企业管理人员、企业一般职员、在校学生、公务员顺居第3～第7位，48～18人，平均39人，合计193人，占比37.99%，为第三方阵。自由职业者、待业、个体户、医生、律师为第四方阵，顺居第8～第12位，9～1人，平均4人，合计20人，占比3.94%。

2.5.2 岗位。从岗位分布一项上看，专职档案管理人员数量占比最高，124人，占比24.41%，约占四分之一。兼职档案管理员以52人，占比10.24%，居第五位。与专职档案管理人员一起，以176人，占比34.65%，成为参与调查的第一大主体。档案机构（馆）管理者以77人，占比15.16%，居第二位；档案部门（室）管理者以59人，占比11.61%位于第四。两类档案管理者以136人，占比26.77%，成为参与调查的第二大主体。档案专业教师以35人，占比6.89%，位于第六位。在读档案专业学生以29人，占比5.71%，位于第九位。两者合计，以64人，占比12.6%，成为第四大主体。档案服务企业从业者以33人，占比6.50%，成为第五大主体。档案主管部门（档案局）工作人员以32人，占比6.30%，成为最小的参与主体。上述岗位之外的其他岗位，以67人，排名第三，占比13.19%，成为第三大主体。调查主要涉及专兼职档案人员和档案机构与部门工作人员。共312人，占比61.42%。

2.6 学历年龄性别

2.6.1 学历。从参与者的学历一项看，大都具有本科以上学历。其中本科263人，占比51.77%。硕士及以上181人，占比35.63%。合计444人，占比87.40%。接近参与调查人数的九成。大专51人，占比10.04%。高中/中专/技校13有，占比2.56%。初中及以下没有，以高学历为主。

2.6.2 年龄。从参与者年龄分布看，35～44岁最多，181人，占比35.63%。45～54岁次之，155人，占比30.51%。26～34岁再次之，97人，占比19.09%。第四位是18～25岁，44人，占比8.66%。第五位是55岁以上26人，占比5.12%。最后一位是退休人士，5位，占比0.98%。参与者主要集中在26～54岁这个区段，共433人，占比85.23%。中年人为主。

2.6.3 性别。从参与者性别这一项上看，女性居多，329人，占比64.76%。男性约是女性的一半，179人，占比35.24%。档案工作者仍然以女性为主。

3 結论

从从调查问卷反馈的信息看，对电子档案“单套制”归档知晓的约占九成。在对“电子档案‘单套制归档”含义的理解上，大多数受访者认知有误。因此，对电子档案“单套制”归档的认知还需加强。开展电子档案“单套制”归档单位和试点单位的占比不高，远没有到成熟的程度，需加大工作力度。在区域分布上，电子档案“单套制”管理工作，与城市规模、经济发展程度、技术实力存在正相关关系。试点工作要侧重基层和偏远地区，以提高工作的整体效能。

从参与者的职业看，主要涉及党政机关/社团/事业单位工作人员和教师两类。从参与者的岗位看，主要为专兼职档案管理人员和档案馆室管理者两类。参与者以高学历、中年人和女性为主。为有针对性开展培训教育，提高档案工作者应对电子档案“单套制”管理需求的专业技术能力，提供了来自基层的信息数据。

*注：本文为2022年度河南省档案科技项目“基层电子档案‘单套制归档实施环境与条件研究”（项目编号：2022-X-002）的阶段成果。

参考文献：

[1][2]金凡，杨之蔚.《电子档案单套管理一般要求》的基本内容及相关问题思考[J].北京档案，2021（03）：19-23.

[3]吴雁平，刘东斌.电子文件“单套制”归档宜称“单轨制”归档辨析——对电子文件“单套制”归档管理趋势的探讨[J].档案，2019（08）：4-9.

（作者单位：1.开封市农林科学研究院 司啸宏，本科，副研究馆员；2.开封市档案馆 梁惠卿，本科，副研究馆员 来稿日期：2022-12-20）