张阿哲 陈雨潇 程益联

一、引言

管理制度是政府、企业、学校、协会等各类现代社会组织的运行秩序和组织成员的行为规范，其信息化程度与管理成本和绩效高度相关，甚至在银行、物流等行业，管理制度信息化是组织设立和运行的最基本要求。现有研究从思想认识、体系架构、专业人才、制度建设等方面提出现代社会组织信息化建设存在的问题，但对管理制度尤其是内部管理制度信息化实现的方法，即如何将自然语言表述的管理制度转化为计算机可执行的操作指令这一过程研究甚少。因此，提出管理制度信息化实施具体步骤与方法有极强的必要性。

二、面临形势

当今世界，新一轮科技革命和产业变革蓬勃兴起，信息技术飞速发展，现代社会组织作为社会重要构成要素和社会关系的重要主体，应当先行一步帶动行业和产业数字化转型，其运行管理更应由内而外推动组织变革和管理体制扁平化、信息化、网络化改造，增强组织的灵活性和适应性。显然，作为管理最重要的手段，管理制度“汇编”“上墙”已经不能适应新阶段发展要求，加之新冠疫情催生线上办公、远程办公新需求，管理制度信息化成为现代社会组织数字化转型乃至数字中国建设的必然前提和当务之急。

三、主要问题及难点

（一）主客体不完整

自然语言表述管理制度经常在不影响句意的前提下省略语句中某些成分，然而计算机可执行的操作指令需要明确执行人、从哪个地址、获取什么数据、进行什么操作、送到什么地址、满足何种条件等，即每一条指令至少应包括三要素，一是管理主体及明确的主体权限（由何人进行操作/数据获取地址），二是业务流程（进行什么操作/送到什么地址），三是管理客体及明确的客体规范（传输的数据应满足什么条件）。以公文拟制制度为例，“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。”表意不难理解，但若梳理业务流程并转化为计算机操作指令，则该条文缺乏明确的管理主体以及每个业务流程节点对应的业务权限。

（二）对象概念不一致

现代社会组织主要管理对象是人、财、物、事，由此建立的管理制度体系包含多个方面，可能出现同一对象在不同管理制度中表述不一致，或表述相同的概念实际并非同一管理对象的情况。例如现代社会组织某一成员可能是某项工作的管理者即管理主体，也可能是另一项工作的管理客体；因其承担不同工作，在不同管理制度中可能被表述为公文起草人、档案借阅人、办公用品保管人、公务车辆使用申请人等。又如建设工程管理制度和财务管理制度可能均涉及资产管理，但因工程在建阶段形成的资产尚不能划定为固定资产，因此在建工程管理制度和固定资产管理制度中“资产”等名词内涵显然不同，实际指向的管理对象也不同。

（三）业务流程不协调

信息化是一个渐进过程，如果在管理制度信息化之初缺乏全局观念和整体规划，未进行业务流程梳理并对数据资源架构进行统一规划设计，率先完成信息化的部分与其余部分可能因缺少数据调用接口、前序后序业务流程脱钩等情况导致业务流程不协调，出现数据采集不完整、重复录入、数据流转效率低、流程卡顿等问题，使内部管理信息化发展不平衡，不能产生整体效益，反而增加管理主体的工作量和工作难度。以差旅费报销为例，如因公请假制度先于财务报销制度实现信息化，但两个流程之间没有设计数据对接，则因公请假结束后无法直接进入报销流程，报销时需要再次提供因公请假及其审批结果等信息。

四、实施步骤与方法

（一）业务流程梳理

业务流程梳理是管理制度信息化最基础工作。业务流程是为达成特定工作目标而设定的一系列标准化步骤，体现一件工作先做什么、后做什么、由谁来做。每个管理制度有多个条文、包含多个业务流程，应对每个条文进行拆解，将自然语言表述转化为类似数学形式的规范性表述，同时将条文中可能省略的管理主体、客体补充完整，形成包含流程主体（管理主体）、流程客体（管理客体）、流程节点、流程顺序、业务输入、业务输出的业务流程。例如，梳理请假管理和财务报销制度，得到因公请假业务流程包含申请人申请、部门负责人审批、请假办结三个环节，后序流程为差旅费报销，可以对接该次因公请假申请人报销单据上传、财务部门审批、财务部门打款、办结流程，继续梳理公文流转和档案管理制度，则可能发现公文流转流程是因公请假业务流程的前序流程（公文中表明因公请假原因），归档流程是差旅费报销的后续流程（财务凭证及差旅过程中形成的各种资料归档）。通过业务流程梳理，可以重新审视各业务流程之间的关联关系，明确每个业务流程的前序和后序流程，发现业务流程可能存在的缺失、冗余、重复、目的不明确等问题，对业务流程进行增加、删减、合并，或将连续式流程改为同步式流程以提升管理效率。

（二）对象概念统一

对象概念统一是管理制度信息化最重要的环节。管理目标往往通过对人、财、物、事等管理对象进行全流程管理而实现，然而管理对象在组织中可能“顺业务流程”存续，例如固定资产从形成到处置一般顺前后衔接的固定资产管理业务流程流转，也可能“跨业务流程”存续，例如组织成员从调入到调出可能涉及若干相互没有关联关系的业务流程。因此，为在各业务流程中严格区分和准确识别管理对象，以便于全面收集管理对象信息，需要统一管理对象概念，通过不同指标对管理对象进行判别。应针对不同类别管理对象设置不同指标集合，每个集合中包含一组用以描述对象固有性质的指标。

对于完全由组织产生的管理对象，可以将组织赋予的指定编号作为描述固有性质的指标之一。例如对于公文拟制而言，确定某一拟制公文的指标集合可以包括文号（指定编号）、公文标题和发文单位，拟稿人、发布范围、公开属性等指标可根据管理需要选择性收集。对于非由组织产生的管理对象，指标集合仍应包含指定或既定编号，同时还应包括其他描述对象固有性质的指标。例如，对于人员管理而言，确定某个组织成员的指标合集可以包括居民身份证号码、姓名、性别、籍贯等，政治面貌、工作部门、家庭成员等指标可根据管理需要选择性收集；对于资产管理而言，确定某项资产的指标合集可以包括资产编号、品牌型号、颜色等，购置时间、购置金额、管理人、使用人等指标可根据管理需要选择性收集。管理对象应包括业务流程梳理涉及的所有主体和客体，管理对象指标应遵循“一数一源、一源多用”原则在固定的数据入口录入一次。

（三）业务流程数字化实现

在完成业务流程梳理和对象概念统一的基础上，可以进行业务流程和对象的数字化。对象的数字化是指通过管理对象全量全要素数据采集，在数字世界建立其数字映射，要求围绕管理对象设定尽可能多的指标以便于全面描述该对象。仍以人员管理为例，围绕组织成员采集的信息越全面，对组织成员的行为、效率等方面评价和预测也就越准确，人员管理的科学性和针对性也就越强。业务流程的数字化是指将业务流程蕴含的业务节点和业务规则转换为计算机可识别的算法，确保管理对象数据在多个节点间有序、连续地流转。其中，管理对象在业务流程中每次主要指标变化可设为一个节点，业务规则可表示为两个节点间的数据流转方向或对某一节点输入指标的逻辑判断，输出指标内容为判断和计算结果。这一过程可以通过规则引擎实现。

（四）决策支持应用研发

决策支持是管理制度信息化乃至管理信息化的最终目的，决策支持应用可以对收集积累的数据进行汇总、统计、分析，辅助管理者更好地解决管理过程中遇到的半结构化和非结构化问题，应当包含数据底板、模型平台、知识平台等。数据底板主要汇聚业务流程和对象数字化产生的海量管理对象和管理过程数据及决策相关外部信息，为模型平台和知识平台提供数据服务；模型平台主要包括管理学模型、经济学模型、心理学模型等，为决策支持应用提供专业模型计算服务；知识平台主要包括专家知识库和管理知识引擎，为决策支持应用提供知识组织和推理服务。

（五）实例简介

综合办公应用作为一种将办公需求与信息技术相结合的信息处理应用，是现代社会组织日常管理的重要技术支撑，其架构设计遵循的正是由管理制度拆解得到的业务流程。从会议室预定、日程录入到人员管理、项目管理，各功能模块权限、审批流程、展示内容等都是管理制度信息化的具体体现。可以说，综合办公應用的本质就是按照管理制度规范数据的生产权限、流转方向、格式标准、收集应用等，完成办公所需信息的数字化创建、收集、存储、传播、处理和分析。

以业务招待（公务接待）管理制度为例。在企业等现代社会组织中，业务招待一般指为了业务拓展、协调及维护社会关系等进行必要的社会活动；在政府组织中，依据《党政机关国内公务接待管理规定》，公务接待指出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动中的接待行为。无论业务招待或是公务接待，其管理制度均涉及业务招待（公务接待）经办人提出申请、管理者审批、执行三个环节，据此梳理业务流程如图1所示。业务招待（公务接待）可能产生费用并需要进行费用报销，因此其前序业务流程为财务管理，后续业务流程为财务报销，分别对应相应管理制度。

业务招待（公务接待）的业务对象主要包括经办人、审批人、执行部门和来访人。其中，经办人指标应包括姓名、居民身份证号码、固定号码、手机号码、职务，审批人指标应包括姓名、居民身份证号码、固定号码、手机号码、职务，执行部门指标应包括部门代码和部门名称，来访人指标应包括来访人姓名、来访人单位、来访事由、陪同人姓名、陪同人部门、接待时间、接待场所、接待标准、接待费用。各指标及业务流程环节数据审核由相关管理者按照对应内部管理制度进行审核，数据更新要求为实时更新。用户管理、安全管理、性能需求及业务范围等按照具体管理要求制定。

业务招待（公务接待）可按来访时间、来访单位、执行部门、用餐情况进行数据汇总，定性或定量分析年度集中产生业务招待（公务接待）的时间、关系密切单位、承担业务招待（公务接待）任务较多的部门、用餐情况及费用情况等。

六、结语

限于篇幅原因，本文仅对事务性日常管理制度信息化进行了研究，提出了实施步骤与实现路径，其余管理制度会否随着科学技术发展实现信息化、在线化，以及更深层次的决策支持系统建设尚待进一步研究。在实际操作中，现代社会组织可以根据管理需要将对业务工作有重大影响、跨越多个应用程序或流程、对组织监管要求至关重要的管理制度作为信息化的切入点”，适时选择合理先进技术实施管理制度信息化建设。

作者单位：水利部信息中心