邱川燕

(福建省科技档案馆,福建 福州 350003)

0 引言

习近平总书记在浙江省工作时曾作出“档案工作正在走向依法管理、走向开放、走向现代化”的重要论述[1],2021年1月1日起施行的新《档案法》紧紧围绕“三个走向”,对现行《档案法》中一些基本制度和重要章节做了较大调整和补充。其中,最大的亮点是增加了“档案信息化建设”专章,旨在从法律层面推动实现以信息化为核心的档案管理现代化[2]。2020年11月1日,新修订的《科学技术研究档案管理规定》(以下简称新《规定》)增设了科研档案电子文件、科研档案管理系统电子文件归档接口要求,以及符合科研电子档案单套制管理的相关条款[3]。这些新变化、新亮点说明科研档案信息化建设工作是大势所趋,是顺应时代发展、实现科研档案现代化转型的必由之路。在实现科研档案走向现代化转型的进程中,人才是重要的因素,必须予以高度重视。本文对新形势下科研档案信息化人才的内涵和定位进行分析,深入剖析当前信息化人才队伍建设现状中存在的问题,并对如何改善现状适应发展提出对策建议。

1 科研档案信息化人才的内涵与定位

1.1 科研档案信息化人才的内涵

科研档案信息化人才是指在科研档案信息化过程中,具备专业信息技术和档案管理知识的新型人才。这类人才在推动科研档案数字化、网络化、自动化等方面发挥着关键作用,是实现科研档案工作高质量发展的重要力量。科研档案信息化人才主要包括以下几类:

一是复合型人才。该类型人才不仅具备扎实的档案管理知识,还对信息技术有深入的了解和掌握,能够将两者融会贯通,解决实际工作中的问题。此外,还应具备较高的信息素养,包括信息意识、信息能力和信息道德。同时,能够遵守档案管理职业道德,保障科研档案的安全和保密性。

二是创新型人才。该类型人才面对日新月异的科技环境和不断变化的档案管理需求,能够不断探索新的档案管理模式和技术应用。

三是协作型人才。科研档案信息化过程涉及多个领域和环节,需要团队成员密切协作。因此,该类型人才具备良好的团队协作能力。

1.2 科研档案信息化人才的定位与要求

基于新《规定》的要求,本文认为新形势下科研档案信息化建设人才应是信息化建设的设计者、引导者、管理者和开发者。

1.2.1 信息化建设的设计者

新时代背景下,科研档案信息化工作的开展具有与时俱进的重要意义。科研档案工作者需要正确认识信息化内涵,形成开放的工作思路,提高对信息技术感知的敏锐度,以实际业务需求为导向,主动扮演好设计者、谋划者的角色,以专业的视角、前瞻的思路、创新的思想、敏锐的眼光,统筹设计,调动一切积极的力量做好信息化建设的顶层设计与规划,做到未雨绸缪、主动作为。

1.2.2 信息化建设的引导者

在大数据时代,信息系统是管好、用好档案的重要载体,这就要求科研档案工作者要与时俱进,积极参与系统创建的全过程,认真学标对标,把握关键原则、明确行业标准、明晰创建目标,引导并协调业务部门及技术人员联合制定系统建设方案,制定相应的标准,创建工作流程与操作规范,做好档案管理系统与业务系统的衔接。

1.2.3 信息化建设的管理者

电子文件是信息化工作的产物,是现代化办公与交流的主要方式,是电子档案的主要来源。随着信息化技术的飞速发展,科研项目的立项、申报、结题、验收全流程均在项目管理系统上完成,这就必然产生越来越多的科研电子文件。然而,由于电子文件的信息与载体可分离性的特点,导致电子文件的真实性风险无处不在。科研档案工作者要扮演好电子文件管理者的角色,牢固树立前端控制、全程管理的思想,做到“抓源头、控过程、保归档”,进行全面监管,做到全流程控制、全技术支持。

1.2.4 信息资源的开发者

科研档案信息具有多维立体性、广泛联系性,与公众切身利益相关。科研档案工作者要充分认识到科研档案信息开发的重要性,运用专门的技术与方法,有针对性地管理和开发科研档案信息,将科研档案信息开发和市场经济发展需求结合,使信息“活”起来、“亮”出来、“用”起来。

2 科研档案信息化人才队伍建设现状与问题

随着科研档案信息化进程加快,科研档案信息化人才的关注度也随之提高,越来越多的单位开始重视信息化人才的引进与培养,并出台相关的制度与措施。但总体而言,尚存在科研档案信息化人才队伍信息素养相对薄弱、工作方式相对陈旧、知识结构相对单一、评价机制不够完善等问题。

2.1 人才队伍信息素养相对薄弱

部分科研档案信息化人才的专业素质不高,缺乏必要的档案管理知识和信息技术技能。这主要是由于缺乏系统性的培训机制和激励机制,导致人才整体素质难以提升。现有的档案人员当中,由于固有的知识结构和学历层次的原因,以及存在一定程度的“固步自封”思想,制约着整体信息素养的提升。

2.2 工作方式相对陈旧

目前,档案信息化建设工作发展很不平衡,随着电子政务的发展,文书档案的信息化进程优于科研档案。由于科学研究的周期长,档案成套性、专业性等特点,导致科研档案信息化工作推进缓慢。经走访部分省内外档案馆及省属公益类科研院所,发现目前大部分科研档案还处在目录数据管理阶段,系统之间无法互连互通,“信息孤岛”现象普遍存在,信息化建设总体比较滞后。这导致科研档案管理人员工作方式也囿于成见,依然存在重“看管”、轻“开放”,重“以自我为中心”、轻“以用户为中心”,重“坐等上门”、轻“主动服务”等弊端。

2.3 知识结构相对单一

档案部门信息化人员大部分来自高校档案学专业教育,但目前该专业人才培养模式相对单一,尚未形成以档案信息化科技创新和知识型人才培养为核心的教育体系,造成人才短缺与供需矛盾等问题,导致当前科研档案部门信息化人才相对匮乏,且知识结构比较单一,既懂档案又懂信息化技术的复合型人才更是少之又少。

2.4 评价机制不够完善

科研档案信息化工作依然存在“用起来重要,忙起来不要”的现象,很多单位没有专职档案人员,科研档案管理人员身兼多职,单位的职称评聘更多倾向于科研业务人员,档案管理人员不受重视。同时,未建立以品德、能力、实践、业绩为导向的科研档案信息化人才评价体系,导致档案信息化管理人员工作积极性不高,存在职业倦怠现象。

3 对策建议

针对上述问题,结合新《规定》的要求,以及新形势下科研档案人才的新定位,可以从以下四个方面入手,加大科研档案信息化人才的培养力度。

3.1 建设整体、动态的人才培育机制

做好顶层设计,大力实施人才强档工程。以《“十四五”全国档案事业发展规划》为指导,以人才培养目标、需求、问题为导向,聚焦人才短板,制定科研档案信息化和人才队伍专项规划。将专项信息技术人才培养纳入单位人才培养计划,加大干部培训力度,有计划、有步骤、分层次地培养一支通晓大数据、人工智能、区块链等新兴信息技术的档案专家队伍,为档案事业发展储备后续力量。与各高等院校加强合作,提供档案专业人才实践基地,在跨部门、跨专业、跨领域的交流合作中培养人才。针对数字化、信息化时代档案工作面临的新问题、新困难,积极开展有针对性的研究,探索破解困境的有效路径,发挥档案专家、档案工匠示范作用。

3.2 推进“引进来、走出去”的人才队伍建设战略

一方面,引进掌握数据存储、数据挖掘、数据分析和数据可视化技术的高端技术人才,以适应大数据时代电子档案管理的需要;另一方面,让现有档案人员“走出去”,到相关部门、行业参观学习,拓宽视野。在新进档案工作人员或调动有关人员时,不仅要以满足信息化建设所需要的复合型人才为引进标准,也要注重工作人员的思想政治素养、敬业精神和职业道德等,考察其是否具有较高的档案专业知识和能力素质,是否具有顺应新时代发展的战略眼光及思想意识,是否具有较强的综合素质、信息素养,包括现代化科学技术、计算机能力等。除按照计划常态化组织各级各类线上线下的培训之外,还可以积极联系相关单位或部门开展参观、调研、学习活动,全面提升科研档案人员的信息素养。例如,福建省科技档案馆在招聘人员时注重人才结构的多重复合,侧重于引入既懂计算机又懂档案管理的人才;在日常工作中,组织员工到大数据中心、档案软件公司等实地观摩研讨,积极参与“数字峰会”活动等,了解前沿动态,全面提升科研档案人员的信息素养。

3.3 构建立体、多元的信息化人才系统

大数据时代是一个自由、开放、多元化的时代,科研档案工作者应该以开放的姿态主动跨越专业或地域的界限,寻求多领域合作。例如,借鉴图书、情报等其他信息学科的前沿理论和方法,将之融入档案学研究,从而实现档案理论和实践的创新;寻求与专门提供大数据解决方案的组织合作,在数据专家的指导下开展数据收集、管理、开发、共享等工作。目前,许多单位的档案数字化工作、数字档案管理系统及数字档案馆(室)建设采取外包的方式进行,但是即便如此,档案人员也必须掌握档案数字化、数字档案馆(室)建设的相关标准与规范,充分发挥引导者、监督者的作用,在合作中学习新理念、新技术、新方法,成为电子档案管理的专业化人才。例如,福建省科技档案馆自2018年起就由外包公司承接科技档案数字化项目,但在具体实施过程中,要求全体人员参与数字化方案制定、标准规范学习、监督指导等,通过全面参与提升档案工作人员的信息化水平。

3.4 建立健全科学、合理的人才评价机制

科学、合理的评价机制有利于发现人才、激励人才,是人才队伍可持续健康发展的重要保障。建立合理的激励机制,可以鼓励干部主动学习、不断自我提升。人才评价可以从政治品德、工作能力、专业水平、学习培训、工作业绩等方面建立评价指标,通过轮岗制、岗位目标责任制挖掘人才,通过“给路子、压担子”方式检验科研档案人员的工作能力。对在档案信息化工作中表现突出的人才予以奖励,鼓励其不断努力成为德才兼备、具有信息化知识的适应时代发展需要的档案管理工作者。例如,福建省科技档案馆采取“常态+动态”的方式开展人才评价,“常态”是指对“德、能、勤、绩、廉”五方面的综合考核;“动态”是指通过“压担子”及轮岗的方式动态考察干部的思想、能力、态度等综合素质,及时进行评优评先,充分激发干部的积极性,促进干部保持与时俱进的昂扬状态,不断提升信息化、数字化等方面的专业与综合素养。

4 结束语

大数据时代给档案工作带来了机遇与挑战,新修订《档案法》及新《规定》的施行为科研档案工作现代化转型跨越提供制度保障,科研档案工作者迎来了大有可为、大有作为的新机遇、新挑战。面对新机遇、新挑战,科研档案工作人员要以学习、进取的精神,以开放、包容的姿态,兼收并蓄,学习新知识技能,吸收新鲜血液,不断提升专业化、信息化水平,积极为档案事业高质量发展提供不竭动力。