科汇公司信息化的现状与思考

2023-02-14周友忠

华东科技 2023年1期

文/周友忠

2022年因为疫情原因，上海科汇人才服务有限公司（以下简称科汇公司）在无人现场值班的前提下，全体员工居家办公，远程操作，协同工作，按照既往的时间节点，圆满完成各项工作任务，实属不易。从侧面检验和反映出我们多年来建立信息化平台的成效，体现出公司管理方面的科学化水平，展示了科汇公司作为一家专业的人力资源公司，能够在科技人才的使用和管理上提供优质人才人事支撑服务的能力。

随着信息时代的到来，各行各业的竞争便开始延伸为信息化的较量，人力资源服务行业的企业竞争也不例外。越来越多的人力资源服务企业在信息化建设上投入巨大的人力、物力、财力，分别建设起了各自的人力资源管理一体化软件系统、人力资源服务APP、公司网站、微信小程序等软件应用服务，以达成了更快捷、更方便地服务到客户群体的目标。科汇公司作为一家成立近20年，具有丰富经验的人力资源行业服务类企业有必要加强自身的信息化建设，才能在残酷的市场竞争中站稳脚跟，不被市场的洪流所淘汰，只有不断调整适应市场路线，不断提升科学化管理水平，才能不断拓宽公司发展的创新之路。

一、科汇公司信息化的现状

1.硬件设施配置建设的现状

科汇公司现有在线服务器4台，其中2台为2017年投入使用，2 台为2020年投入使用，服务器分别架设和运行着科汇公司的2套人力资源管理软件并存储着数万名员工的资料数据。科汇公司现有群晖NAS 文件服务器1 台，于2018年投入使用，作为群晖文件服务器系统的基础存放有派遣员工电子材料档案、报表文档等业务工作资料、培训讲座等学习资料，由于资料的逐年累积，该文件服务器数据存储空间接近极限，急需更新扩容（配置说明：合计配置4 块4T 硬盘，以raid5方式构建磁盘阵列，总容量为10.8T 的文件存储）。

2.软件配置设施建设现状

当前使用主力软件为“金益康人力资源管理软件”（ehr4.1，B/S 互联网端，oracle 数据库）、“科源汇才智能工资结算软件”（C/S 客户端，SQL server 数据库）、群晖文件服务器系统、向日葵远程访问控制软件和微信公众号基础服务。

科汇公司自2003年成立后，前期公司缺乏软件系统配置规划，在本人入职后开始规划建设软件系统项目，从2006年开始购置使用金益康（jyk-ehr）人力资源管理软件，当时仅配置了最基础人力资源信息模块，满足一些基本信息的录入和存储，未做定制开发模块。历年来作为公司核心的人力资源管理软件存储公司人才数据。2015年初，本人主导进行了一次数据库的升级换代，将SQL-server 数据库升级为oracle 数据库，大幅度地提高了运算能力。该软件一直使用至今，存储着历史所有派遣员工的基本信息资料，目前由工作人员不断录入和维护更新。

科源汇才智能工资结算管理软件于2021年逐步替代原先的飞创工资管理软件，飞创工资软件于2013年购置，其设计思想为账套模式管理，随着时间的推移已经无法满足公司运营的需求。经过市场调研和多方测试，科源智能工资软件的设计思想符合科汇公司的派遣员工工资结算的理念，有利于大幅提高个税申报统计和智能工资的结算方式。

通过深入调研和创新思考，建设性地将金益康软件和科源汇才软件之间的数据打通，规划出数据同步改造方案，以保证在金益康软件内数据可以实时同步至科源汇才工资软件中，而无需工作人员手动匹配导出和导入操作。目前软件同步功能已测试上线运行数月，状态良好，极大地提高了工作效率，完全实现了智能工资结算最初规划阶段的全部功能。为原先使用了10 多年的金益康软件延续了生命周期，节约了大笔经费开支，焕发了软件的活力。同时金益康软件的大量数据也不必迁移，继续得到使用，用户操作习惯也可以延续保留。

群晖文件服务器系统依托于2018年购置的群晖918+系列NAS文件服务器。由于科汇公司暂未建立办公自动化OA 系统，因此本人根据工作需求提出临时性地使用该群晖文件服务器系统作为日常OA 办公系统的替代性方案，实现了基本的文件共享、文件传输、文件检索、实时留言、群组讨论、工作日志安排等功能。

向日葵远程控制软件服务自2021年下旬起购入使用（之前使用公网IP 访问内网和VPN访问局域网）。该小型化软件及配套的开机插座等硬件设备性价比极高，安全有保障，在此次上海因疫情封控的期间起到较大的辅助作用。全体公司员工能够在疫情期间远程开关机控制单位电脑，实现居家办公和日常上班模式无差别化，节省了建设远程桌面系统的大规模资金投入，保障了所有业务工作的按照既定的时间节点如期完成。软件使用效率较高，仅仅由于通道数配置较少的情况，导致部分员工需要轮流安排上线时间，需要错峰排队使用该软件，给员工的使用造成一定的限制。下一步，通过适时增加部分通道节点即可解决同时在线用户数量少这一问题。

科汇公司微信公众号基础服务主要由公司员工自行撰写的各类业务说明及通知公告等内容，尚无外部接入的小程序或网站，暂时无法实现派遣员工交互预约查询的功能模块。总之，本人带领公司全体员工把科汇公司的科技管理工作作为一个整体的、系统性的工程来优化，以各分支系统的建设为基础，多角度地构建了协同工作的各环节（如下图1-4所示）。

分别由4 大子系统组成：

1.综合平台系统;

2.软件服务系统;

3.文件存储系统;

4.远程控制系统。

二、人力资源管理信息化的概念

人力资源管理信息化指在企业的实际人力资源管理过程中，通过信息一体化、业务流程化、平台统一化、功能自动化、系统集成化等方式实现人力资源管理的高效运作。通过实现人力资源管理信息化，以帮助企业降低管理成本、提高工作效率、优化员工服务流程。

科汇公司在信息平台的建设中，着重考虑信息录入存储准确，数据加工运行的规范，协同工作机制的建立，远程联网模式的应急畅通。通过几大系统的有机结合，既能做到使用上的便捷性，又注重管理上的安全性，二者兼顾地满足了协同办公的需求。

三、科汇公司人力资源管理信息化的必要性和重要性

1.提升管理的工作效率

在科汇公司日常的人力资源管理工作开展过程中，派遣员工的全周期服务需要经过入职录用、员工社保管理、公积金管理、工资核算发放、档案管理、综合业务办理、离职退工管理等一系列操作。在对于员工一整个用人管理周期的管理中，入职录用等需要将派遣员工的纸面信息电子化，先由科汇员工手工录入至金益康系统内，借助金益康系统和科源汇才系统的数据同步功能快速完成员工的个人信息采集与信息的传递，确保了后续流程操作的高效开展和顺畅对接。

2.降低管理成本

科汇公司人力资源管理信息化建设有效降低的工作成本，主要体现在如下几个方面。

（1）派遣员工个人信息信息化后加速了派遣员工信息的传递效率，节约了大量信息传递的时间成本和人力成本。

（2）两大人力资源管理软件的应用使得公司员工在管理大量派遣员工时，比如工资费用结算、社保公积金计算等，能够通过软件内的管理功能实现多项操作的自动化和快捷化，节约了大量人工核算的时间成本，同时提高了结算的准确度。轻松应对年度结算高达5 亿元资金规模的需求，运行保障作用是非常明显的。

（3）合理运用群晖文件服务器系统的文件传输共享、内网互动交流反馈模块、日程安排模块等功能，使公司在内部工作上统筹安排、指令下发、信息反馈、文件传输中效率得到大幅提升，降低了沟通的时间成本。

四、科汇公司信息化建设过程中存在的问题

科汇公司当前虽然已经在人员基础信息数字化、数据共享方面有了一定的基础建设，但依然在信息化功能完善性方面需要加强升级改造步伐和更多前瞻性的布局设计规划等措施。

1.软件未能完全实现集成统一

当前科汇公司的人力资源管理信息化平台功能较为分散，尚无法做到平台统一化，系统规模小，以实用性为主，短期内可以一定程度上满足日常办公应用的需求，在人性化界面上仍缺少必要的开发。公司内部分配工作任务、共享员工信息时需要使用群晖文件服务器系统，基础人员信息主要存储于金益康软件系统。限于人才公司客户类型多，工资账套模板较多，工资系统相对较为复杂，工资发放管理时需要切换到科源汇才智能工资结算软件。数据信息在多套软件内同步流转，暂时无法做到在一个平台系统管理所有信息的功能。

针对以上难题，经过调研，策划出具有独特创新思想的方案，经过半年的二次开发和测试运行，目前已经完全实现了2 个不同语言环境和不同数据库软件之间的数据同步推送的难题，使得老软件，继续发挥了使用价值功能，延长了软件的生命，同时也是我们积累了多学科知识融合之后的思考方案，对于兄弟企事业在办公室自动化软件方面提供了具有参考价值的典范，而不必频繁重复购置同类型软件。

2.线上服务功能仍有短板

科汇公司的人力资源管理服务功能完整性仍需加强，比如派遣员工查询个人信息情况的功能。以上海外服、中智人才等先进的人力资源服务公司为例，上述企业均开发了各自的APP 与微信公众号，员工可以线上自助查询服务，能够足不出户的使用手机或电脑通过app 或网站登录个人账号查询个人工资、社保、公积金等个人信息。科汇公司在线上服务领域暂时落于其他同行业公司，未能给与员工和客户单位带来更多的服务体验，暂时只能通过电话咨询和邮件实现，一定程度上增加了工作人员的负荷，派遣员工的体验感有待提升。

3.信息录入审核流程有待加强

科汇公司的人力资源管理的原始信息输入和审核流程有待加强。比如当前所有的员工个人信息均为人工录入系统内，即便存在审核也可能存在输错的情况。虽然出现的概率微乎其微且在后期数据核对及用人单位对接中也能够发现和纠正，但这也是一个需要优化的问题，目前人员配置较为紧张，暂时还没法满足输入和审核人员的严格分工管理。自动化采集输入模块有待规划设计，员工电子信息的扫描存储环节有待增加经费投入。

五、加强科汇公司信息化建设的措施

1.加强公司软硬件功能自动化与完整性

增加软硬件的研发投入，拓宽公司信息化软硬件设备的功能，例如：员工线上个人信息录入自动采集、电子合同、线上员工登录查询功能等。通过对行业先进企业进行参考学习借鉴，不断优化加强公司信息化功能水平，保证公司服务水平能够维持在行业前沿。

2.不断更新先进的软硬件基础设备

为了适应政策法规、数据处理和智能设备的快速发展，公司应基于现实的需要及对未来的规划不断地更新迭代软硬件设备，保证软硬件设备能够随时紧跟时代发展的步伐。也因此需要在软硬件设备更新的申请审批流程中做适当的优化，保障设备部分计划外的升级迭代能够顺利进行。

近期，我们完成了数据共享和存储方面的升级改造项目，能够实现2 台群晖系统的双机热备份机制，快照备份等。同时，也建立一套更加安全的冷备份系统。在数据容量方面，文件存储系统已经扩容到3 套独立的90T级别的存储空间系统，满足了企业未来5-10年中长期发展规划的需求。

3.强化公司员工综合素质

加强人才建设，可以充分利用信息平台不定期地对员工开展培训学习，加强员工对公司信息化的信息技术知识和业务知识储备，强化员工软硬件操作水平，不断适应因软硬件升级迭代和政策法规变化而造成的操作方法和流程的变化，始终保持团队是一个学习型团队。

4.加强对人力资源管理信息化建设的重视

公司应对人力资源管理信息化建设给予更多的重视。当前人力资源服务行业比拼的服务内容已经愈加向信息化、远程化、软件化倾斜。作为一家轻资产化的人才服务行业的公司，大部分的人力资源服务企业或将计算机科技、计算机信息科技、电子科技、云平台服务、云软件服务、云基础设施服务、信息处理和存储支持服务、信息系统集成服务、计算机软硬件开发等功能纳入了自身的经营范围内，或为开发软件特别开设子公司分公司，不遗余力地打造属于自身的软件系统、网站系统。

虽然科汇公司现在的体量和规模还无法与前文提到的行业龙头企业相看齐，当前也没有能力来独立开发专属公司的人力资源服务软件服务，但在软件开发、网站建设等方面仍应给予更多重视和投入，可以尝试一些小型化的优化整合和模块定制开发，并在未来尝试与第三方软件公司合作交流共同开发的可能性。只有做到提前规划，未雨绸缪才能不断适应现代企业发展的步伐。

六、信息化工作经验的总结

多年来，公司上下始终把科技管理作为提升公司管理水平的主要手段，把公司信息化建设作为一个长期的、整体的、系统的工程。基于对软件底层设计的了解透彻，故在软件升级改造中，提出独到的创新开发方案，这是很多其他公司无法做到的，科汇公司历来都是用最少经费取得性价比最高的方案效果。科汇公司用成功的实验案例证明了这一点，节省了大笔的资金投入，满足了工作的需求。在公司管理上，科汇公司一直坚持扁平化的组织管理，直线型领导负责制，能够快速发现和及时有效地解决各类疑难问题。