高校档案资源开放策略研究

2022-11-28葛珊，蔡文

武汉理工大学学报（信息与管理工程版） 2022年5期

葛珊，蔡文

(1.武汉理工大学档案馆，湖北武汉 430070；2.中国地质大学图书档案与文博部，湖北武汉 430070)

大数据时代背景下，信息成为了一种重要的社会资源，而档案则是记录社会信息的主要载体之一。在资源流动与信息高度开放的今天，档案资源因其凭证和情报作用而作为一种重要的信息资源走进公众的视野当中。

我国致力于建设服务型政府，积极执行我党为人民服务的执政宗旨，现如今人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务[1]。作为公共事业单位的高等院校，实现档案资源开放已成为时代发展的必然趋势。

1 高校档案资源开放的必要性

1.1 信息时代社会发展的要求

档案资源是国家信息资源的重要组成部分，涉及经济、科技、文化及民生等社会各个领域。而高校作为培养高素质人才和科技创新的基地，同时也是文化传承的重要阵地，形成了无数有价值的档案。按照《高等学校档案管理办法》的定义，高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。根据2021年10月25日教育部发布的《全国高等学校名单》，截至2021年9月30日，全国高等学校共计3 012所，其中：普通高等学校2 756所(本科1 270所、专科1 486所)，成人高等学校256所。由此可见，高校的档案资源规模庞大，且内涵丰富。高校档案记载着高校办学过程中各类教学、科研、文化等信息资源，既是高校办学历程的记载、大学精神的传承，也是社会记忆的体现。高校档案可以为社会提供丰富的各类信息资源，其中很多资源是各行业和公民个人迫切需要的，具有极高的社会价值和较强的社会需求，对推动社会进步，丰富人们的精神文化有很高的利用价值。

1.2 高校档案发展的需要

档案具有第一价值和第二价值，第一价值是指对档案形成者的价值，而第二价值是指对社会其他利用者的价值。通常第二价值的实现才能让“死”档案变为“活”档案，充分发挥档案的社会价值。长期以来高校档案机构一直重藏轻用，同时囿于保密性等各项因素制约，很少对本校以外的部门或个人提供服务，即便提供也需要经过繁琐的程序，用户体验非常不友好。但在信息时代背景下，社会对档案的利用需求一直在加大，以武汉理工大学为例，2001—2020年档案查询利用量一直在稳步上升。如表1所示，2001—2020年20年间，档案利用量翻了数翻，其中接待校外用户更是翻了10余倍，说明社会对档案利用的需求量在不断攀升。分析其中服务对象以学校历届毕业生为主，主要利用其在校期间的教学类档案，目的为求职深造等；其次，是用人单位核实毕业生学历学位，主要也是利用教学类档案；再次，是利用职工人事档案，目的为亲属关系证明等，而其他一些需求则大部分无法满足。

表1 武汉理工大学档案利用统计(学生个人档案未统计)

在当今大数据时代背景下，社会科学研究和人文交流领域需要高校参与其中，并发挥重要的知识导向作用，而高校也需要社会的大平台支持进行学校自身的深化改革与发展[2]。高校实现档案资源开放是完善高校公共服务的一项重要工作，对于推动高校实现发展与创新具有重要意义，也是高校档案机构顺应时代发展，建设服务型档案馆的必由之路。

2 国内外高校档案资源开放现状

2.1 国外高校档案资源开放情况

国外很多一流大学的档案机构不仅收藏本校的历史档案，还通过各种渠道收集社会档案资源，并致力于档案资源的整合与开放。哈佛大学馆藏档案面向所有人开放，不仅包括本校人员，还包括来自世界各地的研究人员和各类对档案有需求的人群。为更好地开发利用馆藏档案，哈佛档案馆通过编研档案专题文献、举办档案展览、推进档案资源数字化、搭建档案资源网络平台等方式，进一步发挥档案的教育、文化和公共服务功能[3]。访问哈佛大学档案馆网站可以发现，哈佛大学档案馆的收藏范围从机构档案到个人档案，跨越了5个世纪，展示了从纸张到网站所有格式的材料。哈佛大学档案馆与图书馆合并，目录公开，可用检索工具检索所需档案并提出利用需求；牛津大学档案馆网站有文学和语言学全文数据库，收录有超过25种语言的数千篇文本，大量高品质文献、文集均可在线检索，大部分可免费获取。牛津大学档案馆对其所藏的珍贵档案通过整理分类，形成了10类主题珍贵档案展览，并在网站发布开放，提供浏览与利用[4]；密歇根大学本特利历史图书馆(档案馆)联合密歇根大学其他图书馆和档案馆共同编辑了MIRLYN(密大在线检索类目)，又加入了其他两个全国数据性文献库，该网站与数据库的联合，使用户可以轻松便捷地在网站上检索到文字、图片、音频、视频等多种形式的档案信息，从而为用户的信息查询开辟了全新的服务空间[5]。这3个数据库都可以让世界各地的利用者不受限的在线使用。

2.2 国内高校档案资源开放现状

国内高校档案资源开放起步晚、难度大，目前基本处于起步阶段。笔者以校外人员身份访问了国内8所高校档案馆官网如表2所示，可知，各高校均有按照《高等学校信息公开办法》中的要求进行信息公开；档案开放基本为历史照片或校史馆内容，部分高校有档案目录但不对校外开放，仅个别高校有极少部分档案可查目录、可下载。部分高校档案馆未在网站上提供远程服务，档案利用必须到馆借阅。

表2 国内8所高校档案馆官网比较

另根据北京大学档案馆公众号查询常用档案借阅规则：中华人民共和国成立前档案和资料、出版档案属于开放档案，利用者可凭个人有效证件和所在单位介绍信到馆办理相关借阅手续；其他类型开放档案均属于有条件开放。

3 档案开放的法律保障

自上世纪80年代起，国家围绕档案开放出台了一些政策法规，1987年《中华人民共和国档案法》颁布，规定了档案开放期限为30年，主体为国家档案馆。1990年《中华人民共和国档案法实施办法》与1991年《各级国家档案馆开放档案办法》等法规出台，对档案开放做了较为详细的规定。但仍存在开放主体单一，开放审核责权不清等问题，极大制约了档案开放的进程。

新修订的《中华人民共和国档案法》于2020年6月出台，2021年1月1日正式执行，本次修订在总则中就明确了公民依法利用档案的权利，围绕走向开放，形成了一整套促进档案开放利用的制度安排[6]。

《档案法》2016修订版和2020修订版关于档案开放的内容比较如表3所示，可知，《档案法》2016修订版只有第19条规定档案开放一般自形成之日起30年向社会开放，且开放主体为国家档案馆。《档案法》2020修订版分别在第27条、28条、34条及41条明确规定了档案的开放利用，开放主体改为县级以上各级档案馆，并鼓励其它档案馆开放；开放时间降为25年；明确了开放馆藏为各档案馆的职责，对不按规定开放的责任追究也做出了相应的规定；鼓励档案馆开发利用档案，做好文化传承。同时在第30条中明确了档案开放审核的责任主体。

表3 《档案法》2016修订版和2020修订版关于档案开放的内容比较

本次修订，充分体现了习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示，为依法治档提供了有力的法律保障，为高校档案资源开放提供了法律依据。

4 档案开放的技术支撑

目前，各级档案馆普遍面临待鉴定数量增加及由此带来的人力匮乏问题。现在高校档案机构的档案资源，除传统的纸质档案、实物档案，还有近年来经由存量档案数字化产生的数字档案和直接接收电子文件产生的电子档案等，面对海量的结构化与非结构化数据，仅依靠传统人力鉴定已难以满足广大人民群众对档案开放日益增长的需求，各级档案馆势必要进一步强化人工智能、区块链等技术的应用，加快档案向社会开放的步伐。《“十四五”全国档案事业发展规划》中也提出了积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。

4.1 人工智能技术推动档案开放

2018年4月28日，国家档案局档案科学技术研究所与科大讯飞签署全面战略合作协议，双方将在人工智能在档案领域的应用方面进行深度合作，进一步促进档案工作的转型升级，提升档案管理的现代化水平和档案科研工作水平[7]，立足档案信息化发展，推进档案智慧化转型升级。人工智能(artificial intelligence，AI)是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人类智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新兴科学技术[8]。人工智能技术应用于档案管理，特别在法院案卷、医生医案等细分领域有了不错的成功案例，智能OCR图文识别技术、自然语言语义识别、语音智能识别等核心技术也日渐成熟。

智能OCR图文识别技术通过图像识别与分析、语义理解、篇章分析等技术，可对不同类型文件进行识别，并进行智能分类。通过深度学习能力，只要通过简单的一两页样本标注，几乎可以达到100%的精准识别率，为纸质文档的数据结构化提供了强大的助力。

语音识别引擎升级后完全解决了中英文混杂的问题，在重大活动建档、口述档案，尤其是应对越来越多国际型会议场景下，中英文无缝识别已经成为现实，准确率和速度也进一步提升。语音识别系统还能通过人机对话实现档案的智能检索，提升检索效率和用户体验。

有些厂家还推出了基于人工智能技术的档案管理系统，利用人工智能技术对馆藏资源进行有效的整合，用户对资源的调配与使用可以通过共享与传输的形式实现，利用信息共享、事件关联、协同业务等手段，将相关业务整合在一起，进行并发处置或程序处置，使整个档案馆运作具备较强的整合协作能力[9]。

4.2 区块链技术保障信息安全

区块链是一种运行于对等网络中各节点遵从特定共识机制的公共账本技术，它具有去中心化、无需信任、防篡改性强等优点，有望解决现有数字档案馆中普遍存在的数据安全性低、共享性差等问题[10]。将区块链技术应用于档案数据资源管理领域，能够促进档案数据管理业务在归档、存储、传输、防伪和信息安全方面得到进一步完善。

在知网中以“区块链技术”和“档案”为关键词进行检索，截至2021年12月，共检索到中文文献共385篇；在结果中以“高校档案”为关键词进行检索，共得到37篇文章；从2017年起始只有1篇，至2021年为止共15篇。可知，区块链技术应用于高校档案工作还处于探索时期，但其去中心化、防篡改等特点为高校档案机构之间统一构建联盟链提供了安全可行的途径。

基于区块链的联盟协作机制，建立由高校档案机构、利用者等共同参与的区块链应用，实现在统一平台上的档案资源提供、利用和出具证明等业务操作。各高校档案机构将档案资源的全流程关键数据信息上链，确保联盟内部档案业务系统数据的完整性和有效性，构建安全、可用的档案数字化资源数据库；利用者利用档案、开具证明全过程信息也保存在区块链中。这样的技术架构可以保障业务过程性的数据不可篡改，确保所有业务可追溯。

5 高校档案资源开放策略

5.1 转变传统思维，增强开放意识

大数据时代背景下，高校档案资源开放已经是必然趋势。因此，转变传统保守思维，增强开放意识就成为高校档案资源开放的首要任务。高校档案机构工作人员必须树立与新时代档案工作“走向依法管理，走向开放，走向现代化”相匹配的思想认识，以法律为准绳，以服务社会为己任，扩大档案开放的范围，最大限度地发挥高校档案的价值。在信息技术高速发展的现代，加强学习是增强开放意识的重要路径和保障。高校档案机构应积极引进专业技术人才，加强档案工作人员技术应用层面的培训，引导档案工作人员会同专业技术人员共同对档案的收集、分类、著录及开放利用等各环节进行科学研究，着眼未来，逐渐将高校档案机构打造成信息资源开放共享的中心。

另一方面，传统思维下，社会公众对高校档案馆的认知不清也会对高校档案资源开放的效果造成影响，降低档案的社会价值。当前社会公众对高校档案馆的普遍印象就是神秘以及“与我无关”，甚至校内很多教职工也是数十年未踏足档案馆一步，并不清楚档案馆的职能。如此认知之下，将很难达到档案开放的目的和效益。因此要加大档案开放的宣传力度，以各类新媒体为媒介，以档案展览、档案视频制作、档案宣传推文等为手段，提升社会公众对高校档案的认识，提高公众参与度，并由此扩大档案开放的阵地。

5.2 建设更广泛的档案资源体系

档案开放的前提就是拥有资源丰富的数据库，高校档案馆一直以来根据1993年颁布的《高等学校档案实体分类法》规定的10大类档案(党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、外事、出版和财务)来进行收集归纳，2008年颁布的《高等学校档案管理办法》增加为11大类，增加了学生类。这个收集范围基本涵盖了高等学校办学办校的各方面，但在大数据时代，仍无法满足社会资源多元化的需求。

国外高校档案馆收集本校历史档案时，除了我们通常收集的各类行政、科研、教学等档案外，还特别注重特色档案和人文档案的收集。如哈佛大学的视觉档案、个人档案，密歇根大学的体育运动档案等。除了本校档案资源，很多国外高校还注重收集社会档案资源，通过与各类机构联系，接受机构和个人捐赠以及购买等多种方式，收藏了很多珍贵的史料。如密歇根大学收藏了大量反映密歇根州各方面历史的资料，甚至包括该州历任州长的文件[11]。这些特色档案在各高校档案对外开放的过程中吸引了世界各地的专家学者甚至普通民众查询并参与到档案资源建设中，形成了档案建设的良性循环。

因为国情与法律法规的差异，国内高校不可能完全照搬国外高校的方式方法，但可以借鉴其做法，提升档案资源建设理念，扩大收集范围，使高校档案能更全面的反映高校的历史和人文。近年来，很多高校为此做出了尝试，例如建立人物档案、开展口述档案工作等。华东师范大学档案馆在2013年举办的“我敢我梦想”大学生视频大赛，将参赛作品作为特殊的档案—“梦想档案”在档案馆永久保存。这些特色档案作为高校档案的有益补充，取得了很好的社会效益。

笔者认为，因为档案具有社会记忆属性，根据高校特色建立特色档案能够有效的帮助构建、传承社会记忆。如反映高校特色学科的学科发展档案、学校办学历史上的红色档案、大学生心理健康档案、反映学校根情文化的校友档案、学校参与的社会工作如脱贫攻坚档案、疫情防控档案等，这些特色档案不仅可以扩大高校档案文化的影响力，开放后还能提升社会公众对高校档案工作的关注度和参与度。

5.3 优化整合档案资源数据库

随着信息时代的发展，档案开放形式将从馆内开放和各地利用者需到馆查询，逐渐发展为足不出户就可以在网络上安全高效的查询到所需的开放档案目录或全文。这就需要有结构化的档案资源数据库作为支撑。

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出要加快档案资源数字转型，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，做好存量档案数字化工作，推进增量档案电子化工作。近年来，高校档案机构普遍开展了存量档案数字化工作，部分高校存量档案数字化已经达到百分之八十以上，但数字化质量参差不齐，存在标准不一、OCR识别率不高、分类不清等问题；随着高校智慧校园的建设与OA系统的普及，电子档案也在快速增加，此外还有各类图片、视频、音频档案等大量非结构化数字资源。而这些海量的非结构化数据以目前的技术还无法做到机器学习。因此，优化整合各类数字资源，建设经过数据处理的结构化数据库，是建立以数字资源为主的高校档案管理和利用体系的必备条件。在结构化的数据库中，可以通过数据分析、数据挖掘等人工智能技术辅助规范档案开放标准，完成档案开放的初审；还可以通过语义技术实现开放档案的智能检索，提升用户查全、查准率。

5.4 建立健全开放审核机制

很多高校建校时间已经超过50年，有的高校甚至有超过100年的历史。按照新修订的档案法规定，超过25年的档案就要公开，经济、教育、科技、文化等类的档案还可以少于25年向社会开放，这就意味着有数十年的档案需要审核开放。高校档案内容丰富，涉及范围广，需要开放的档案涵盖了高校教学、科研、文化、民生方方面面，其中还涉及保密档案的解密认定，仅凭档案机构的工作人员显然无法完成此项工程。《档案法》2020修订版规定：馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。因此，必须建立由归档单位、档案机构及保密主管部门紧密合作并有相关领域专家协助的开放审核协同机制。

5.4.1 建立档案开放审核鉴定队伍，提升档案开放审核的专业性、科学性和时效性

档案开放审核是一项科学严谨的工作，工作人员不仅需要熟悉法律法规，具有高度的政治责任心，还要有丰富的专业知识和信息伦理意识。因此，加强档案开放审核工作人员的专业理论培训和实践调研，建立一支具有专业素养的开放审核鉴定队伍势在必行。

5.4.2 制定切实可行的开放审核标准，严格审核，分级开放

高校档案资源开放审核标准制定的原则应该是：遵守国家法律法规，兼顾知情权和隐私权，保护知识产权，根据高校的实际情况确定档案分级开放和开放时间。

分级开放是指档案可以开放全文或目录，对社会开放或只能对校内开放。开放时间按照新档案法规定为形成之日起满25年以上的档案，经济、教育、科技、文化等与民生息息相关的档案，可以少于25年向社会开放。以高校科研档案为例，科研档案具有一定的时效性，25年之前的科研档案可以审核开放但大多只具有研究和史料的价值，但新的科研成果又存在知识产权保护的问题。高校作为科研基地每年取得的大批科研成果(非密)、专利证书、软著权证等可以以目录形式对外开放，吸引社会需求，同时与学校的科技转化部门密切联系，使科研成果可以转化为生产力，发挥其社会价值。

5.4.3 加强开放审核监督，保障开放审核的安全

由学校综合管理部门和学校档案工作委员会对档案开放工作进行监督，履行行政监督的职责，具体包括监督审核行为、延期开放档案的审批、接受利用者投诉和建议及责任追究等。

5.5 加大档案编研和展示力度，开放信息成品

档案法2020修订版第33条和第34条规定档案馆应加强编研，编辑出版档案材料，并鼓励开发展示馆藏，传承发扬中华文化。《“十四五”全国档案事业发展规划》要求推出主题鲜明、内容丰富、形式多样的编研成果，加强数字化、网络化的宣传展示。高校档案机构开展档案编研可以根据社会需求，对馆藏档案资源进行分析、提取和加工，形成某一主题的编研成品，对社会开放；也可以针对某些用户特定需求和某些档案的特定利用者，开展针对性的编研服务并主动推送编研成果。档案编研的来源不局限于本校馆藏，可利用其他高校的档案资源或可共享的综合档案馆档案资源，与馆藏资源相互印证，使编研内容详实准确。编研成果的发布可以为利用者节约查询时间、提高利用率，并使更多的人受惠。

高校档案机构可以根据自身特色，通过多种途径开发馆藏，展示传播大学文化。传统方式通常是建设校史馆、档案图片展等，传播不广、受众群体较小。大数据时代背景下，对开放档案进行数字化开发，能使档案的社会价值更快速、更广泛的实现。当前，很多高校建设了网上3D校史馆、开展各种线上档案展览等。档案信息产品呈现了多样化的态势，电子出版物、微视频等新型档案信息产品不断出现，并可以通过抖音、微信视频、B站等受众更多的媒体平台展示。随着科学技术不断发展，还可以通过档案资源与新技术的结合创新性的开发档案新用途，如可以制作校园数字地图，在数字地图上展示学校建筑的3D图片和该处的历史照片，通过虚拟现实技术展示此处曾发生过的历史事件及曾经在此学习生活过的优秀校友等。这些档案信息产品不仅扩宽了档案开放的渠道，还能更好的宣传高校的历史人文。

5.6 建设统一的区域高校档案开放利用服务平台

当前各高校档案开放和利用都是各自为政，有利用需求的用户需要到各高校档案机构办理查档相关手续。利用需求为区域性研究的用户，可能要花费数日甚至数月往返于各高校档案馆并多次提供证明材料；而机构或用人单位要核实毕业生学历，就需要联系到其毕业高校，而每个高校办理程序又有所不同，这在一定程度上降低了办事效率，造成了社会资源的浪费。国家现在大力推进信息资源共享体系的建设，《“十四五”全国档案事业发展规划》中也提出推进档案信息资源共享平台建设，档案信息共享利用“一网通办”。区域高校可以试行建设统一的档案开放利用服务平台，实现信息资源共享，对社会开放，提供高效便捷的利用服务。可以运用区块链等技术保障档案资源的安全和认证服务的可靠性与权威性。同时通过服务平台进行数据收集分析，分析用户查档习惯和需求从而对档案开放的内容、形式进行优化。