□文/张馨丹

（哈尔滨商业大学会计学院 黑龙江·哈尔滨）

［提要］ 在高智能化信息技术背景下，以德勤“财务自动化机器人”为典型的机器人流程自动化（RPA）技术不断发展与应用，为企业集团财务共享服务中心的流程优化提供有力的技术支持。本文致力于对财务共享服务中心对财务流程优化的重要性与传统财务流程中存在的问题进行分析，从而分析RPA对财务共享服务中心费用报销、应付账款、应收账款、资金管理的流程优化。

随着第四次科技革命的到来，“大智移云物区”等新兴科技的蓬勃发展冲击着各个行业，数据成为新型生产要素，传统财务管理模式已难以满足新形势下增效提质、管理支撑的新要求。企业要根据自身财务管理现状，构建基于RPA技术的企业财务共享服务中心，以大数据驱动企业发展，以信息技术赋能财务转型，进一步精简企业财务流程，将财务管理信息及时反馈，从而使企业管理流程更加完善高效。

一、RPA技术对财务流程优化的重要性

目前，财务共享服务中心的技术核心是通过以机器人流程自动化（RPA）技术为代表的智能信息技术，实现财务管理流程的优化与标准化。财务流程标准化与智能工具的交互过程以传统业务流程为基础，通过运用智能工具方法将业务、财务、税务和管理等融为一体，实现全流程的端到端服务，确保财务共享服务中心各项财务工作顺利实施。RPA作为一项人工智能技术，通过模拟人类与计算机的交互过程完成预期任务。主要适用于以下三类情景：（1）数量大、关联性强、重复性较低的场景；（2）手工密集、易出错的场景；（3）规则简单明确，且极少要求人评判决策的情况。

从目前公司的总体发展趋势上来看，RPA技术对企业财务流程优化的重要性，可从三个方面来说明：首先，提高效率，并减少了人工成本。RPA技术能够在7×24小时内准确高效地处理大量工作，复杂性、流程性、标准化的服务由操作系统自动实现。其次，推进了企业财务管理变革。RPA技术的出现，使得一些基础的会计工作逐步被计算机器所替代，企业财务工作将从传统账房先生向人机交互技术发展，把工作重点转变到企业内部管理、风险发现、投融资决策等方面，更多重视企业内部非结构化或半结构化的财务数据，并深入发掘隐含的财务数据价值。最后，控制企业的经营风险。企业通过业务流程优化解决信息孤岛现象，并通过集中处理会计核算工作提高了风险控制的能力。

二、财务共享服务中心建立前财务流程存在的问题

（一）费用报销流程存在的问题。（1）申报费用时大量的纸质发票存在导致人、财、物的浪费。企业财务管理流程中，纸质发票的传递、审批、粘贴等多个环节都会让企业耗费大量的人力与财力，并且纸质发票存档会有损坏的隐患，不利于查找、保存。（2）票据审批时无法实现数据智能扫描与关键信息提取，财务人员须人工多次大量核算数据、核查审批规程。且企业中所属部门繁多，就财务人员而言，发票信息难以收集并加以集中管理。（3）由于财务共享中心报销审核处与报销人员的地域协同差异，重复报销与虚假报销情况难以避免。报销业务量的集中与发票种类的不同导致审核部门的工作效率低下。

（二）应付账款流程存在的问题。（1）企业的应付业务包括采购对账、发票查验、订货单、验收单和发票三单匹配等诸多环节。财务部门进行审核需要大量的时间，增加企业运营成本。（2）企业采购业务量大，在以人工为主的情况下，经常出现财务数据无法及时更新，供应商服务请求响应慢；与供货商之间存在联络不及时的问题。（3）在供应商数量迅速增长、市场价格剧烈震荡的情形下，企业对供应商主数据必须及时完成人工的调整，同时增加了企业对传统供应商主观选择评估的难度。

（三）应收账款流程存在的问题。（1）企业集团中仍有不少环节需人工作业，如大量基础性数据的记录和传递、跨系统数据的收集和传递，在浪费人力资源的同时还无法充分保证系统数据的正确性。（2）应收账款侧重事后评价，未建立客户信用预评估机制。企业对收款风险缺乏控制可能导致坏账的产生。

（四）资金管理流程存在的问题。（1）企业资金管理业务审批流程长，凭证数量多，业务量大，资金利用率也受人员工作效率的影响。（2）跨系统运营问题多，资金管理系统与相关的公司内部系统目前还无法进行大数据同步应用，仍需要人工跨公司多个系统或者岗位获取数据。而RPA技术则可以对接多个系统，为公司内部处理跨系统的运营问题提供技术支持。

三、财务共享服务中心流程RPA优化

在流程设计过程中企业应针对自身现状，对优化流程的设计和流程与企业的匹配程度等问题做出研究。财务管理过程优化包括多个方面、多个环节，因此针对费用报销、应付账款、应收账款和资金管理这四个重要工作环节进行财务共享服务中心流程的RPA优化设计。

（一）费用报销流程优化。一般情况下，企业使用频率最高的业务流程就是费用报销流程，由于传统的费用报销流程具有一定程度的问题，所以对该业务流程的优化，可以从利用电子发票和资信评估有效减少公司人力资源成本的输出；通过OCR技术实现全票面信息结构化提取，建立信用评级、模拟人工实现资金结算等方面着手。

1、费用申报自动化流程描述。首先由员工登录个人财务管理系统，并对照自身的报销具体内容，选取相关报销模板，依据模板中的规定填列具体的报销事宜和金额等内容。之后，报销凭证会按照预先设计好的审核权限流转到企业财务负责人处，由负责人采用计算机上网或通过手机联网审核，此时终端会先自动识别申请人并显示其相应的信用等级，再按照信用等级分池，自动完成分区队列，先处理信用等级高的员工申请，从而达到源头执行业务流程的高度智能化。

2、票据审核自动化流程描述。FSSC审核处在收到上传的票据时，会预先将各个类型的费用报销单识别并合并，电子发票直接上传至平台，纸质发票则使用高速扫描仪实现集成或分布式扫描工作，转换为电子影像。再利用对扫描软件预先设定的智能OCR识别模块，自动从扫描仪中分离出增值税发票，以达到发票归纳管理的智能化。

3、票据稽核与核算自动化流程描述。FSSC稽查处将利用预先设计好的票面规则，通过高度模拟人工的方式进行网上发票真伪查验，同时与企业内部财务管理系统和FSSC收支数据库系统完成数据一致性比对，以此实现去人工化的快捷对账。

优化后的费用报销流程如图1所示。（图1）

图1 流程再造后费用报销流程图

（二）应付账款流程优化。基于财务共享服务中心的RPA技术，应付账款业务流程的优化核心在于实现采购管理自动化，即与供应商之间的交互优化。

1、供应商主数据管理流程描述。基于RPA的采购管理系统通过模拟人工录入信息，利用预先制定的爬虫程序，可以自动收集供应商所提交的数据，在收集完毕后将每个供应商主数据相关的信息交互和整合，并提供唯一的供货商编号数据，从而实现供应商基本信息管理、产品目录及价格的实时维护。同时，通过由优质供应商主数据所形成的智能评估系统，为企业各采购业务的最佳供应商选取提供全面和科学的依据。依靠算法的自动测算机器人会甄别出诸如伪造资质证明、伪造业务数据等供应商的异常信息并发布预警，从而自动地将不符合条件的供货商甄别开来。

2、采购对账流程描述。供应商需提交列明对账周期中所有采购清单与应付账款金额的电子对账单，而FSSC的RPA处理程序在取得对账明细信息后便自行启动。使用多种逻辑判别函数，通过对比手续完整的订单、入库单、退货明细等相关信息，逐一核实对账期内供应商的产品品种编号、品名、数量、价格、金额等，若有偏差则会立即提示不相符的产品项目，并使用即时通信服务窗口提醒业务部和供应商进行自查并重新提供对账信息，供应商在审核并确认无误后便开具正式的发票。当取得供应商的发票后，相关人员在复核相关凭证的准确性以及相关发票的正确性后，业务便会进入产品付款阶段。

（三）应收账款流程优化。财务共享服务中心的应收管理流程，主要分为发票办理、应收入账、债权确定、债权核销、账龄分析和档案归档等环节。

1、客户信用体系流程描述。集团公司根据客户业务数据、账龄还款数据等信息建立客户信用预评估体系，有效监控和管理收款风险。在RPA技术下，财务机器人能够完成对所有客户基础数据的统一管理，并通过预设的算法对客户实施自动评估测算。机器人还会自动识别出客户的异常信息，如债务比例过高、公司账期过长等，并发出警报自动将异常客户甄别出来，谨慎与其合作。企业通过这些数据信息分析每个客户的偿债能力，并通过预先设置的客户付款时间，进行自动收款管理，以达到收款时间最优化、坏账风险可控化。

2、跨系统数据自动采集流程描述。业务部签订合同之前，从FSSC的客户关系管理（CRM）系统中获取采购信息，并通过对前期已有客户数据的信用管理中心进行账龄分析和资信评估，以确定企业是否接受订单。在RPA技术下，通过机器人可以自动从客户关系管理系统中获得信息。在市场部工作人员提供合同订单后，系统利用OCR技术扫描与识别合同中的订单信息和客户涉税信息等关键数据，从而使合同信息数据化，并达到跨系统的数据开票自动化。业务部对已有信息再次审核确认后，将生成的增值税发票预览传输送至初审岗系统进行对账审核，初审岗再次匹配客户关系管理系统与合同管理系统中的有关信息进行对账，确认后交由主管审批、总账岗复核，最终自动生成凭证。

优化后的应收账款流程如图2所示。（图2）

图2 流程优化后应收账款流程图

（四）资金管理流程优化。企业资金管理系统的日常运行涉及资金计划、资金结算、资金调配等环节。

1、申请付款流程描述。付款申请环节，分公司业务部门登录资金管理系统按照资金计划提交相应票据，在业务付款申报页面录入信息进行付款申报，内容包括经办人、经办部门、付款金额、支付原因、收款银行账户、收款单位等。财务机器人通过录入的关键信息自动匹配往来单位数据库中的有关单位财务数据项目，再通过OCR技术核对信息并收集其他核心财务数据，进而自动生成付款申请单。付款申请单与有关单据会按照事先设计好的路径流转到FSSC审核岗。

2、资金结算流程描述。资金结算环节，由财务共享服务中心集中办理各单位业务的资金结算。首先，在FSSC结算岗获得会计记账凭证后，先提出资金支付申请，然后由指令池自动编制对应的资金支付指令。这些指令将会根据审批权限传至FSSC复核岗，以核对记账凭证与发票上的数据是否相符。同时，智能算法将按照预先制定的规则，按照应付金额、支付策略、交易方式等多种因素，计算出最优化组合，确定交易优先级。复核通过的支付指令，由FSSC结算岗选择支付方式，利用机器人自动录入所需填列的付款信息，有序完成批量付款。付款完成后，分公司业务部门反馈收款确认信息，由区域FSSC核算岗自动生成付款凭证，完成资金结算。

优化后的资金管理流程如图3所示。（图3）

图3 流程优化后资金管理流程图

综上，通过分析企业费用报销、应付账款、应收账款、资金管理过程中存在的问题，采用RPA技术、OCR扫描技术、电子发票的使用对财务共享服务中心进行了流程优化的设计，为财务流程优化提供新的思路，以期推动集团公司业财融合，促进集团公司财务管理模式由会计核算向企业财务管理过渡。