邱常宇

（洮南市价格认证中心，吉林白城 137100）

0.引言

在信息技术的支持下，为电子档案的发展提供了技术支持，极大提高了档案的利用效率和价值，能更好地为社会发展和建设提供档案上的支持。不过从当前电子档案应用问题看，在纸质档案朝着电子档案的转换过程中，两种档案管理方式各有价值，所以如何结合管理环境选择合适的档案储存管理方式便成为每个档案管理者必须要考虑的问题。在当前的社会经济发展中，纸质档案和电子档案都有着不可替代性，两者都不能在短时间内互相进行取代，且都能满足社会的发展需要，所以要求两种档案管理形式并存。下面将具体分析促进两种档案管理形式并存的措施，希望为相关档案管理工作者提供帮助。

1.纸质档案的特征和优缺点

1.1 纸质档案的特征

首先，纸质档案中信息对载体的依附性较强，需要以纸质作为媒介完成信息的记录和传递。其次，档案信息会跟载体紧密结合，无法做到彻底分离，而且档案信息可以做到长期有效的保管，相较于木板、皮革和石头等载体，纸张明显更具有保存能力。最后，纸质档案在进行归档时，在人力和时间上需要的较多，而且同一纸质资源无法在同时间内完成不同地点的分享，且有管理工作量大和信息独占性突出的特点。

1.2 纸质档案的优缺点

首先，纸质档案有着更强的直观性，且纸质档案会在形成过程中得到相关人员的盖章确认，所以既可以保证档案信息的真实有效性，也会使其具有一定的法律效益。其次，纸质档案有着更强的人文价值，纸质档案在完成对信息的整理后，可以随着时间的推移形成富有价值的宝贵资源。最后，纸质档案有着更强的可操作性，对于档案管理人员专业技能水平的要求较低。不过纸质档案在新时代的发展中同样也露出了一些缺陷，影响着纸质档案价值的体现，具体缺陷：纸质档案在储存中需要的空间较大，且对空间中的环境要求也较高，从而增加了工作人员的工作量加剧了空间资源的浪费；纸质档案在调阅过程中无法高效率的完成所需档案的查找工作，且在档案损坏、丢失和不完整的影响下也会影响纸质档案管理工作的质量和效率。

2.电子档案的特征和优缺点

2.1 电子档案的特征

首先，在信息存储密度上较高，例如光盘、磁盘等设备有着空间占用少和文件存储内容多的特点。其次，在信息形式上更具有多样化，区别于传统的档案管理，可以在档案展现形式上具有多种形式，利于图片、视频、文字和声音等，能更直接的展现档案的内容。最后，具有较高的信息共享能力，同一档案可以在同一时间进行不同地点的共享传递，不仅提高了档案利用的效率，也能充分发挥出档案利用的价值，且电子档案内容还可以和电子载体进行随时分离，能够快速实现电子档案的复制和传输工作。

2.2 电子档案的优缺点

首先，在电子档案管理中，可以高效率完成对各类信息的查询、存储、提取和使用，而且占用的实际空间也远远小于纸质档案管理所需要的空间。同时也可以及时完成对档案信息的更新，保证各类档案信息具有时效性。其次，在利用电子化进行档案管理时，可以有效降低工作人员的人为因素所造成的档案损失问题，从而做到对档案的保护。最后，电子档案可以高效率的进行档案信息的交流和传递，提高了社会发展的速度。不过电子档案管理也面临着一些挑战，具体缺陷：黑客技术容易威胁到档案管理的安全性，会出现重要档案信息被窃取和肆意篡改的问题，不利于发挥电子档案管理的价值；对信息设备的依赖于过强，容易受到设备的影响降低相关档案的查询和调阅。

3.纸质档案和电子档案并存的必要性

3.1 两种档案储存形式都能满足社会的需要

从纸质档案和电子档案的功能特征看有着明显的不同，在纸质档案的收集和管理中重点是对档案的内容、来源、时间进行分类、整理、归档，而电子档案管理中则重点要求在技术条件转换下获得必要电子设备的支持。不过这两种档案储存形式却都是社会发展所必需的，且双方都不能完全取代对方。针对纸质档案而言，虽然在信息传递方面不如电子档案方便，不过却具有较强的原始性。对于电子档案而言，虽然有着较强的储存能力和分析交流能力，但是电子档案在储存上需要依赖电子设备有着载体不耐用的问题，容易出现数据丢失和失窃的风险[1]。此外，电子档案的开发需要大量的资金支持，一些地方政府或者单位受到资金不足的影响便无法及时进行档案储存的电子化管理，所以在档案的依赖上还是使用传统的纸质档案管理形式，能结合各个地区的经济发展情况使各项档案工作获得有效落实。最后，电子档案还需要配备专门的管理人员并重视后期的设备维护，这都需要政府或者单位投入资金给予支持，而纸质档案无论在人员管理还是资金利用上都较为成熟，在当前新时代的经济发展中，需要加强对纸质档案和电子档案并存的认识，从而让两种档案管理工作方式共同满足社会发展的各项需求。

3.2 纸质档案有不可替代性

首先，纸质档案具有权威性。人类在历史上对纸质档案的利用时间较长，所以在纸质文件上的管理经验更丰富，而且也习惯利用纸质文件进行各项工作。同时我国司法部门在档案鉴定上也有着较为成熟的技术，在法律文件上也认同纸质档案的效力，所以目前纸质档案依然在法律体系中发挥着作用。其次，电子档案中具有凭证的电子文件在复制时需要进行存档，以保证电子档案的安全性。在信息时代的高速发展下对电子档案管理既有机遇也有挑战，电子档案依然面临着严峻的档案损失风险，当前需要两种档案储存形式的并存[2]。

3.3 电子档案的不可替代性

首先，纸质档案在形成上较为复杂，需要公文历经接收、筛选、归档、入库等复杂的程序，且在这些过程中需要耗费大量的人力、物力和时间，不能拥有电子档案成档的工作效率。其次，电子档案符合时代发展的要求，既可以降低档案管理人员的工作量和节省工作人员的时间，也可以大大提高档案的应用效率和价值，能促进社会经济的发展，当前的经济发展环境需要电子档案管理和纸质档案管理的并存。

4.纸质档案和电子档案并存的措施

4.1 不断建立并完善档案管理的制度和标准

随着信息时代的发展，在各种信息技术的不断影响下，给予了档案管理新的机遇，使其朝着电子档案的方向发展，在档案管理智能化的不断深入下，需要档案部门及时建立并完善对应的电子档案管理制度和规范，从而确保纸质档案和电子档案之间的转换、对接和管理工作的有效性。具体而言，相关档案部门需要结合电子档案管理的特点及时制定电子数据的格式标准，并通过对电子档案著录和标引规则的颁布来统一电子数据的格式。同时也要对电子档案信息的硬件设备、载体、转换格式和储存格式的标准进行规范，使电子档案满足当前时代发展中的需求，最终形成电子档案和纸质档案并存为社会发展提供服务的局面[3]。

4.2 实现两种档案之间的同步归档

从我国的社会经济发展情况看，受到电子档案管理投入资金大和信息安全问题的影响，未来很长一段时间内纸质档案会和电子档案进行共存。为此，需要从档案管理和利用的角度出发，将富有价值的档案进行有效的归档和记录，保证档案资源可以得到充分的共享。首先，相关档案管理人员要在纸质档案管理和电子档案管理的基础上完成对两种档案的同步归档工作，同时促进纸质档案朝着电子档案的转换，在不断地扫描和转换中提高电子档案的储存量。其次，要将部分电子档案进行复制储存或者转换成纸质档案，从而可以让这部分电子档案可以脱机保管，提高电子档案和纸质档案之间的联系，从而尽量避免因为数据丢失而对电子档案管理造成的不利影响[4]。

4.3 创优化电子档案管理的体系

随着电子档案管理在全国各地的不断兴起，使档案价值得到了巨大的体现，为了保证电子档案管理可以一直发挥出应有的价值，需要及时在电子档案的管理模式、手段和理念上进行创新，使之符合时代的高速发展。首先，部分单位中的内部档案管理部门缺乏独立性，其主要的职能是执行上面的决策而非自行对档案管理进行决策，所以在落后的档案管理模式影响下，无法适应社会的高速发展，无法体现出档案管理的价值。为此，需要单位和企业提高档案管理的意识，重视档案管理工作的发展，积极将内部档案管理部门设置为直属单位提高其管理的权限，为档案管理工作创作良好的环境。其次，各企业和单位也要重视对内部档案管理人员在思想上的解放，改变以往的重视馆藏轻视利用的理念，既要发挥信息技术的特点不断充实馆藏内容，也要提高各档案的利用价值，并在不断对电子档案管理的体系进行优化后，保证两种档案储存形式的并存[5]。

4.4 重视档案储存基础设施的建设

为了保证纸质档案和电子档案的并存，需要重视两者在档案储存设备上的建设。对于纸质档案而言，一般会将档案进行分类分件的保管，所以在相同内容的档案保管上，纸质档案所使用的储存空间要更大，而且在档案的不断累积下对于纸质档案管理空间上的需求也就越大，所以纸质档案在储存时要重视基础设施的建设。对于电子档案而言，虽然在空间占用上较少，且随着档案数量的累计不会在占用空间上有着明显增加。不过电子档案在进行档案的储存和应用中需要依赖电子储存设备和网络系统，所以要重视电子档案储存对各类信息设备的采购。结合电子档案和纸质档案在基础设施建设上的要求，需要各个企业或者事业单位重视对档案库房的规划和建设，既要使档案库房的位置具有合理性，也要求内部的设备具有全面性，可以满足电子档案和纸质档案管理中的保密、防火、防水、防尘、防盗等要求，使电子档案和纸质档案得到并存[6]。

4.5 及时进行电子档案的理论研究

对于当前社会经济的发展而言，电子档案的产生极大的促进了社会各项建设工作的进行，为此需要重视对电子档案管理的理论进行研究，在了解好电子档案的产生和发展背景后，及时完善相关制度使电子档案管理具有科学性。此外，需要相关的档案管理部门和管理人员及时总结工作中电子档案管理上的经验，并做好电子档案和纸质档案的对比工作，在了解二者之间的差异后，不断提高对两种档案管理应用的认知，学会在不同环境中使用不同的档案管理形式，从而发挥出两者在新时代的发展中的价值，使其在互补中实现发展的良性循环。

4.6 加强档案管理人员的培训

在当前的社会经济发展中，对于各行各业的发展而言，人才有着不可替代的作用。随着信息技术水平的不断提高，很多单位或者企业的档案管理工作都朝着电子化管理的方向发展，尽管在硬件上的有着充足的支持，不过相关的管理人员因为受到传统管理方式的影响，不仅不能提高电子档案管理的质量和效率，也会影响电子档案管理价值的体现。为此，需要单位或者企业聘请专业的电子档案管理团队对企业内部档案管理员工进行培训，不仅要提高管理人员的专业档案管理技能，也要在学习中跟上时代发展中有关档案管理的新理念和新思想。此外，在进行培训中还要提高档案管理人员的综合素质，在职业素养的支持下保证各项档案管理工作的高效率完成。需要注意的是要在培训过程中辅助良好的奖惩制度，从而提高档案管理人员在培训过程中的积极性，提高档案管理培训工作的价值。

5.结语

随着越来越多的企业或单位不断向电子化方向发展，企业或单位需要结合自身发展合理选择档案管理模式。针对当前纸质档案和电子档案的发展，要建立健全档案管理制度和标准，加强二者的衔接，建立和优化电子档案管理体系，注重档案存储基础设施建设，及时开展电子档案理论研究，加强档案管理人员培训，确保两种档案管理形式合理共存，共同促进社会经济发展。