王芳 天津城建大学财务处

引言

随着国家对高校科研工作重视程度的增加，高校科研经费的来源逐步多元化，与此相对应的经费管理制度在“放管服”的大背景下需要在符合各项财经法规和专项管理办法的基础上拓展思路，更进一步进行完善和改进。高校作为科研工作的重要平台，其经费管理水平直接影响科研工作者的资金使用效益和工作积极性。

2021年11月29日财政部出台的《会计改革与发展“十四五”规划纲要》提出以无纸化、“零跑路”为重点，持续深化会计领域“放管服”改革，积极推动会计工作数字化转型。特别提到要做好会计工作数字化转型顶层设计，推动行政事业单位借助信息化手段确保内部控制制度有效实施。这为高等学校科研经费管理改革指明了方向。

一、高校科研经费管理现状分析

目前，高校科研活动大致分为申报项目、填写任务书、立项、日常科研活动及报销、结题验收和科技成果转化活动等。科研活动流程中涉及的相关部门既有高校行政部门又有教学部门，但经费管理部门通常被认定为财务部门，涉及跨部门业务处理需求时由于缺乏顶层设计，会出现相互推诿和效率低下的现象，进而影响科研活动效率。

（一）科研经费管理制度种类多，更新快

高校科研项目按资金来源不同大致分为两类：纵向项目和横向项目。纵向项目是指由国家、部位、省市的财政经费拨款支持的项目，如常见的国家自然基金项目、国家社科基金项目和科技计划项目等。横向项目是具体部门或企业为了攻克技术难题或解决实际问题，制定项目并提供经费形成平等协商的合同关系。

纵向科研经费的管理应在遵守经费拨款管理单位相关资金管理办法的前提下，制定本单位相应的经费管理办法。如依据2021年出台的国家自然基金管理办法，项目依托单位作为资金管理的责任主体，应当建立健全资金管理体制和制度。这就需要高校在遵循相关资金管理办法的前提下，结合“放管服”的相关文件要求，实时制定或修订本单位相关经费管理办法，将制度改革的红利落到实处。高校在出台专门的横纵向管理办法后，面对政策变化及专项检查出现问题时需要拓展思路，积极配合出台相应的补充实施细则进行完善和改进。报账所需准备材料相关信息的快速更迭对科研经费报销人员来说极具挑战性，大大降低了报销效率。

（二）科研业务涉及部门间流转时缺乏指引

科研业务涉及在不同部门信息流转的环节包括：（1）立项环节：科研人员在财务处网站查询到来款信息后，需要自行联系科技处在科研管理系统填写项目基本信息情况及预算分配情况，并由科技处打印科研经费入账单并交送到财务处办理经费入账手续；（2）报销环节：对使用科研经费购置固定资产或图书的科研项目，需要报销人员登录资产管理系统录入需要入库资产信息，打印相关单据后再办理报销手续，如果项目经费预算额度超支可能需要退库，又需要对上述流程进行反向操作；如果项目执行过程中遇到需要调整经费预算额度的情况，需要先经过科技处审批，由其出具科研经费预算调整表，并将表格流转到财务处完成调整预算手续；（3）结题验收环节：结题报告中财务数据部分需要与财务系统数据一致，项目执行情况则由科技处认定。

（三）各职能部门信息系统各自独立

随着信息技术在各行各业的广泛应用，高校相关业务部门也分别引进各自的信息管理系统并根据日常业务需求不断升级改造。高校与科研项目经费管理有关的系统包括：科技处的科研管理系统用于科研项目相关信息录入及结题等事项；财务处的财务管理系统用于项目查询及报账业务；国资处的资产管理系统用于采购资产的入库登记。各个部门的信息系统各自独立运行，缺乏共同的数据存储介质，且软件性能不兼容无法做到数据互联互通。

（四）科研财务助理培养不科学

高校科研项目负责人一般为高校教师，其既有繁重的教学任务，又要完成科研考核目标，所以实际进行报账工作的人员大致分为以下几类：项目负责人本人、项目团队较为固定的其他教师成员或项目负责人所带的研究生。其中项目负责人本人独自完成报销业务的只占极小部分，大部分项目负责人将报销业务交由其研究生完成，包括网上报销单据填写打印、提供发票等纸质单据，业务退单处理直到报销事项完成。尤其是疫情暴发以来，高校教师受疫情防控要求居家办公，其所带研究生更是成了报销业务处理的主力军。项目负责人委托其研究生作为科研财务助理存在以下问题：（1）缺乏专业性。研究生助理对报销单据涉及的科研业务有时只是一知半解，且其对财务报销相关要求有时甚至是一片空白，导致单据退单率高而且修改或者提供补充资料出错率高。（2）职责界定不清。科研报销助理因为缺少专业讲解培训，对自己的职责界定不清。有些科研助理仅将自己定位为报销票据传递员，财务人员发现单据问题时还需反馈给项目负责人或经办人，极大降低了工作效率。（3）缺少传承制度。研究生财务助理在校期间周期为两到三年，其积累的科研相关报销经验由于缺少相关制度，随着其毕业离校没有及时系统地传承给新的接班人。

（五）网上报销系统运行效率低

在信息技术快速发展应用的大环境下，虽然大部分高校引入了财务网上报账系统，但离真正做到完全信息化、无纸化报销还有一定距离。

首先，预算分配不合理。预算作为规范科研活动范围和方向的基本收支计划，是日后科研报销的主要框架。但科研人员大都缺乏基本财务知识，难以将预算分类项目与科研活动具体经济事项对应起来，做预算时仅凭主观判断，较为随意，缺乏专业性和科学性。这就导致在后期报账过程中会出现需要支出的预算类型额度超支的情况，而在额度调整时缺乏全局考虑，可能需多次调整，失去了预算的科学性和严肃性。

其次，网报填写相关信息、提供报销原始凭据及整理票据等环节容易出错。在网报填写信息时可能遇到财务专业术语，报账人员仅凭常识判断或者随意选择，造成填写信息有误。对于不同经济业务，报销时需要提供的相关佐证资料各不相同，报账人员凭经验按自己熟悉的报账业务整理各类资料，难免出现纰漏。在整理票据环节，票据的粘贴需要按照财务资料装订平整有序的要求进行，随意叠摞粘贴也不符合粘贴标准。以上几种情况是引起网报退单的主要原因。对面递交纸质单据的场景下，接单的财务人员可以及时对单据进行初审，当面沟通单据存在问题；而在投递式报账情形中，财务人员接收单据初审后需要主动联系报账人员，受沟通场景，单据不能同时共享等限制，解释沟通效率更低，而且当单据问题处理完毕再次投递到财务人员手中，需要重新审核报销要点是否合规，反而成倍增加了工作量。

二、一体化流程构建

（一）高校科研经费管理一体化流程顶层设计

一体化流程的顶层设计决定着一体化所能达到的广度和深度。现阶段大部分高校的科研经费管理部门主要是财务处，涉及跨部门业务，如上述提到的在不同部门信息流转环节时缺乏指引、各职能部门信息系统各自独立问题根源是顶层设计不科学，缺乏上级部门统筹规划，构建一体化平台，进而提高资金使用效率。一体化平台的建设并不是从零开始，而是以相关部门现有在用的信息系统为基础，进行资源整合，建立一个各司其职、互联互通的有机整体。与此同时，一体化平台的建设不可能一蹴而就，是一个由近及远、逐步改进业务流程进而实现业财融合的过程，最终将财务信息化融入高校数字校园建设的总体目标当中。

（二）高校科研经费管理一体化的特点

1.可扩展性

由于高校不同层面科研经费管理办法、财务会计制度和信息化技术都在发展变化，所以科研经费管理一体化建设是一个持续动态发展的过程，需要软硬件功能都具有可扩展性。

2021年底出台的国家自然基金管理办法和社科基金管理办法中将科研经费管理分为了预算制项目资金管理和包干制项目资金管理。这就要求科研项目管理系统和财务管理系统能对不同的资金管理项目分类管理：包干制管理的项目由项目负责人在规定的开支范围内自主决定使用，调整额度无须履行程序；按预算制管理的项目，由原来细分为设备费、材料费、测试化验加工费和差旅费等细项的预算框架，按现有管理规定合并调整为业务费、劳务费和设备费三大类结构。同时，以前年度申请的此类项目结题时也需要按新的三大类进行划分，需要将已完成的支出重新分类归集到新模板中。

高校科研经费管理涉及的资源包括：项目基本信息、财务信息、项目购置资产信息、项目组成员科研绩效信息以及供应商信息等。上述资源涉及的部门或单位包括：高校科技处、财务处、国资处、人事处和政采平台、商旅平台等。这些信息日常存储在不同的部门管理系统中分类管理，通过建立校内其他业务系统、财务系统与校外业务系统的数据接口，使用时可以将起着承上启下作用的财务系统作为切入点，实现数据提取与共享。

2.安全性

在信息化广泛应用的大环境下，信息安全的重要性不言而喻，高校的网络安全和信息化办公室负责学校信息安全总体工作，保障校内各部门信息系统平台安全运行。财务部门按照内控规则，在财务管理系统中根据内控要求，设置不同角色的使用及审批权限、操作范围等，通过软件设定及不相容岗位相分离等原则保障财务核心数据的安全。

（三）高校科研经费管理一体化实现路径

1.财务系统设计

高校财务部门需构建标准化的财务基础信息，将现有财务管理系统中的不同模块整合到统一系统中，实现数据在同一系统中一次录入，后续能实时共享的功能。在网报系统中嵌入报账流程指引，引导缺乏报账基础人员按步骤完成报账过程，从而降低报账门槛及网报退单率，提高报账效率，解决本文前面提出的科研经费管理制度种类多，更新快；科研财务助理培养不科学；网上报销系统运行效率低的问题。此外，财务部门通过引入影像化系统，将记账凭证和所有的原始单据通过专门的扫描仪器将电子版上传并绑定到相应凭证，实现相关责任人不受时间空间限制，可随时随地查看财务凭据的功能。

具体到科研财务查询业务，首先，对于科研来款查询需求，需要建立网银系统与高校财务系统连接的银校互联系统，用户可通过银校互联系统功能实时查询科研来款信息；其次，对于科研结题时支出进度查询需求，需要将网查系统对接财务系统的额度控制模块，实时进行共享数据，了解支出进度；最后，对于查询报销原始凭证的需求，需要依托财务凭证影像化的功能，建立网查系统与凭证影像化模块的数据接口，代替原来获取财务报销凭据需要拍照或复印的烦琐程序。

具体到科研报账业务，首先，需要提供基础报账信息，如对方单位开发票、高校收款银行的基本信息、强制使用公务卡结算目录、不同金额的签字审批权限和电子发票查验方法等公用信息；其次，需要将科研日常报销按发生经济业务的类别进行分类，列出每个类别报销所需提供资料，使用时只需搜索所要报销事项关键信息，就能得到报销所需资料清单，再按网报系统流程指引步骤依次操作，自助完成报销过程，提高报账效率；在报销票据粘贴环节，为了配合凭证影像化工作，票据需要平铺粘贴，不能遮挡，具体操作方法可以在网报系统中通过链接相关配以文字描述的图片展示和演示视频作为参考依据；再次，在网上报销操作系统中根据科研项目类别，设置链接能索引到报销对应科研项目所属的资金管理办法，方便报账人员查看相关规定的出处，理解报销相关要求的由来，同时还需财务部门根据相关资金管理办法或制度的变化及时更新已上传文件，做到相关要求都有据可查；最后，对于给校内外人员发放劳务的网上申报系统，需要与校内人员信息库建立数据接口，发放劳务时可直接提取个人信息，也便于个税计算。

2.高校内部数据共享

高校应积极推进一体化平台建设，设立校级一体化平台领导小组，统筹规划高校内部数据共享。具体到科研经费管理，能够实现财务管理系统与科研管理信息系统、固定资产管理系统、人事管理信息系统和审计系统的业务协同和数据交互，解决本文前面提出的科研业务涉及部门间流转时缺乏指引和各职能部门信息系统各自独立的问题。

在立项环节，高校科研人员在收到项目准予立项的批复时，通过科技处的科研管理信息系统录入项目基本情况、经费总额及额度划分等相关信息，经科技处审核后将项目经费信息通过建立的数据接口同步到财务管理系统，财务人员据此在财务系统中完成项目立项入账及初始额度登记工作，有权限的科研项目管理人员便可同时在科研系统和财务系统中查询到项目基本信息和经费具体情况。

在日常报销环节，科研项目发生经济业务涉及采购固定资产时，通过将固定资产管理系统与财务管理系统建立数据交互，既避免了采购资产可能超出项目额度的问题，又省略了需要人工将固定资产入库纸质单据由国资处传递到财务处的烦琐流程。如果在项目执行过程中，由于超出原有预算或变更预算项目，确需调整预算额度的，由项目负责人在科研管理信息系统中根据项目相关预算调整管理办法要求录入调整后的数据，经科技处审批后的数据会自动同步到财务管理系统。这一数据推送环节避免了报销人员人工传递预算调整纸质单据及财务人员手工录入调整信息可能出现的错误。财务人员据此完成账务处理，经费调整完成。

在结题环节，如果涉及单位内部审计，从审计系统中通过与科研和财务部门的数据接口提取项目在科研管理信息系统及财务管理系统中的数据，按照项目相关评审程序和要求，对项目执行的政策相符性和经济合理性等进行评审，综合评价后给出评审意见。同时，项目负责人通过科研管理信息系统也可以查看从审计部门同步过来的项目评审意见，真正实现数据互联互通。人事处在科研绩效评价环节，可通过人事管理系统与科研、财务和审计部门的数据接口提取项目种类、数量及完成度等相关信息，按照相关科研绩效考核文件规定，辅助完成绩效核定工作。作为科研项目全过程管理的延续，可以将项目审计及绩效评价结果作为新项目申请的参考指标，完成科研项目闭环管理，以期形成对科研团队的正向激励。

3.借助数字化平台实现内外部数据互联互通

作为高校一体化平台建设的必要组成部分，连接校内外业务的相关系统，实现科研经费管理科学化，提升科研人员服务体验至关重要。

其中校内业务系统包含部门涉及科技、财务、国资、审计、人事等部门；校外业务系统包含单位涉及税务、财政、银行、政采及其他平台供应商等。建设一体化平台过程中，应立足校内现有的信息化系统平台，按照业务需求逐步建立与校外相关系统的对接，实现数据交互。高校目前较为容易实现的是校内财务系统与财政和银行系统建立数据接口，完成科研零余额及基本户收付款数据传输工作。对接税务系统需要考虑相关政策规定，而连接政采及其他平台需要考虑政采要求及招标条件等外部因素，需逐步推进。

三、高校科研经费管理流程一体化的优点及思考与展望

（一）高校科研经费管理流程一体化的优点

（1）高校一体化平台的建设，实现了办理科研项目相关业务流程与财务流程的深度融合，打通了相关业务部门的数据壁垒，做到了数据网上交互，科研人员少跑路，大大简化了业务流程，提升了报账效率。

（2）高校一体化平台利用网络便捷化、透明化的特点，通过公开相关办事流程、具体要求对应的法规制度，嵌入流程指引，发布操作视频等方式，鼓励科研人员根据需求不受时间空间限制自助获取所需资料，解决了信息不对称可能产生的问题，提升了科研人员服务体验。

（3）高校一体化平台还兼具数据分析功能，辅助科研人员快速从海量数据中提取符合具体需求的准确信息，进行数据自助分析，完成决策。此外，还要根据科研人员使用体验及实际需求开发更为精准智能、贴合实际的服务模式，提升服务效率，促使财务工作向管理与服务并重转型。

（二）高校科研经费管理流程一体化的思考与展望

高校科研经费管理流程一体化建设是信息技术广泛应用和经费管理效率提升需求综合作用的产物，在享受其创造的便利性同时也需注意其可能存在的局限性及由此引起的相关变化。

（1）高校科研经费管理流程一体化的建设不可能一蹴而就，是一个不断往复、循序渐进的过程。在推进一体化建设的过程中，新功能的开发需要充分衡量其带来的便捷性与实现的可行性。

一体化平台的建设本质是将原来分散在不同业务部门的事项按照一定的规则重新规划、整理排序，运用信息化技术进行数据传输，最终以界面和模块的形式呈现出来。所需达到的效果越便捷，后台设置的逻辑对应关系相对越复杂，需要设置和填写的基础数据越详细，而对填报信息的人员在基础信息填报时期预测经验及能力要求越高，若实际填报人员并不掌握细节信息极易造成执行效果与预期脱节。所以，在一体化建设中，首先需要根据以往业务执行经验充分考虑新功能涉及的角色获取信息难易程度，其次需要按不同角色模拟演练系统运行的实际效果及便利性，最后在所有测试环节均达到预期效果后再进行试运行。

（2）财务人员的职能重心从“管理”转向“服务”。财务人员的传统职能是按照经费管理办法审核经济业务内容是否合规，提供的报销资料是否合法、齐全等并完成入账支付流程。引入高校科研经费管理流程一体化平台后，原来属于财务人员审核环节的相关流程都可以从平台方便快捷地找到相关依据并准确填报，大大减少了财务人员的日常工作量。

在“放管服”相关政策不断推行的大环境下，通过一体化平台的推广应用，财务人员从烦琐的审核、制单工作中解放出来，将更多的精力投入到诸如如何加强内控管理，进行风险控制，为科研人员提供数据分析等服务层面的工作中。

结语

随着信息技术在日常业务中的逐步深入应用及业务的相互融合，高校建立经费管理流程一体化系统逐渐成为发展趋势，其中科研经费又具有相对独立、研究周期固定等特性，对实践经费管理流程一体化及拓展其他应用场景具有借鉴意义。