医院行政会务工作流程分析

2022-11-01江苏省泰州市姜堰中医院办公室李翔

办公室业务 2022年15期

文/江苏省泰州市姜堰中医院办公室李翔

医院的行政工作必须有序，若是行政工作混乱，会导致医务人员无法做好自己的本职工作。行政会务工作能有效解决行政管理中存在的问题，提升工作效率。因此行政办公人员必须熟练掌握医院行政会务工作的流程，在召开行政会务时灵活应对，保证会务顺利进行，提升会务的质量。

一、会务的简述

会务会议服务或者会议事务，如今学术界对会务的定义有较多种。本文的会务为会议服务或者会议事务的简称，其宗旨为提升会议质量，全面贯彻会议精神，保证可达到预期的目标，包括前、中、后这三个阶段事务内容综合性的组织活动。

二、医院行政会务的主要工作内容

从医院角度来看，行政会务是医院一项极为主要的工作。医院在组织行政会务时，可有效找出并解决行政管理等其他方面的多种问题，有助于促进医院的稳定可持续发展。一般来讲，医院行政会务中的内容基本和医疗事务相关，涉及医院中一些重要的决策，需要医院人员严格保密。如今医院行政会议的主要内容为：部署会、院务会、医疗例会等，如浙江举行的中医医院会议。从会务内容层面来讲，举办会务时有些目的为传达精神、线上会议、决策等；如在郑州召开的神经眼科专委会学术会议。医院在组织过行政会务后，可以使领导和各个科室之间的交流沟通更为顺畅，有利于增加各个工作之间的协调性，促进工作的进度。所以，医院必须高度重视行政会务，使用科学有效的措施和方式，不断提升会务质量。

三、医院行政会务工作的基本原则

因为医院的工作人员普遍比较忙碌，所以在组织行政会务时应遵循精简办会的基本原则，除此之外，在实际的会务工作中还需遵循以下原则：

（一）细化原则。在组织会务工作时，有可能会使用全科室的力量，所以这时应明确每个医务人员的工作，划分配合人员和核心人员。其中核心人员的主要任务是把每项工作进行细化并罗列出表格，将每项工作责任分配给个人，保证其他医务人员可以各司其职、分头行头，合力组织此次的会务工作。

（二）针对性原则。在准备组织行政会务时，应对会议内容中可能出现的每个问题和要素进行细致的考虑，根据事件内容制定针对性地解决策略，保证此次行政会务可以顺利进行。

（三）保密原则。由于医院工作的独特性，在举办行政会务时，应提出保密要求，让每位参会医务人员明白保密工作的重要性，能够自觉进行保密，保证不在任何场所公开讨论与会务内容有关的事务。

（四）将台账落实到纸上原则。举办大型行政会务，需要提前30天进行准备，建立倒计时时间表和工作台账，以此保证条理清晰，不会出现遗漏，避免在实际召开大型行政会务时，因为准备工作未做到位而影响举办效果和质量。

四、医院行政会务工作流程

（一）医院行政会务工作的基本流程。1.提出会议申请与审批。会议组织部门需要在召开行政会议之前明确此次会议的讨论主题，并提前写在办公室或者医院的公告栏中。随后由医院的部门负责人员或者主管领导者对此次会议申请情况选择是否审批。需要注意，若召开的会务为全院的职工大会、院务会和院长办公会等其他大会，需要由医院的高层领导人员进行审批。2.安排流程和协助。有关工作人员应根据本月大小会议的申请情况，合理安排会场的使用时间。若是设置会场的地点为医院外，需要会议组织部门在此次会议室使用申请表中额外注明，随后将申请表提交到院长办公室处，由院长办公室联系所需要的会场。3.会场的布置和准备。随着互联网技术的快速发展，如今医院在召开行政会议时，经常利用多媒体设备进行讲授，若是会议场地较大，还需要麦克风等其他设备，所以这时需要医院的后勤科和医务科负责所有设备的前期准备工作。若召开的会议为全院职工大会、院务会等较大的会议，则需要由院长办公室全权负责会场的统一布置。会议准备主要包括确定参与会议的人数、发送会议通知、人员的餐饮和住宿安排、准备所需的资料等，该工作基本由办公室和会议组织科室一起进行。若是视频会议，则需要保证系统可正常运行，对其多种设备进行调试；若为网络视频会议，需要同时考虑时延抖动、网络宽带、丢包率以及网络延时等可能出现的问题。正常来讲视频会议对于宽带的最大需求是网络视频宽带的1.2倍，所以想要保证会议画面的流畅性应把网络视频宽带设置成其1.4倍以上，同时保证网络延时低于150ms，只有这样才能保证网络具有极高的稳定性。此外，还需要保证网络信息丢包率比1%低，若是超过1%，需要保证系统具有丢包恢复机制，只有这样才能保证视频会议正常进行。因为网络视频会议自身视频传输和会议音频为实时交互，所以当在实际开展会议时出现图像时延抖动，则会对视频效果产生影响，因此需保证其延时比为50ms。4.会议召开。不同类型和内容的会议，需要由相关人员承担此次会议的主持工作。若召开的会议为院务会、院长办公会等大型正式会议，需由本院的领导者承担主持工作。若是会议为工作协调会或者其他专题会议时，基本由部门负责人和主管领导承担主持工作，这时办公室的主要负责协调与辅助并保证每个参加会议的医务人员的签到工作。5.会场记录和服务。可以让院长办公室和会议组织科室一起负责会议资料的摆放或者发放，领导席位的茶水补充和供应、会议过程的拍照等其他工作。与此同时，还需要正确、详细地填写会议记录。若是院长办公室需要展开会议纪要，一般负责起草的人员为办公室主任，随后提交给院长进行签发。6.会议室的整理。在医院的行政会议完全结束之后，会议组织科室和办公室内的有关人员需要对使用过的办公室进行整理，将所有的桌椅全部摆回原位，并把所有的资源进行回收处理，避免会议资料流露出去，将办公室的电子设备全部关闭，保证其整洁。7.会议的宣传报道。若是召开的行政会议属于大型会议或者重要会议，需要按照工作的具体需求，及时利用多种宣传方式在相关范围内进行和会议有关的宣传工作，如使用微信公众号、微博官方账号、本地电视账号、报纸等，以此增加社会各界和职工群众对本院的了解，有效提升本院的社会信服力。8.会议决策的跟踪。医院行政会务主要目的是解决本院在行政管理中所出现的问题，和进行一些重要的决策，所以需要让会议组织科室进行跟踪。若是有必要则可使用立项监督这一方式促进决策的落实，对于一些之前没有及时找出的问题，应使用针对性措施进行解决，并协调处理有关事宜，以此保证会议中的各项决策、决定可以全面、有效、快速落实。

（二）医院行政会务工作的注意要点。在开展医院行政会务时，可能出现突发事件，对会务的正常开展造成一定的影响，应选择正确的方式进行处理，具体如下：1.做好准备工作。首先，相关人员应明确开展行政会务的作用，对该工作具有较高的热情和积极性，提供周到、细致、热情的会务服务，保证行政会务顺利开展。其次，在召开行政会务时需要的内容非常多，如会议中使用的签到表、课件、多媒体设备、激光笔、桌签等其他常态化用品。为了保证不遗漏，应形成固化的机制，设置《行政会务常用物件一览表》，在每次召开行政会务的前三天根据该表格的内容再次进行梳理。最后，办公室和会议组织部门应全面考虑在此次行政中容易出现的突发问题，并针对性地做出预案。2.灵活应对问题。为了保证医院行政会务工作正常开展，应保证现场的灵活性。若是遇到演讲嘉宾未能提前到场，无法根据会议流程正常进行，则需要主办方或者主持人进行相应的解释或者进行热场，以此化解会议现场的尴尬与冷场。在遇到问题时，应灵活应对根据实际情况进行解决。3.不断进行学习。医院的行政会务为一项具有较高实操性的事务性工作，需要大量的工作经验，所以相关人员必须在每次开展会务时进行学习，积累相关经验，每次召开过行政会务之后记录此次的心得体会，并在科室中自主召开研究会议，分析并讨论工作中存在的缺点和优势，寻找改进措施。除此之外，各个单位可按照自身不同的情况，把每种不同的会务流程制作成标准的操作程序，供各科室查阅。4.进行会议总结。会议结束后，除了要总结办会经验外，还要总结会议中所提出的决策、决定等其他需要落实的内容，以此便于进行后续的监督整改工作。同时还要根据会议资料的内容进行分类管理，保证管理质量，方便后续的查阅。医院部门应把握每一次的实践机会，在会务结束之后把整个工作流程和内容进行完善、全面梳理和总结，并跟踪评估所有的实施环节，把材料及时进行归档。只有这样才能提升以后的工作的效率，有利于健全长效的机制，促进行政会务工作的科学化管理。5.做好应急工作。为了保证医院的行政会务能够正常开展，需要做好相关的应急工作，提前制定突发事件的应急预案。其中，对于突发停电的应急预案来讲，医院内的任何行政会务管理人员以及其他医护工作者，需立刻通知值班的维修电工以及上级领导，这时还需要主持人做好会场的安抚工作。在维修电工找出停电的具体原因之后，需要按照不同的情况，第一时间向上级领导以及行政会务管理者汇报具体的停电原因，随后在3分钟之内前往故障现场对相关设备以及电力展开抢修。若存在特殊原因无法及时供电，则需要再次通知行政会务管理人员以及主持人，做好现场的维护工作，并要求电工尽快解决停电问题；对于突发刑事案件应急预案来说，做好该工作十分必要。一般来讲医院行政会务的参与人员比较多，在医院中具有一定的影响力，做好突发刑事案件应急预案可以有效保障参加会议人员的人身安全。首先，要成立突发事故应急事故处置领导小组，在出现暴力、斗殴等事件时，需要立即通知保安以及事件处理小组第一时间前往现场，快速疏散人员，维护现场秩序，控制中心人员，阻止事态扩大。在这期间不得影响医院行政会务的正常开展，实时监视可疑人员，对会务地点严防死守。

除此之外，还需要完善医院的行政会务管理制度。首先，在开展具有社会影响力的行政会务时，应由院长办公室全权负责，拟定所有的接待事宜。随后把会议接待工作进行分解，保证落实到每个行政部门中，增加部门之间的配合程度。其次，医院的各个部门在承办行政会务时，应提前在院长办公室登记，会务的安排情况要及时下发给本院的所有科室，让各个科室根据会议安排时间按时参加。再次，行政会议承办部门需拟定会议的议程，在召开会务的前两天发送到会议主持人手中，同时通知各个部门人员和领导按时参加会议，让其提前抵达会议现场，清点参加会议的人数，若有人未到场则需使用多种手段进行催请。最后，在管理医院的会议室时，应由院长办公室统一管理，在没有经过登记时，任何人和部门都不能随意使用会议室。