王伟

（上海大学档案馆，上海 200444）

0 引 言

学生档案管理信息系统的三大子系统分别是接待登记系统、馆藏管理系统、转递登记系统。在全国范围内看来，有不少的高校已建成不同程度的馆藏管理系统，如截至2020年，“在沈阳市的19所本科学校中，已有一半以上的学校应用了档案管理软件进行学生档案的管理。其功能主要是录入学生基本信息，如班级、学号、姓名等。通过输入学生信息快速查询学生档案情况，可供学生利用。”但是大多数高校的接待登记系统和转递登记系统的建设比较滞后，严重影响了学生档案管理信息化水平的进步。

接待登记系统是高校学生档案管理信息系统的重要组成部分，是与馆藏管理系统、转递登记系统并列的学生档案管理信息系统的三大子系统之一，包含登记界面和登记管理两大部分。接待登记系统与其他二个子系统有交集，它的数据可以被馆藏管理系统显示起到备注提醒的作用，也可以用于转递登记系统的归档及转档材料的自动比对。为了建成一个高质量的接待登记系统，很有必要探讨它的原则、方法与内容，研讨它的实践和未来。

1 登记界面设计的原则、方法与内容

1.1 登记界面设计的原则

1.1.1 学号即是档号的原则

在高校学生档案管理工作中，学号即是档号。库房的实体管理以学号为主，或结合年级或结合学院上架、排架。档案实体的归档以学号作为寻找档案袋的唯一途径。档案实体的利用以学号（辅助以姓名）作为调档的唯一途径，并以学号将档案还架。

与档案实体管理基本一致，在接待登记系统中学号也发挥着非常关键的作用。在高校学生档案管理信息系统中，无论是归档、利用还是转档，均以学号作为唯一搜索途径。

1.1.2 简洁易用、全面准确的原则

登记界面的设计要坚持简洁易用、全面准确的原则。简洁就是简单明了，一目了然。易用就是方便教职工、学生、校外人员的使用。全面就是包含了学生档案接待工作的方方面面。从面向对象来说，有校内学院，有校外单位；从办事人员身份来说，有教职工、学生、校外人员；从办理事项来说，有归档、利用、转档等三大事项。

1.2 登记界面设计的方法

登记界面设计的方法主要有二种，一种是分级下拉框显示的方法，另一种是显示和隐藏相结合的方法。

登记界面的设计难点在于如何既全面准确、又简洁易用地去体现复杂的组合关系。办事人员身份有三种，办理事项有三大类，每一大类下又有若干内容。经过深思熟虑，上海大学最终主要采取了分级下拉框显示的办法以及显示和隐藏相结合的办法。需要分级下拉的包括：办事人员的三种身份，办理事项的三大类。需要显示的包括：归档内容、利用内容、转档内容；需要隐藏的为归档详细内容（勾选归档内容后才会显示）。

勾选选项时采取打“√”的方式，包括对归档内容、归档详细内容、利用内容、转档内容均采取方框中打“√”的方式。登记人在确认提交登记信息后，可以看到自己当前的登记信息，帮助登记人随时掌握登记信息的准确与否、完整与否。

1.3 登记界面设计的内容

1.3.1 登记人的分类和信息获取

登记人的分类。当登记人为教职工时，办理事项包括归档、利用、转档三项；当登记人为学生时，办理事项仅包括利用、转档二项，因为学生无归档权限；当登记人为校外人员时，办理事项也仅包括利用、转档二项，因为校外人员亦无归档权限。

获取登记人信息有二种方式，一种是刷卡方式，另一种是手动输入方式。在登记界面设“刷卡”选项，利用高校师生的校园卡以及校外人员的身份证刷卡。手动输入则需要登记人使用键盘输入工号、姓名、部门、联系电话等信息。

当校园卡刷卡后，工号（学号）、姓名、部门自动显示，然后登记联系电话，再搜索学号，进入办理事项登记。如是手动输入方式，使用者手动输入“工号（学号）、姓名、部门、联系电话”后，搜索学号，进入办理事项登记。

当身份证刷卡后，则自动显示姓名、身份证号，然后手动输入联系电话、工作单位，再搜索学号，进入办理事项登记。如是手动输入方式，使用者手动输入“姓名、身份证号、联系电话、工作单位”后，搜索学号，进入办理事项登记。

对校内人员进行读卡识别需要获得学校信息主管部门的支持。对校外人员进行读卡识别则需要相关部门授权联网。如果实施读卡识别的条件尚不足够，则可以采取手动输入的方式。另外，登记人的工作证、学生证或者身份证要经过档案馆工作人员的查验。

1.3.2 办理内容

办理事项有三大类，即归档、利用、转档。办理内容又可以分为归档内容、利用内容、转档内容三大类。具体内容又依据办理事务名称或者材料名称一一列出。

1.3.2.1 归档内容

归档仅针对登记人为教职工身份，而学生和校外人员没有归档权限。归档内容有本科新生档案、硕士新生档案、博士新生档案、本科生毕业材料、研究生毕业材料、学籍发文等，如图1所示。有时在归档环节会碰到需要登记多条数据的情况，可以采取批量归档或者逐条输入的办法解决。归档的各项具体内容均需要附加批量归档功能。批量归档的“数据操作具有智能性，能够自动检查数据的合法性，具有错误提示功能”，能够根据库存数据提示批量归档表格中学号、姓名的不一致。

图1 登记人为教职工时的归档登记界面

对于本科生的新生材料归档来说，以上海大学为例，主要有新生入学登记表、身份证复印件、户口簿复印件、高中毕业生登记表、考生材料、团/党材料、奖惩材料、其他材料。

对于硕士研究生的新生材料归档来说，以上海大学为例，一般是身份证复印件、研究生新生入学登记表、报考攻读硕士学位研究生登记表、复试表、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单、入团志愿书、正式党员材料、其他材料。

对于博士研究生的新生材料归档来说，以上海大学为例，一般是身份证复印件、博士研究生新生入学登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、复试表（含2份专家推荐信）、高中毕业生登记表、本科毕业生登记表、本科成绩单、硕士入学材料、硕士成绩单、硕士毕业生登记表、硕士学位材料、入团志愿书、正式党员材料、其他材料。

登记人为教职工时，可以进行毕业材料归档。毕业材料归档分为本科生毕业材料和研究生毕业材料二类，研究生毕业材料包含硕士研究生和博士研究生的毕业材料。毕业材料归档的登记界面和具体归档内容如图2所示。

图2 毕业材料归档的登记界面

学籍发文主要是本科生和研究生的各种学籍文件，包括退学文、休学文、复学文、硕博连读文、保留学籍文等。

1.3.2.2 利用内容

登记人无论是教职工，还是学生和校外人员，都对学生档案有利用的权利，但是这种权利受到限制的范围不同。同时，利用内容均无须做批量上传功能。

当登记人身份为教职工时，利用内容有查阅、政审、党员材料借阅、团员材料借阅、团员材料归还、出具证明、复印。

当登记人身份为学生时，利用内容有出具证明、复印。

当登记人身份为校外人员时，利用内容有查阅、政审、党员材料借阅、党员材料归还、出具证明、复印，如图3所示。

图3 登记人为校外人员时的登记界面

1.3.2.3 转档内容

教职工、学生和校外人员都可以交来报到证白联，但是只有教职工、学生有权利取走报到证白联。视档案转递的需要，学生的报到证白联、调档函、户口簿身份证复印件要交纸质版到档案馆，有的学生出于改打报到证的需要还会取走报到证白联。交报到证白联的登记界面需要做好批量上传功能。登记人为学生时具体的转档登记界面如图4所示。

图4 登记人为学生时的转档登记界面

对于已经建成学生档案转递登记系统的高校，建议实现调档函、户口簿身份证的拍照上传，学生不用再交来纸质版。

2 登记管理界面设计的内容

2.1 待办理和已办理

设立“接待人”一栏，在登记数据列表里可以一目了然地看到接待人是谁。在搜索栏可以用接待人的姓名或者工号搜索其当天或某一天或某一段日期的接待信息。待办理的登记数据的颜色为系统默认的黑色，接待完成的颜色为绿色，以示区别。对待办理的登记数据，接待人有权将其删除，无权修改。对接待完成的数据，接待人需经过一定程序才可以删除，接待人无权修改。

2.2 登记数据的关联

待办理的登记数据一经点击“完成”，则关联到馆藏管理系统“管理界面”详细信息页面的备注栏，格式为归档材料+归档时间（年月日八位数字如20211101）。例如：“本科生毕业材料20211101、报到证20211101）、退学文上大学发（2021）第123号20211101）。”

2.3 登记数据的比对

在登记管理界面，以“办理内容”显示登记界面的归档内容、利用内容、转档内容。以“办理内容2”显示登记界面的归档详细内容。在接待登记系统与本科生档案转递登记系统比对时，视情况比对办理内容2中的本科生毕业材料和研究生毕业材料以及“办理内容”下的“报到证”一项。在接待登记系统与学生档案查询功能比对时，比对办理内容2中的本科新生档案、硕士新生档案、博士新生档案。

2.4 登记数据的查询

参与查询的有登记人、办理事项、日期、状态、工号/学号/身份证号、姓名/学生姓名、工号/接待人、办理内容等字段，不同字段可以自由组合查询。登记人、办理事项、日期、状态等字段为选择式。其他字段为手动输入式，并支持模糊查询。

完整的登记管理界面如图5所示。

图5 登记管理界面

3 上海大学学生档案接待登记系统的实践

2019年4月26日，上海大学档案馆向软件公司提出开发需求，2019年6月20日研制完成。2020年1月1日正式开放启用，将归档、利用、转档的几乎全部事项的登记均实现了无纸化、网络化，方便了归档材料的自动比对，为后续本科生档案转递系统的建立奠定了坚实的基础。

2021年9月，即秋季学期开学后，又增加了“取走报到证”功能，消灭了接待工作的最后一个纸质登记事务，实现了接待登记工作的完全无纸化、完全网络化。本科新生档案、硕士新生档案、博士新生档案增加了批量归档功能，方便在新生档案集中归档时上传数据。

截至2021年11月25日，上海大学学生档案接待登记系统共登记数据34 702条，其中归档数据共28 636条、利用数据共1 875条、转档数据共4 191条。

如今，上海大学的学生档案信息管理系统已拥有接待登记系统、馆藏管理系统、转递登记系统三大子系统，较好地使用了信息化手段开展学生档案管理工作。

4 学生档案接待登记系统的未来趋势

4.1 未来趋势之一是结合电子归档、档案的数字化

目前，从全国来看，高校学生档案的载体仍然是纸张，属于纸质档案，尚未实现档案全文的电子化和数字化。“对绝大部分高校而言，学生档案管理仍然停留在纸质档案管理层面。”高校学生档案未来的趋势必然是全文电子化和数字化，但是现在还不具备大规模推行的条件。这一点原因，也造成了高校学生档案信息管理系统虽然往往有归档登记功能，但是缺乏电子归档功能。有论者也承认，“因为数据安全保密性、系统兼容性、权限配置等问题，现阶段学生档案管理系统难以实现与各部门的数据对接及业务协同，学生的电子档案归档也就无从谈起。”

为了推行学生档案全文电子化和数字化，眼下较为可行的做法是对一些有特殊需求的学生档案开展电子归档或者档案数字化。比如对一些发霉的、破损的学生档案，先进行数字化，然后将数字化的档案挂接到学生档案信息管理系统，实现可搜索、可浏览、可打印功能。这种做法既可以保护学生档案的齐全完整，又方便以后有需要时补办档案。

4.2 未来趋势之二是实现远程利用

实现远程利用主要包括远程政审和远程查阅两方面。

远程政审的需求。在毕业季，有的校外单位由于招聘量大，工作人员人手紧张，对远程政审有现实需求，特别是某些外省市自治区的单位。自2020年1月份新冠疫情在我国爆发以来，由于疫情防控对人员流动的影响，更助长了这种需求。可以说，“档案利用者已不满足于传统的服务水平，他们希望立等可取、急速送达，他们要求远程办理、在线传递，他们建议直播查阅、信息共享等。”

远程查阅的需求。随着全国范围内党员材料管理力度的加强，校外单位对党员材料的查阅需求较以往增长很多。目前较多的是校外单位委托辅导员进行此项查阅。如果将来能实现远程查阅，则将会给校外单位以及辅导员提供很大的便利。

实现远程利用的方式分为二种，一种是通过学生档案的全文数字化，在信息管理系统中进行利用。但由于在可预见的短期内并不能做到学生档案的全文数字化，所以这种方式的可行性并不高。另一种是通过摄像头进行远程实时利用，将学生档案的纸质材料放在摄像头下供远程查看，这种远程利用方式是目前学生档案远程利用的主要方式。这种方式不需要学生档案的数字化，但也不能远程盖公章，如有盖公章的需求则只能在现实中加盖。

4.3 未来趋势之三是实现远程登记

以上海大学学生档案接待登记系统为例，目前采取的是有限网络化登记，并不是无限网络化或者叫远程登记。有限网络化登记指的是仅限于在档案馆内进行网络登记，这么做主要是考虑到在档案馆现场登记可以得到档案馆工作人员的指导，不容易发生错误。其实从技术上来说，实现馆外、校外的远程登记是没有障碍的。

开放远程登记的缺点是容易造成数据在系统中的冗积，会增加接待人在审核登记数据时的麻烦。这是由于有的登记人操作不熟练，导致错误数据在系统中冗积。还有的登记人并没有在远程登记后及时到档案馆现场办事，在延迟多天后才来，甚至不来，这样也会产生数据在系统中的冗积。

学生和校外人员的办理事项都比较单一，对远程登记几乎没有现实需要。远程登记更适合教职工，也更适合教职工的大量归档、利用、转档。所以，可以考虑逐步开放远程登记，先对教职工开放远程登记。为了保障远程登记工作的顺利进行，一方面，要培训教职工熟练掌握接待登记界面。另一方面，还要加强对接待登记系统的钻研和设计，从信息管理系统的角度减少登记错误和数据冗积的发生。

5 结 论

在学生档案接待登记系统的应用实践中，要重视登记界面的设计和使用，需要遵循学号即是档号的原则、简洁易用及全面准确的原则，巧妙运用分级下拉框显示的方法、显示和隐藏相结合的方法，详细记录归档、利用、转档的具体登记内容，将学生档案的新生、毕业生归档、学籍发文、查阅、政审、复印、出具证明、借阅、交来取走报到证等痕迹忠实地保留下来，为将来数据利用和数据挖掘奠定坚实基础。也要重视登记管理界面的设计和使用，要实现好登记数据在不同页面的关联、在新生材料归档和毕业材料归档之后的自动比对、在不同需求之下的便捷查询。从而，建成一个十分贴近业务实际又具有丰富拓展性的学生档案接待登记系统。

学生档案接待登记系统的未来发展趋势是结合电子归档和档案的数字化，并实现远程利用和远程登记。