胡克红

管理城市建设档案的业务是一项系统化工程，看似简单却意义重大。近年来，在时代进步及经济飞速发展的带动下，城市建设档案业务管理也与时俱进，其管理模式由传统管理模式逐步转型为新型的数字化档案管理模型，取得了良好的发展，但面临的挑战同样不容忽视。本文围绕城市建设档案业务管理工作如何与时俱进进行了详细阐述。

众所周知，城建档案的管理对于城市发展建设有着十分重要的作用，关系到城市建设方方面面的内容，任务繁重且涉及的专业性也较强，是一项意义重大的系统性作业工程。一方面，在新技术不断发展的前提下，城建档案业务管理也及时采用新技术的加持，管理水平和效率得到有效提高，从传统的手工管理模式逐渐向以计算机为主体的数字化管理模式方向转型，如今又在信息时代的冲击下，从数字化管理向信息化管理转型。这对城建档案管理工作来说无疑是一种新机遇新跨越。另一方面，社会发展和技术进步也对当今的城建档案业务管理水平有了更严格的规范，要求工作人员不仅要具备专业技能和服务意识，还要掌握一些与时俱进的管理技能。传统的管理理念与方法已无法满足新时代发展需求，新发展新理念新变革也必然在城建档案管理工作中展开。在新形势下使城建档案管理工作与时代接轨，全面提高相关工作人员的综合素质、专业技能和信息化技能，满足城市发展需要已成为当务之急。

一、城建档案管理工作的现状及存在的问题

1.现状

现状城市建设的各方面都与城建档案密切相关，档案数量众多，并且形成周期长使得归档时间也相应较长。因此，在管理过程中要保证这些档案资料类别清晰、功能明确、环环相扣、系统连贯，这是当前城建档案管理工作需要重点突破的一大难点。

城建档案管理工作绝不是只需要一个部门单独开展就能完成的工作，而是需要建设、设计、施工、监理及形成城建档案的各相关部门共同参与、共同配合以形成有机管理体制，任何的短板和任一环节的疏漏都会造成档案资料管理的漏洞。因此，做好各相关部门的协调工作成为当前城建档案管理工作中的另一个难点。

2.存在的问题

（1）城建档案管理制度建设不够完善

城建档案整理、编制和归档的工作量很大，工作程序繁杂，面对庞大的档案资料，存在部分工作人员主观思想问题，表现为在工作中不主动、不积极，在档案的编制、管理工作中流于形式，流于应付，完全没能意识到城建档案管理相关工作对于城市建设的重要性。同时，相关管理工作人员之间在工作时缺乏必要的沟通交流协作，也会引起档案资料管理渠道不通畅，甚至发生档案材料缺失现象。

部分地区城建管理制度不健全、工作标准不完善、激励管理制度不成熟、档案管理规范化程度不高。这种相对滞后的管理水平已经跟不上城市现代化建设的要求，对城市的经济发展有可能产生不利的影响。

（2）城建档案管理效率低下，标准不统一

城建档案管理中涉及的信息录入量相当庞杂，获取到的来自基层建筑单位的档案包罗万象，且纸质档案较多，为档案信息标准化录入造成了相当大的难度和挑战，录入耗时较长。在施工过程中产生的档案成套性差，有的档案内容存在信息缺失、材料混乱等问题，进一步加大了档案整理录入的难度。由于档案管理的标准不统一，档案信息的采集和录入格式不一致，各种档案的大纲编制和分类号也各不相同，不可避免引起各级管理部门理解和执行上的偏差，从而造成工作上的被动状态。

二、城建档案业务管理工作的新要求

1.与时俱进，创新优质服务模式

从主观上扭转服务理念，完成工作人员被动服务到主动服务的理念转型，将原有的阶段性服务转变全过程服务方式，切实提高服务质量，变单向服务为双向服务，更加积极主动。在实施过程中可采取上门指导、远程电话支持、“绿色通道”等手段，无缝对接工程服务，尽全力保障城市规划发展的要求。

2.分工协作，实行工程划片管理

城建档案工作和工程项目建设工作应保持联动，依据实际建设施工项目的具体开展情况和需要，对项目按类别、区域等进行分工并进行相关指导，着重管理进馆竣工档案质量和进馆率，对其制定标准进行统一检查，同时定期召开工作会议，严格把控各类型工作业务都能顺利开展，实现工程建设与城建档案管理的联动同步进行。

3.拓宽范围，加大档案征收力度

在实际工作中，除了对建设单位提供有效的全过程服务外，还需要加强对建设单位的城建档案工作的管理，加大档案征收力度，督促建设单位及时报送资料。根据实际情况要求，对重点工程、城市基础设施、城市地下管线工程、建设系统各专业管理部门、业务技术等加强征收力度。并同步开展数字化城建档案建设工作，推进相关业务的网上报备审批业务，推动城建档案业务管理网络化、数字化、信息化建设。

4.依法治档，体现档案执法“权威性”

城建档案管理工作的法制保障是拥有城建档案行政执法检查权，城建档案管理部门有权与有关行政管理部门进行联合执法检查，例如与拆迁管理部门联合检查拆迁档案或与重点工程建设部门联合检查重点工程档案等。切实运用执法权力，检查单位档案情况，对发现的问题予以书面通报、限期整改等形式强制建设单位整改，将职责和权力落到实处，加强城建档案业务管理工作的规范化、法制化，彰显档案执法的“权威性”。

三、城建档案业务管理工作新举措

1.改革观念，提高管理意识

城建档案管理工作人员有着“为人民服务”的高尚服务理念，就一定可以使城建档案管理工作更好地服务于城市发展建设，实时关注社会发展动态及经济发展趋势，紧跟城市发展潮流，时时自我更新，主动提高服务技能水平，时刻准备着更好地为城市建设服务。首先，改变观念，主动服务，将重藏轻用的观念破除，进一步树立与时俱进的、以用为主的理念。以社会需求为自我进步的方向，主动为城市建设提供服务。其次，增强管理意识，要深刻理解城建档案管理工作对于城市发展建设的重大意义，所以必须给予重视，要将高度的责任感和管理意识刻进每一个工作者的“基因”中，从源头上确保城建档案管理工作能够与时俱进地高水平发展。

2.引入数字化理念，创新管理模式

随着信息化进程的日益加快，全国已掀起一股信息化热潮，建立数字档案馆已成为城建档案管理发展的主要方向。因此，城建档案管理工作应逐步引入数字化的理念，才能促进其走向现代化轨道。首先，需要把传统的纸质档案材料转换为数字档案信息，并应用互联网及计算机技术为其建设数据库，实现档案信息资源上的共享。其次，利用现代化技术，将信息数据库进行科学分类，根据当地城市建设需求，设计不同的档案查询窗口、管理窗口、修改窗口及存储窗口，提高城建档案信息检索效率。

3.完善相关法律法规，健全规章制度

制度是保障，还需加强对城建档案管理工作相关规章制度和法律法规的完善，从制度上保证城建档案管理工作能够与时俱进。首先是建立科学系统的城建档案管理工作标准，促使城建档案管理标准化、规范化发展。其次需建设严格的责任制度，明确各项工作的责任人，使众人分工有序、权责明晰，确保每一项工作都能正常开展。

4.丰富馆藏，加强城建档案信息资源建设

当前城建档案信息资源的主要获取方式仍较单一，要么是从传统档案经数字化处理后产生的数字档案信息，要么是通过网络从其它城建档案机构信息资源库中收集的数字信息。信息时代的到来使信息量日益增大，人们对城建档案也有着更大的需求。因此，城建档案馆除了传统收集信息资源渠道外，还可从互联网中获取网络信息资源，以此来丰富馆藏。除此之外，还要结合地区资源与优势，开发特色专题。例如将地方水文地质、城市环境规划及城市勘探等内容纳入到城建档案管理中来丰富馆藏。

5.城建档案管理多元化

在新形势下，各种高科技层出不穷，网络技术日新月异，城建档案也要逐渐实施多元化的管理和服务，才能符合新时代发展的要求。一方面，伴随着科技的高速发展，城建档案管理要能够满足设计单位、施工组织、相关建筑企业及社会各行业的各种需求，可以使档案内容更加适应于人们的需要，及时补充档案资源，通过网络技术对各企业提供不间断的服务。另一方面，基于计算机的城建档案管理平台也应呈现出多元化的特色，具有极其强大的搜索功能，能更加快速准确地找到所需信息资源。能够根据用户要求进行定制，以各种不同的形式将信息资源展现在用户面前，便于各种数据的提取、整理和分析，允许多种方式进行数据传输与存储，让用户享受到更多的便捷。

多元化的档案管理模式能够最大限度地提升档案管理部门的服务水平。现在公众对于档案有着更深刻的认识，调用档案的需求也与日俱增，档案管理部门在保留传统的服务方式的同时，要将传统服务方式提升优化。纸质文件、扫描件、声像资料等属于实体性档案信息，提供实体档案信息的服务需要进一步深化，不仅简简单单地提供实体资料，还可以对实体资料展开信息的深加工，提供更加广泛的信息资源和载体，而这些信息资源和载体的提供均离不开多元化的档案管理体制。通过分门别类地建立档案数据库，系统完整地编录各类档案收集号，既全面保留了档案原始信息，又能够揭示各类档案的内在联系，大大提高了工作效率。另一个方面，档案管理部门也要利用网络技术和信息科技开展新的服务方式，实现各类关联档案的跨地区、跨省市快速查询调用，实现不同档案资料的馆际互借，为不同企业提供多元化的综合网络服务。在工作中综合传统模式与创新模式，取长补短、相互配合，全力提高城建档案管理工作水平，并逐步实现多元化的档案管理模式。

6.加强人才队伍建设，提高综合素质

培养适应于新时代发展的城建档案工作人员，使其在满足基础的专业档案管理知识和技能的基础上，还要掌握一定的计算机、数据管理及信息技术等方面的能力。除此之外还应具备一定的创新能力及资源开发能力。首先，提高城建档案管理入职门槛，尽量引进高质量、高技术水平的人才到城建档案管理中来。其次，对工作人员要组织有效培训和培养，帮助其掌握相关技能。城建档案管理部门要多鼓励工作人员参加相关管理知识讲座及先进技术学习与培训活动，使每位工作者的综合素质、服务意识及技能水平全面提高，全面提高城建档案管理工作水平和质量。

7.培养高素质档案管理人员

城建档案的人才队伍建设应以培养管理型人才为基础，打造高水平城建档案管理队伍。相关工作人员有着过硬的专业素养，具备认真细致、严谨求实的工作态度。新时代对档案管理工作者提出了专业化的新要求，需要从业者除掌握足够的专业知识技能外，还要掌握先进的网络信息技术和计算机操作水平，能够与时俱进地更新自己的知识结构，勇于接受新时代变革给档案管理工作带来的各种挑战。打造高素养、高水平的档案管理团队，可以通过多种方式的教学、科研、进修等活动来加强对管理人才的培养，在教学活动中，既要进行理论专业知识的培训，更应当结合实际案例组织分析交流讨论，并将知识的讲解融入到档案管理的信息化和数字化当中去，优化城建档案管理队伍。

此外，快速提高城建档案管理工作者综合素养的有效途径包括“人才引进”方式，可以到高等院校选拔合适的优秀毕业生人才，或在城建档案管理部门发掘有潜质的档案管理人才，从而可以节约人员投入，并打造出高素质的人才。