桑吉江初

摘 要：与传统档案作为档案保存的重要基础不同，数字档案是电子信息的重要储存库，信息的获取和存储不受时间和空间的限制。与传统档案管理相比，数字档案有很大的不同，同时又有一定的关系：数字档案是传统档案的开创性创新和延伸，管理水平大大提高，管理技术大大改善。但是，在档案维护方面，数字归档不能禁止传统归档，打印文档优先于电子文档。

关键词：数字档案;档案维护;管理水平

引言

数字档案的定位过程面临着难以达到预期结果的问题，由于数字档案的技术缺陷，以及难以保证其文献性和原创性。数字档案可以是传统档案的一部分，但不能成为办公自动化和电子政务的一部分，必须科学合理地放置在数字档案系统中。

1 对传统档案与数字档案的比较分析

传统档案馆倾向于收集不同类型的信息，并对其进行有效的处理和存储。此外，档案馆还结合用户需求提供档案信息服务。传统档案的一个显著缺陷是档案发展过于注重档案的加工、收集和储存。当存储安全与用户需求不一致时，需要确保安全性。此外，传统档案的检索能力相对较低，存在许多不足之处，进一步直接影响着信息的发展。檔案的发展需要完善，但传统档案不能提供这些。传统的档案材料更丰富，离使用者更近，仍然受到大众的广泛欢迎。因此，在未来很长一段时间内，传统的档案也会有一个基本的格式。与传统档案不同的是，数字档案基本上是对不同类型、不同格式的信息进行合理的处理，并以数字形式存储。数字档案是网络和信息技术时代的重要产物，数字档案随着信息技术和网络的发展而迅速发展。由于计算机技术的发展导致各个领域的发展和数字档案的出现，数字档案最显著的特点是数字存储、网络广播、多媒体处理的多样性，更方便，不受地点和时间的限制，比传统的归档更高效，服务更快[]。

2 数字档案的功能

2.1使用分析

数字归档是以数字形式对档案信息进行收集（包括相关档案信息资源的定位、检索和用户访问等服务），组织排序和“工作方法”，为档案信息领域的用户提供信息服务。因此，数字档案应实现以下主要功能：档案信息多媒体的数字化;档案信息的存储与管理;为广大用户有效获取档案信息;数字档案信息的检索、发布、传输、管理和维护;数字档案信息系统的保护与档案信息保护等。

2.2管理角度分析

数字化归档是建立在档案内部操作高度自动化的基础上的。在线用户和远程用户都可以访问OPAC（交互式公共目录）。它可以通过互联网访问档案馆中的数字档案资源以及档案馆内外可用的其他多媒体工具。

2.3技术支持角度分析

数字档案资源、服务和技术是数字档案的三大要素之一。数字存档技术是支持信息的关键。一方面数字档案依靠互联网络系统，需要信息技术的支持。网络技术、信息处理与传输技术、分布式信息处理技术、安全与隐私技术、可靠性技术、海量用户访问文件技术、新型搜索方法、海量信息存储技术等，而数字归档则以计算机可访问的格式在多媒体工具中表示、存储、处理和传输数字归档信息资源。因此，除了需要信息技术支持外。数字归档还需要有规范的标准，如元数据标准、数字归档信息形成标准、数字归档信息格式标准、数字归档信息检索标准、数据库标准等。从技术的角度来看，技术和标准构成了数字档案馆存在的基础。

3 对数字档案馆成本效益的理性思考

目前，我国大多数档案工作人员对成本效益没有一个高性价比的概念，档案管理传统上不重视档案管理的成本效益比。德钦县国家综合档案馆在档案维护过程中，对于档案维护和保存的费用是否超过了档案本身的成本，一直没有引起足够的重视。这通常会导致两种现象。由于信息本身的价值，或者一些已经失去价值的档案仍然保存，资金的严重浪费，一方面是财政资源的利用效率低下，另一方面是许多最有价值的档案没有得到充分的保护，而像正常的材料一样储存，以及由于缺乏经济效益，材料与投入之间的不平衡，都不可避免地对档案工作产生重大影响。在建设数字档案的过程中，需要花费大量的资金。数字档案不是一次性投资，这并不奇怪。数字档案需要后续维护，维护成本很高。与传统档案馆相比，档案馆的正常、稳定运作需要不断投入。数字存档的成本更高，值得建立一个数字存档吗？结果究竟有多有效，这个问题值得冷静地考虑[]。

4 关于建设数字档案馆的思考

在数字档案的建设中，要充分认识到，数字档案的存档并非永不落伍的。数字化档案的建设是一个复杂的、大规模的工程。大型工程的成功要求新技术和充足的资金的支持，这样的理念促使人们就目前的情况达成一致并进行分析。目前，我国大部分的档案馆都认为，目前的问题与困难在于经费不足。然而，在数字档案的建设中，存在着诸多问题，不仅仅有经费的问题，也有技术问题和非技术问题。

5 结束语

然而，创建数字档案要想立即取得成功，几乎是不可能的，这需要考虑各种因素，考虑数字档案和传统档案之间的差异，并监测数字档案管理的定位和成本。还应注意建立数字档案的有效、循序渐进的过程。必须对优先事项作出明确区分，只要建设有可能，一切都需要做。

参考文献

[1] 于华，张璐.示范引领推动数字档案资源建 设——丰台区档案局（馆）室藏档案数字化实践研究总结 [J].北京档案，2019（02）：39-41.

[2] 刘 荣.数字档案馆的功能及其实现技术.档案学研究.2002.3.