张甜颖，周 瑶，张 彬，周潇永

（1.湘潭大学公共管理学院，湖南 湘潭 411105；2.湖南省送变电工程有限公司，湖南 长沙 410004）

当今社会进入大数据时代，适应大数据时代的发展趋势是国有企业想要获得更好发展的题中之义。近年来，电网建设项目面临着“规模的不断加大、技术难度的不断提升以及建设工期的不断缩短”的背景，这更提高了对项目管理水平的要求。档案作为工程项目建设的重要产物，是反映工程建设水平的一面镜子。其管理工作是否规范、有序，直接影响着工程项目的验收和创优。做好电网建设项目的档案工作受到了越来越多人的关注。“赋能”一词意为赋予能力，是使对象发生正向变化的动作。最早是积极心理学概念，后来广泛应用于商业和管理学。近年来，又拓展至更多领域，泛指施加能量推动对象状态升级的过程。管好档案不仅有利于提升项目管理水平，更能使国有企业适应大数据的时代背景。因此，笔者认为，档案能赋能国有企业发展。但是，由于现实中存在的主体责任不明晰、档案工作重视与投入不足、档案工作人员素质不高、缺乏灾难备份等问题，档案没能发挥其应有的重要作用。只有优化管理模式，解决已经出现的问题，电网工程档案才能更好赋能电网国有企业发展。

文章中所说国有企业，是一家中央直接管理的国有独资公司，因此具有代表性和典型意义。笔者在2021年暑假，来到该国企的某一项目部，开展了为期一个月的调研工作。

根据国家档案局制定，中央办公厅、国务院办公厅印发的科学技术档案工作条例，科技档案是指“在自然科学研究、生产技术、基本建设（简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。”该国企所管档案具有特殊性，属于科技档案中的基建档案。基建工程建设周期长，在工程项目开展过程中有多个参建主体，基建工程整体过程会产生数量巨大、类型多样的资料。基于这一特殊性，基建档案也具有“专业性”“复杂性”“长期性”的特点。

建立施工档案资料一般来说指的是施工单位将工程原始记录保存，这样做不仅能保证各项工程的合理使用，也是提高工作效率、方便社会利用的要求，还能满足建设项目各项工作以及竣工后生产运行、经营管理、设备维护、改（扩）建的需要。除此之外，有时，当出现合同纠纷时，施工档案是维护权利的武器；当出现紧急情况时，施工档案还能解“燃眉之急”。以九寨沟地震为例，“利用档案第一时间准确研判受损情况、通过分析工程档案优化抢修方案、调集档案数据迅速找到可用设备恢复供电……档案在服务电力抢险中发挥着不可替代的关键作用。”

1 目前存在的问题

1.1 主体责任不明晰

总公司文件中对负责管理档案的部门及职责有如下表述，笔者将其制成表1，便于阅读。

表1 该国企部分档案管理主体及职责

同时出现了两个档案部门，一个是“各省（市、县）公司、各直属单位档案部门”，另一个则是“各省（市、县）公司、各直属单位档案部门”，让人无法分清二者关系，容易造成混乱；同时将档案管理部门和安全管理部门、环评管理部门、水保管理部门放在一起，没有意识到档案管理的重要性和特殊性，不利于档案工作的开展；项目建设管理部门要进行档案的收集工作，收集建设过程中的一些材料，但安全、环评、水保、档案等管理部门也有材料的收集部分，两者同样容易混淆。

综上，笔者认为，该国企在档案管理主体责任部分存在职权交叉的问题，降低了档案管理的效率。

在湖南某市的110KV输变电技术工程的招投标文件中，第12点“计划、统计与信息管理”中包含了对文件、档案进行管理的方案。但值得思考的是，文件中说到“由计财部负责计划、统计、信息管理。计财部每月向监理提供以下报表……”但这点与笔者在南昌换流站所看到的实际情况不符。在该换流站中，承担资料收集、整理、归档职责的主要是“资料员”一职，资料员是建筑施工企业关键技术岗位“八大员”之一。

同时，在《档案资料过程管控方案》中，提到成立档案资料过程管控工作小组，组长由项目经理担任，副组长由项目执行经理、副经理和项目总工担任。除此之外，工程部、计财部、器材部、安质部和办公室的主要负责人担任组长。

从图1可以发现，在设置机构时，设置了“信息专责”一职，但在实际中，这一职位确是虚设的，“资料员”实质意义上承担了“信息专责负责人”的职责。

图1 信息管理组织机构框图

1.2 档案工作重视与投入不足

工程建设现场的办公场所为样板间，多为临时搭建且投入使用的时间很短。为节省场地，节约成本，南昌换流站直接将档案室和办公室合二为一，专门的档案室用来存放暂时不用的资料等杂物。档案保管设施也较为简陋，收集、整理过后的案卷放置在办公室的文件柜中，而办公室每天往来人员复杂，不利于档案的安全管理。由于对档案工作重视不足，没有专门的预算预留给档案室，导致档案人员流动频繁。

项目内部的一份《档案过程管控方案》称，“工程档案资料与工程进度同步形成”。但笔者在深入某一项目部调研近半个月后发现，实际工作中的纸质文件很难实现同步形成，或多或少都会有所落后。笔者认为，可能有如下原因：工程耗时长，产生的档案资料多；由于对档案工作重视不足，导致工程中资料员的流动性大。新的资料员在上任前又得重新进行培训，给工作交接增加麻烦，耗费人力、物力、财力却收效不大。

1.3 档案工作人员素质不高

笔者在暑期对该国企进行实地调查时，曾与一位档案员进行了深度交流。在访谈中了解到，目前她们公司（某一分公司）档案在职工作者中并没有来自于档案学本专业的人才，更多的档案工作者来自于理科（电气等相关专业）。资料员没有档案相关专业的背景，再加上培训不到位，比如，“业主单位对档案工作的指导仅停留在制发文件、召开交底会议等形式”等。有时会形成错误的档案资料，不得已只能返工重做，反复整改，十分浪费人力物力财力。

1.4 缺乏风险意识

强烈的风险意识和科学的风险管理方法，能及时发现隐患，应对先兆，堵塞漏洞，从而来避免或降低损失。“灾难备份”就是举措之一，它是指为了应对突发灾难而对电子档案 、电子档案管理系统、网络系统、基础设施、专业技术支持能力和运行管理能力进行备份的过程。学习借鉴2017年九寨沟地震调取档案的经验，该国企办公厅早在2018年就启动了电网企业档案应急服务机制研究项目，致力于解决档案实际工作中存在的顶层机制探索缺失的问题。但是，到目前为止，理论研究与实际工作之间仍存在不同步的情况。笔者在各项文件中均未看到“灾难备份”或“风险管理”等与应急准备相关的部署和安排。

2 对策建议

2.1 优化现有文件档案管理流程

建立“信息专责”人员，落实，建立规范的文档管理程序，可借鉴其他优秀工程项目的意见，如EPC火电项目建立了统一的文档管理流程， 并将这些程序以正式文件的形式下发施工单位参照执行。

2.2 建立全程管理体系

在《电网建设项目档案管理办法》中指出，要“实现从项目文件形成、流转到档案管理的全过程控制”，全程管理的理念也是电子文件管理六大理念之一。全程管理是一种系统的管理，注重系统内部各管理活动的统筹兼顾，充分利用各种资源，发挥系统的优势及信息资源的最大效益。笔者认为，要想做到，需要从以下几个方面着手：

首先是前端控制，要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。具体做法有：文档管理明确写入合同条款；提高重视程度；建立档案组织机构，做好人员配备、设备配备；分析档案工作重点；制定归档资料的分类、整理；进行预立卷；编制各分部工程完工时间及对应分部工程形成的项目资料清单；制定工程档案资料检查计划等，落实档案工作与项目管理“同时规划，同时部署”的要求。其次是过程控制，具体做法有：管理维护升级内部管理系统 ，提高档案信息化水平；及时更新信息，保证信息透明。根据工程建设实际，及时调整、更新《项目档案资料过程管控方案》并报审，按照《方案》形成过程资料，分部工程报审结束10日内，完成全部电子文件的系统挂接任务，具备系统远程检查条件，实现电子档案分阶段移交目标。制定清单，从而更好管理。包括但不限于对交叉作业资料、设备厂家资料、设计院资料的管控措施；档案资料整理的立卷措施；影像档案整理措施。最后是事后验收：可以学习其他公司的验收程序，如图2。

图2 某国有企业验收程序

2.3 加大对企业内档案部门的投入

改善档案存放条件；增加对档案人员的培训；加大档案管理信息系统的投入与维护；同时建立风险管理体系，形成一套规范化的行之有效技术方法。

2.4 引入档案专业人才，加强内部职工培训

在与项目部的资料员交流之后发现，对资料员的基本要求是：能判断上交材料的内容是否达到要求——说明要懂大量的国家法律法规、企业内部规范以及相关设备知识；对学历要求不高，不需要本科毕业。另一工程的档案员只是在2012年上岗前，参加了一个档案岗位资格培训班，课程相比于档案学专业的本科生大大减少，从侧面说明这些工程中的档案员的综合素质没有档案学专业本科生强；清楚场地内各部门分工，以另一项工程为例，场地内包括设计单位、监理单位、物资管理单位等18家单位；掌握基建档案管理规律，对基建工程电子档案管理规律进行分析，确保管理模式与工程项目的匹配度，加强数据管理整体流程与各环节的标准化。

在招聘时，有意识地引入档案专业人才，充实资料员、档案员后备队伍，为档案赋能企业发展打下坚实的基础。对于在职的档案员，积极组织参加国家档案局定期举办档案干部的培训等业界培训，与广大档案工作者深入交流。回来后，在内部分享学习心得，结合工作中出现的实际问题，不断改进，让档案更好地为公司服务，赋能公司发展。

除此之外，该国企总公司也要积极组织内部的针对“资料员”和“档案员”的培训，积极履行“组织公司系统项目档案管理业务学习、培训工作”的职能，提高资料员、档案员素质，从而更好赋能企业发展。

3 总结

电网工程档案管理是一个系统工程，对工程建设十分重要。但在实际中，出现了主体责任不明晰、档案工作重视与投入不足、档案工作人员素质不高、缺乏备份准备等相关问题。笔者认为，如果能从优化现有文件档案管理流程、建立全程管理体系、加大对企业内档案部门的投入引入档案专业人才、加强内部职工培训四方面着手，档案管理效率将大大提高。但由于时间的关系，笔者并未全面深入其他项目部进行调研，留待后续学者进一步发掘。总之，管好档案，才能使档案更好为国企发展赋能。