相世强

（德州职业技术学院 山东省德州市 253500）

1 RFID概述

射频识别RFID 属于人工智能识别技术中的一种，以无线电波为信号传导媒介，借助计算机、互联网+实现数据采集、传递等，相应数据传输可以是单向也可以是多向的。RFID 也是现阶段广泛使用的条形码的无线版本，借助射频识别信号进行自动识别目标和对象来获得相应的数据，相对条形码来说，这种技术具有防水放高温、使用寿命长、防磁等优势，对标签上的数据还能够加密，具有很好的市场前景和应用规模。作为一种无线通讯技术，借助无线电讯号识别相应目标，并读取相关数据，可以对于相关编码进行识别，完成档案和标签关联性构建。

在这一过程中，信号依托电磁场传输，在物品标签中将数据传输到另一端，最终识别相应物品，并对其进行追踪。RFID 标签识别需要借助识别器，电磁场释放相应的能量，无需电池供电，相关标签中包含了该物品的电子存储信息，即使在几米范围内都可以通过射频来识别。

2 RFID技术在档案管理系统中的应用现状

相对而言，图书馆和档案馆整体应用环境是稳定的，数据类型也比较多，但是数据管理目标明确，数量有限，因此，使用RFID 技术具有明显优势。现阶段，澳大利亚、荷兰、印度等国家在档案管理中都开始应用RFID 技术。例如，借助RFID 技术开展儿童档案管理，美国法院也在案件档案管理中应用该技术，实现了档案管理效率的显著提升。如图1 所示，为基于RFID 技术的电子标签在档案管理中的应用架构。

图1： 基于RFID 技术的电子标签在档案管理中的应用架构

通过RFID 技术应用，法院档案错放和缺漏的情况明显减少，档案的调取效率显著提升，能够帮助法官做好必要的信息整理，提供决断的依据。通过应用这一技术，法院的管理成本也降低了很多。我国的档案管理中应用RFID 技术起步较晚，但是也取得了一定成效。深圳图书馆已经完成了RFID 技术项目的招标，为新馆的现代化、智能化发展奠定了基础。上海图书馆也计划尽快实现电子标签借阅模式搭建，这些都表明了我国档案管理领域已经开始应用RFID 技术，探索智能化档案管理发展路径。

3 应用RFID技术实现智能档案管理的系统设计需求

借助RFID 技术，可以实现对于档案管理流程的优化，解放劳动力。实现智能档案管理，首先是在档案的每份文件中贴好RFID 标签，在标签中将文件基本信息标识清楚，再依靠计算机网络将信息存储到数据库系统中，便于文件资料的调用，也方便系统进行数据信息等统计，通过读写器读取相关文件的信息。如图2 所示，为智能档案管理系统设计的基本思路：

图2： 智能档案管理系统设计的基本思路

3.1 实现标签的自主修改

传统条形码标签多为一次性的，且标签完成后，上面的内容信息是不能更改的；而在RFID 技术支持下，电子标签中的信息可以随意修改，十分方便。

3.2 实现档案盘点简化

通过手持点检仪的使用，对于RFID 芯片交换信息，并能够同时进行多份档案信息的提取。这样就避免了从档案柜中来回取还档案的操作，也无需取出档案来找条形码，可以简化盘点工作流程，提升盘点效率。

3.3 实现档案实体管理效率提升

传统档案管理，需要一定的人力和时间投入，在档案入库中，管理员需要给每份档案贴上条形码，而如果档案管理量大，这样的工作费时费力，出错率也比较高。借助电子标签，只需要用读写器在档案中写入档案编号即可，可以有效提升管理效率。

这样在进行档案查找中，可以对RFID 标签进行信息识别，通过手持读写器有效找出文件，提升查找效率。

3.4 实现档案监督管理

借助RFID 技术应用，能够对档案文件实施监督和智能搜索操作，可以自动检查，提示。通过这一技术应用，可以实现对所有文件的实时监督，对于未经许可拿出或者是放入的文件，系统会及时提示控制中心，相应读写设备也会根据相应程度提示和发出警报。此外，系统能够在海量档案文件中，找出需要的档案文件，将信息返回到文件所处的位置，控制中心能够及时把握文件的动态信息，实现对档案的动态化监管。

4 基于RFID技术的智能档案管理系统设计

4.1 设计总思路

就该系统功能模块来看，系统设置功能能够满足系统管理员对于档案信息、档案调取、档案入档、档案查询等操作，还具有添加、修改、增加等选项，为了保证内部网安全，用户可以加密登录，管理员设置设计其他管理人员的权限。其次，档案管理功能，能够方便进行档案导入，档案管理员能够将新档案导入系统，整理信息后可进行更新、修改和添加内容等选项，同时系统设定更新后自动保存、备份。信息检索功能，方便档案管理员登录系统进行学相关档案的信息查询，还可以对档案管理的使用情况等信息进行查看，了解使用情况，有需要的话可以进行信息打印。此外，用户密码维护功能，如果档案管理员忘记用户名或密码，可输入身份证号或手机号验证后登录，再次重新设置新密码。借助RFID 技术，能够基于智能化、自动化目标实现需求，将数据管理系统和档案信息系统整合起来，实现系统的管理过程。具体的系统设计总架构如图3 所示。

图3： 系统设计总架构

4.2 系统功能模块

4.2.1 RFID 数据管理系统

这一系统功能模块的主要作用是作为系统数据的存取和信息输入输出的终端。在对档案进行存储之前，需要对档案资料进行分类，再通过终端管理输入到RFID 管理系统中，使其成为电子数据。所以，这一功能模块是中心数据库获取信息和输出信息的重要端口。目前使用的终端管理器包含两种，一种读写器是将数据库中的信息写入标签中，或是将标签中的信息导入数据库中。另一种是手持式阅读器，通过对档案资料的信息采集，将相关档案信息导入数据库中。因此。RFID 数据管理系统是为各个模块提供必要的数据支持。

4.2.2 档案管理信息系统

这一系统中包含多个子系统。而储位管理系统下面又包含了储位自动识别模块和档案自动识别模块。此外，安全管理子系统下又包含监控模块和警报模块。这些子系统功能各异，共同组成了系统模块的全部结构。

（1）储位管理子系统。该系统能够自动化识别储存的档案编号，识别储位编号，实现自动匹配，能够对档案信息进行入库和出库的存储位置定位。此外，储位自动识别模块还有储位分配和信息管理的作用，可以实现档案管理的可视化和动态化管理目标。

（2）查询管理子系统。在对档案进行查询中，该子系统能够提供编号和保密等级，提示资料出库，并将出库指示通过计算机传送到相应档案架中，这样存放该档案的档案架指示灯可以及时相应，闪烁提示，这样工作人员就能够快速找出档案，归还时也可以通过提示灯提示及时准确入库。

（3）销毁管理子系统。不同档案都有其有效期，一些档案在有效期后就没有应用价值的，需要及时清理，避免占据太大内存。所以通过设置销毁管理子系统，能够及时对于档案的有效期进行提示，让管理人员技术掌握过期档案的信息，提醒他们及时对过期档案进行处理，提升档案空间管理效率。

（4）安全管理子系统。这一子系统的功能是确保系统保存的档案资料安全性，避免出现档案盗取和档案被损坏等情况发生。所以，在安全机制设置上，需要全面考量，在系统出现异常操作时，处在储位区的阅读器，能够对档案信息进行传递，让管理系统及时掌握这一信息，系统监控系统能够及时将异常信息传递出去，这样可以向计算机总台控制发出警报。

4.3 数据库概念结构设计

该系统设计的目标是档案管理更加便捷高效，能够让用户自定义电子表格，实现自动化编号和存储等，避免人为操作出现的失误，能够显著简化档案管理工序，提升管理效率。系统要确保有一定的自动化控制能力，能够对于工作流实施自动化定义，在系统中确立规范化管理制度，确保系统能够自动执行任务，自动设置权限，各个环节各个模块都能够实现各自的功能。因此，考虑到在系统设计上，借助Excel 服务器过程中可能受到限制，无法确保异地工作状况下能够及时联到，Excel 服务录入数据，完成填报工作，所以，数据必须经人工输入到系统中，然后连接服务器之后，系统上传填报的数据。系统不仅具备“批量导入Excel 文件”、“离线填报”等功能，还能同时同步控制多个服务器，设置同步上传。该系统满足SAP hana 数据库的操作要求。基于该智能档案管理系统对数据方面的严格要求，构建具体的系统数据模型框架，能够面向系统的相关问题，确保数据模型有效性。通过研究发现，具体的数据模型设计要以用户的实际需求为主导，这样才能更好的呈现用户操作系统的具体环境。基于用户实际的系统设计需要，本文对智能档案管理系统的设计选择实体-联系的建模方法。如图4 所示，为基于RFID 技术的智能档案管理系统数据库架构：

图4： 基于RFID 技术的智能档案管理系统数据库架构

要保证该智能档案管理系统数据库设计后，相关数据具有独立性，才能够提升软件开发速度，对于提升系统运行效率至关重要。所以需要确保系统中不存在较多的冗余数据，还要提升数据共享度。数据库设计中，还应该确保系统接口简单，这样用户连接和操作更为方便，还能提升系统运行可靠性，在系统出现故障后及时排除异常。此外，数据库设计还能保证数据能够有效应对异常的网络攻击和访问，避免数据出现错误，在发现异常后及时提示管理员处理。就智能档案管理系统数据库而言，需要包含的信息更多的是档案内容和资料，因此，数据库还需要实现自动化的档案数据信息等采集，在对档案资料存储中，针对需要修改的内容，方便人为进行添加和删除，便于进行信息修改和更新，确保管理员和用户数据查询有效性。在数据库模块设计上，要解决关键技术层面的问题，可以通过

将VB 和SQL Server 数据库对接，借助ActiveX 控件中的Adodb 实现数据库对接，确定数据库类型后选择适配的服务器，设定有效的用户名和密码，然后设计数据库名称，实现数据库有效连接。此外，还需要保证输入的信息能够储存在可靠的数据库位置中，通过相关控件应用，连接数据库和控件，通过程序应用，存储到设定的位置，刷新数据库后，就可以看到最新存储的数据信息了。

4.4 软硬件设计

（1）硬件设计。基于RFID 技术的智能档案管理系统硬件设计中，数据采集以及接收终端是关键部分。这一职能档案管理系统包含的主要硬件包含了传感器、MCU、AD 芯片等。在系统接收端，包含三个以上的异步串口，能够连接相关硬件。而总线以及无线传输模块，相应的功能和终端接收设备对接后，能够通过天线和信号来实现数据传输，达到指定位置。

（2）软件设计。在智能档案管理系统软件设计中，数据采集节点、协调器节点以及主控制器是智能档案管理系统的核心软件。在具体系统架构中，系统处理器也发挥着关键作用，是影响系统自动化水平的重要条件，选择合理的处理器，可以降低系统能耗，降低系统设计成本，还能提升更系统性能。

总结：目前，RFID 技术在智能档案管理中有很好的应用效果，通过射频识别技术应用，能够弥补传统档案管理模式中的缺陷。研究通过对智能档案管理系统设计进行构思，对于智能档案管理的基本需求进行分析，基于RFID 技术，探索将这一技术应用到档案管理中的设计方案，通过在档案中标注电子标签，能够让档案的自动化、智能化识别成为可能。设计该智能档案管理系统，能够满足档案管理的相关功能操作需求，实现档案的动态化管理和监测，能够精准定位档案位置，为档案的取出和入库提供了便捷的路径。